• När man hyr ut ett kommersiellt utrymme för första gången kan processen vara komplicerad och förvirrande.
• För att framgångsrikt kunna hyra ett kommersiellt utrymme måste du ta dig tid och granska avtalet i sin helhet innan du undertecknar.
• Dessutom måste du vara flexibel i processen, rådgöra med en expert och bestämma om du ska hyra på lång eller kort sikt innan du ingår ett avtal.

Det finns mycket att tänka på när du ska hyra ett kommersiellt utrymme för första gången. Processen kan vara komplicerad och många faktorer kan påverka ditt slutliga beslut.

"Hyresgästen måste tänka igenom hyreskontraktets läge kontra kostnad, hyresvillkor och varaktighet ... och om kontorsutrymmet ... ger alternativ för tillväxt eller expansion av verksamheten", säger Jeb Ory, VD för Phone2Action.

Om du tror att du är redo att hyra ditt första kontor, här är tre viktiga tips att följa under hela leasingprocessen.

Förstå vad ditt företag behöver i ett utrymme – nu och i framtiden.

Ungefär som att handla ett hem eller en lägenhet kan det vara spännande och överväldigande att leta efter ett kontor samtidigt. Men att vara förberedd kan mildra stressen i din sökning. Dyk inte in i processen utan att ha en klar uppfattning om vad ditt företag vill ha och har råd med, säger Bobby Goodman, medgrundare av Truss, ett företag som hjälper företag att hitta kontorsutrymmen.

"För att göra processen sömlös och framgångsrik rekommenderar jag att du tar paus och förbereder dig innan sökningen", sa han. "Detta inkluderar att veta hur du kommer att använda ditt utrymme, vilka bekvämligheter som önskas och att sätta "prisskydd" för att förhindra att budgeten går över. Varje kontorsutrymme kommer att ha olika funktioner, så det är viktigt … att förstå [dina] prioriteringar.”

Du bör också överväga din bana och mål för den närmaste framtiden för att se till att ett potentiellt utrymme kan växa med ditt företag, sa Goodman:"Innan de besöker några platser bör företag fråga sig var de ser verksamheten om ett, tre och fem år. ”

Ta på dig.

När du behöver en ny arbetsyta för ditt växande team kanske du tycker att det är bäst att hyra det första utrymmet som uppfyller dina behov. Men Ory säger att det är bäst att ta dig tid och behålla valmöjligheterna så länge som möjligt, vilket kan innebära att du tar dig an kortsiktiga hyresavtal medan du söker efter ditt perfekta utrymme.

"Att låsa in ett flerårigt hyresavtal när ditt företag växer snabbt kan hämma tillväxten och eventuellt till och med kräva att du står upp med två olika kontor samtidigt, vilket kan skapa logistiska utmaningar och kostnadsineffektivitet", sa han.

Ory noterade att du kanske till och med kan hitta fullt möblerade kontorsuthyrningar och tillfälliga arbetsplatser tills du är redo för ett långsiktigt hyresavtal.

"Vårt företag flyttade fyra gånger inom en enda WeWork coworking space innan vi flyttade ut till vårt eget kontor," sa han till Business News Daily. "Vi sparade tiotusentals dollar genom att ta oss tid att hitta rätt utrymme, snarare än att flytta till en plats i all hast."

Granska ditt hyresavtal noggrant innan du undertecknar.

Såvida du inte är väl insatt i fastigheter kommer du sannolikt att stöta på några förvirrande fraser i ditt hyresavtal.

"Mycket av den nödvändiga informationen om kontorssökningen kommuniceras i branschtermer istället för vardagsspråk som hyresgästerna kan förstå," sa Goodman. "Till exempel kan en hyresgäst förstå "totala hyreskostnader" men inte ett "trippelt nettoleasingavtal", som en mäklare kan säga."

Ignorera inte dessa obekanta termer eller borsta bort dem – se till att du går igenom ditt hyreskontrakt med en fintandad kam, sa Eddie Navarette på FE Design &Consulting.

"Tvetydighet kan vara vanligt när det kommer till terminologin i hyresavtal", sa han. "Det kan vara oklart vem som är ansvarig för betalningar, och dessa detaljer kanske inte avslöjas förrän på linjen när det är för sent. Var inte rädd för att ställa frågor för att få det du vill ha – ingen bryr sig om ditt företag mer än du gör.”

Dessutom, enligt Reoptimizer, när du hyr kommersiella kontorslokaler:

• Konsultera med en expert. En av de viktigaste sakerna att komma ihåg är att du behöver råd från en erfaren professionell. Oavsett hur mycket forskning du bedriver, är detta ingen ersättning för att prata med någon som har arbetat i branschen i många år. Det kommer alltid att finnas delar av processen som du inte helt förstår eller förstår. Detta kan göra dig sårbar för att göra stora misstag. Men genom att regelbundet rådgöra med en expert kan du minimera dessa risker.
  
  
• Var flexibel. Ett annat bra tips är att komma ihåg att vara flexibel i processen. Med tanke på att det inte finns något sätt att förutsäga resultatet med 100 % noggrannhet måste du vara flexibel och vara villig att göra justeringar och ändringar efter behov. Om du har ett konkret resultat som hotar i ditt huvud, kommer du sannolikt inte att leva upp till det i verkliga livet. Om du inte är villig att vara flexibel kan du missa fantastiska möjligheter helt enkelt för att de verkar kräva för mycket arbete.
  
  
• Bestämma om du ska hyra lång eller kort sikt. Dessutom, enligt Square Foot, måste du också bestämma om du vill hyra på lång eller kort sikt. I allmänhet kan många hyresgäster förvänta sig att du hyr utrymmet i ett till tre år, och kan ge dig ett kontrakt som hävdar detta. Om du inte är villig att göra den nivån av engagemang, tänk efter två gånger innan du skriver under på den streckade linjen.
  
  
• Skapa en lista. Slutligen, när du besöker olika utrymmen, kanske du märker att dina prioriteringar och önskemål om ett kontorsutrymme förändras. Gör en lista över platser du vill besöka och inspektera noggrant varje fastighet innan du fattar ditt slutliga beslut.