Skatte- och affärsformulär du behöver för att starta ett litet företag

Att hitta rätt skatte- och företagsformer för att starta ditt företag kan vara lika enkelt som en Google-sökning, men vissa förberedelser kan spara tid.
Om du inte deklarerar ditt företags skatter på rätt sätt riskerar du att drabbas av massiva böter eller att förlora företaget helt.
Sök hjälp från en skatteexpert för att säkerställa att du lämnar in rätt skatteformulär och betalningar.

När du startar ett företag är det en sak du måste ha koll på när pengarna börjar rulla in – skatter. Att bedriva affärer i USA utan att korrekt hantera dina skattebetalningar till den lokala, statliga och federala regeringen kan resultera i massiva böter, ihållande bankpanträtter eller till och med att regeringen träder in för att stänga av dig.

Oavsett om du startar ett nytt företag vid nyårsskiftet eller ser fram emot din första kvartalsvisa skattebetalning, är detta ögonblick avgörande för en småföretagare. Beroende på hur ditt företag är organiserat kan du ha andra skattekrav än andra företag. Oavsett om du är en LLC, ett partnerskap eller ett S-företag, kommer du alltid att betala skatt när du går och rapportera inkomster när du tjänar dem under hela skatteåret.

Även om det finns otaliga experter och proffs som hjälper dig att navigera i ditt företags nya månader, har vi samlat några tips och federala formulär som du kan ta itu med just nu för att se till att din första eller nästa kvartalsskattebetalning går smidigt.

1. Strukturera ditt företag.

Kanske har du redan gjort det här steget, men för dem som inte har gjort det är det lika viktigt att etablera ditt företags struktur som att hitta en plats och ett namn för ditt företag. Det finns många företagsstrukturer att välja mellan, men de flesta småföretag etablerar sig som ett aktiebolag (LLC), en enskild firma eller ett partnerskap av något slag.

Det finns många skattemässiga, ekonomiska och juridiska fördelar för varje typ av företagsenhet, så det är viktigt att hitta rätt konfiguration för ditt företag. Du måste ansöka i den stat där ditt företag kommer att verka. Federal Small Business Association (SBA) kan hjälpa dig att avgöra var och hur du kan göra det i din stat.

Som ett partnerskap kommer du sannolikt att fylla i formulär 1065 hos IRS, medan företag lämnar in formulär 1120. Om du vill ansöka som en S-corp, måste du lämna in formulär 2553 och sedan årligen lämna in en 1120S. Enmansföretag och egenföretagare måste lämna in en 1040 Schedule C eller 1040 C-EZ, även om det senare kräver att du gör en vinst, har utgifter som inte överstiger $5 000, har inga anställda eller inventarier och inte drar av eller gör anspråk på värdeminskningen av ditt hem.

Kom också ihåg att varje typ av företag lämnar in sina skatter till IRS vid olika tidpunkter, med partnerskap och företag som vanligtvis anmäler sig den 15 mars och enmansföretag och enmansföretag som lämnar in den 15 april.

2. Skaffa ett statligt och federalt skatte-ID.

Även om den federala regeringen inte engagerar sig i ditt företags struktur, kommer den att ansluta sig till din stat och behöva ett företagsskattenummer från dig. Företag måste ha dessa nummer, även kända som arbetsgivaridentifikationsnummer (EINs), för att betala skatt.

För att få ett EIN för ditt företag måste du ansöka hos din delstats skatteavdelning. Medan du är där kan du också skicka in din SS-4 för att täcka dina federala krav.

3. Täck alla dina anställda.

Om du har tillräckligt med företag så att du behöver anställda för att hjälpa dig att driva det, måste du lämna in ett antal olika skatteformulär baserat på deras anställningsstatus.

Oavsett hur många personer du anställer i början, sa Anthony Mezzasalma, en CPA med Mezzasalma Advisors, att du omedelbart bör överväga att kontakta en löneleverantör. Dessa företag hjälper dig att hantera saker som kvartalsvisa löneskatter, W-2-formulär och andra viktiga aspekter av att hantera en personal. Att automatisera en del av processen, sa Mezzasalma, hjälper till att säkerställa att du inte faller illa med löneskattelagen.

Om du bara anställer en liten personal och känner dig säker på dina förmågor bör du dock komma ihåg att lämna in W-2:Löne- och skatteformulär för varje anställd som får lön, lön eller annan form av ersättning. Detta formulär rapporterar löner eller löner som ditt företag betalar till anställda för kalenderåret samt de skatter som hålls från dem. Den rapporterar också FICA-skatter till Social Security Administration. Även om du kan lämna in dem till IRS, kan du också skicka in dem via den federala socialförsäkringsmyndighetens webbplats. Detta formulär måste lämnas in senast den 31 januari.

Varje anställd måste också fylla i blankett W-4:Employee’s Withholding Allowance Certificate för att notera eventuella avdrag de vill dra ut och hur mycket skatt de vill ha avdrag på sin lön. Helst är det det exakta beloppet som ska betalas på en anställds 1040-formulär i slutet av året, även om beloppen ofta inte stämmer överens.

4. Var uppmärksam på dina entreprenörers skattekrav.

Om du har för avsikt att anlita några oberoende entreprenörer eller leverantörer, måste du lämna in formulär 1099-MISC. Krävs för alla du betalar minst $600 per år, det här formuläret kan också användas för att rapportera all "direktförsäljning av minst $5 000 av konsumentprodukter till en köpare för återförsäljning någon annanstans än en permanent detaljhandelsanläggning", enligt IRS. När den har lämnats in senast den 15 mars skickas 1099:an ut som tre kopior, där företaget, individen och IRS var och en får en.

Du behöver alla individer som omfattas av ett 1099 för att även lämna in Form W-9:Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Mezzasalma varnar för att W-9, beräknad till den 31 januari, är otroligt viktig för att säkerställa att ditt företag följer federal skattelagstiftning.

"Jag föreslår att [nya företagsägare] inte betalar någon leverantör förrän de är i besittning av W-9-formuläret, eftersom dessa är mycket svårare att få i efterhand," sa han. "Det här steget är viktigt eftersom det finns straff för att inte utfärda 1099-formulär när du ska göra det."

5. Ta hänsyn till sjukförsäkringen.

Utöver dina anställdas löner eller din personliga inkomstskatt som företagare, kommer du att ha andra former om du tillhandahåller sjukförsäkring eller pensionsplaner.

Efter antagandet av Affordable Care Act måste företag vara medvetna om Form 1095-B eller 1095-C, beroende på hur många anställda de har. Dessa formulär krävs om ditt företag erbjuder sjukförsäkring som en förmån för anställda. Underlåtenhet att lämna in dessa formulär kommer att medföra straff från regeringen.

Andra skatteposter för småföretag att notera

Den amerikanska skattelagstiftningen är en labyrint som kräver många års studier för att förstå. Alla affärsskattefel kan leda till stora ekonomiska problem och till och med påverka ditt privatliv. Du kan vidta ytterligare åtgärder för att undvika dessa problem.

Det är viktigt att öppna ett företagsbankkonto och hålla dina affärsböcker och register åtskilda från din personliga ekonomi. Den senare punkten är viktig, sa Mezzasalma, eftersom IRS kräver separata register för företag. Det är också en bra praxis eftersom det "hjälper till att säkerställa att det inte finns några missade inkomster och utgifter."

Det är absolut nödvändigt att hålla dina företagsskattetider raka, särskilt eftersom IRS har flyttat upp några av dem för att bekämpa identitetsstöld.

"IRS fick det att regna, så att säga, genom att snabbt betala ut skattedeklarationer utan att verifiera informationen", sa Mezzasalma, vilket ledde till att bedragare lämnade in falska skattedeklarationer i andras namn. "Nu vill IRS ha informationen tidigare så att de kan gå igenom all information och verifiera den innan de betalar ut returerna."

Det bästa sättet att undvika att missa skatteformulär eller deadlines är att överlåta skattekraven till proffsen. Om du anlitar en revisor kan de se till att du aldrig missar en deadline och alltid följer federal och statlig lag.

Om du är sugen på att göra dina egna företagsskatter, uppmanar Mezzasalma dig att överväga att köpa bokföringsprogram för att hålla dina räkenskaper korrekta.