Oavsett om ditt företag är nytt för distansarbete på grund av policyerna för att stanna hemma för att bekämpa coronaviruset eller är vana vid det, kan det vara svårt att vara produktiv att arbeta hemifrån och samtidigt hålla sig frisk. Jag kan personligen intyga det, efter att ha arbetat hemifrån i mer än ett decennium nu. Det är mycket lätt att skapa dåliga vanor att arbeta hemma.

Här är några tips som hjälper dig och dina anställda att arbeta hemma mer effektivt.

1. Skapa ett utrymme

Du blir mer produktiv om du kan skapa ett separat utrymme i ditt hem där du kan arbeta. Det hjälper dig att skilja din arbetsyta från din personliga plats.

Detta är ännu viktigare om du inte bor ensam och delar utrymme med andra vuxna och/eller barn. Om så är fallet bör du fastställa några grundregler. Berätta för dina barn när och hur de ska avbryta dig. Om du är i ett möte, låt alla veta att de måste vara tysta. En företagsägare som jag känner kämpar med möjligheten att hans hundar kommer att börja skälla när han spelar in sina poddar.

Om du inte har ett extra rum, kan du befalla ett gästrum, en del av källaren eller lite använd matsal? Du bör arbeta från en ergonomisk stol (om möjligt). Experter kommer att berätta för dig att inte arbeta från soffan. De har rätt, men i en anda av full avslöjande, även om jag har ett separat kontor, arbetar jag ibland från min vardagsrumssoffa.

2. Upprätta ett schema

Ställ in "kontorstid" och försök hålla dig till dem. Om du är chef är det ok att berätta för dina anställda när du förväntar dig att de ska vara på jobbet. Men med tanke på den nuvarande situationen kan vissa behöva flexibilitet.

3. Ta pauser

Inkludera pauser i ditt schema, även om det bara är en snabb sträcka eller gå runt ditt hus eller lägenhet. Prova på en 5 minuters paus en gång i timmen. Om du säkert kan gå ut för en kort paus, gör det. Om du inte kan, kolla med din läkare för att se om du behöver lägga till vitamin D till din kost. Och glöm inte att äta lunch.

4. Förbered dig

Varje företags omständigheter kommer att vara olika här. Vilka datorer använder din personal? Arbetsutgivna säkra maskiner eller deras persondatorer? Oavsett vilket, du vill se till att dina anställda håller sitt arbete säkert. Du kanske vill undersöka att få en VPN-tjänst (virtuellt privat nätverk).

Vilken utrustning behöver du och din personal för att arbeta produktivt hemifrån? Kommer någon att behöva en skrivare eller kopiator? Kommer alla att lita på sina egna mobiltelefoner? Har de tillräckligt med data? Fråga din personal om de har vad de behöver för att få sina jobb gjort? Om inte, kan du beställa utrustning eller tillbehör online och skicka det till dem?

5. Svara snabbt

Detta är särskilt viktigt om ditt företag är nytt för distansarbete. Din personal kommer säkert att ha frågor. Låt dem inte vänta för länge. Om du inte kan svara omedelbart kan du vara till hjälp – "Jag återkommer om 20 minuter".

6. Håll kontakten med ditt team

Det finns många verktyg som gör det enkelt att hålla kontakten, som Slack, Skype och Zoom. Alla kommunikationer behöver inte handla om arbete. Många människor är stressade nuförtiden, så se till att kolla in med din personal, även om det bara är för att ta reda på hur de mår eller om det är något de behöver.

7. Konferenssamtal

Det kommer att finnas tillfällen du behöver träffa ditt team eller till och med en kund. Försök att hålla interna möten till ett minimum, förbered en agenda i förväg och distribuera den till din personal. Låt alla skriva på fem minuter innan mötet börjar för att se till att du kan börja i tid. Det finns många mötesverktyg att välja mellan.

8. Bli glad

Du vill inte förlora den sociala aspekten av arbetet. Överväg att ha en virtuell "happy hours" med din personal där ni kommer ikapp varandras liv och släpper ut lite kraft.

Om du inte redan har en policy för arbete hemma är det här ett bra tillfälle att övervaka hur det fungerar. Jag har redan sett en tweet om ett företag som är så nöjda med hur deras distansarbetsplan går att de överväger att bli virtuella och spara tusentals dollar på hyra och andra omkostnader.