• En faktura är ett specificerat dokument som listar allt arbete som utförts för en kund under en period tillsammans med varje tjänsts pris.
• En faktura innehåller även kontaktinformation, betalningsvillkor och ibland andra anteckningar.
• För att skapa en faktura, skapa plats för en rubrik, tillhandahålla en detaljerad specificerad tabell och inkludera fotnoter längst ner om det behövs.
• Den här artikeln är till för företagare som vill veta hur man skapar en faktura för utfört arbete .

Om du är bekant med grunderna för småföretagsredovisning, så vet du att att skriva på en ny kund betyder inte att du får pengarna direkt. Om något kan du behöva vänta flera veckor eller månader innan pengarna på ditt företags kundfordringar når ditt företags kassakonto. Och om du inte skickar fakturor för ditt arbete kanske du aldrig får de pengarna.

Att försumma att skicka fakturor kan försena dina kunders betalningar eftersom kunder ofta behöver ta emot fakturor för att utlösa sina betalningsprocesser. Eftersom dina kunder sannolikt registrerar fakturor i leverantörsskulder vid mottagandet och betalar enligt deras interna löneschema, kan dina kunder missa eller ignorera betalningar utan fakturor för att utlösa deras betalningsprocesser. Lyckligtvis är det enkelt att skicka fakturor. Nedan går vi igenom hur du skapar en faktura.

[Relaterad artikel: Leverantörsskulder kontra kundfordringar och hur de skiljer sig]

Vad är en faktura?

En faktura är ett specificerat dokument som listar och beskriver priserna på alla produkter och tjänster som en kund har köpt från ditt företag under en viss period. När din kund har fått din faktura måste de betala fakturan inom den period som anges i dina villkor.

Utan fakturor skulle små företag som ditt sannolikt ha en mycket tuffare tid att fullfölja kundbetalningar och ta emot dem i tid. Fakturor fungerar också som register över ditt arbete för en kund, och den här posten kan vara användbar för redovisningsändamål, för att omförhandla villkor med en kund eller till och med om du står inför en IRS-revision. Dina kunder kan också använda fakturor för bokföring och bokföring.

Hämta nyckel :En faktura är ett specificerat dokument som innehåller allt arbete du utfört för en kund under en period tillsammans med de priser du tar ut för varje rad.

Vad ingår på en faktura?

Du bör inkludera följande i dina fakturor:

• Fakturans datum
• Namn, adress, telefonnummer och e-postadress till både ditt företag och din kund
• Ett unikt fakturanummer eller identifierare
• Betalningsvillkor som netto 30 eller en specifik betalningsfrist
• En specificerad lista med enhetspris, kvantitet och totalpris för varje artikel
• Ett tydligt påbörjat totalt fakturavärde

Hämta nyckel :En faktura innehåller affärsgrunderna för ditt slutförda arbete för en kund tillsammans med betalningsvillkoren.

Så skapar du en faktura

Det är en sak att veta vad du ska inkludera i din faktura, men det är en annan att presentera denna information på ett sätt som dina kunder lätt kan förstå och agera utifrån. Du kan se till att din faktura är helt begriplig genom att ta följande steg:

1. Lägg till en rubrik

Din faktura bör börja med en rubrik som inkluderar fakturadatum tillsammans med kontaktinformation för både ditt företag och din kund. Ofta kommer din företagsinformation att finnas på vänster sida och din kunds kommer att finnas på höger sida, men ibland kan din information hamna ovanpå din kunds.

2. Ange ett fakturanummer eller en identifierare

Om fakturan du skickar är din första för en kund kan du inkludera "Faktura #0001" i din rubrik (de extra nollorna i numret förhindrar mellanrumsändringar om du når tusentals fakturor). Alternativt kan du ställa in en identifierare relaterad till tjänsteperioden, till exempel "Faktura #2021Q1" eller "Faktura #FEB2021." Även om din fakturaidentifierare anger den period som din faktura omfattar, bör du även inkludera ett exakt fakturadatum bredvid identifieraren.

[Relaterat: Lär dig vad en utgiftsrapport är för att förstå ditt företags ekonomiska status]

3. Infoga din specificerade tabell

Kärnan i din faktura är din specificerade tabell över tjänster och priser. Här listar du varje artikel och dess kvantitet, pris per enhet (som kan vara ett pris per artikel eller ett timpris) och total kostnad. Längst ned till höger i tabellen lägger du till kostnaden för varje rad och registrerar summan som din fakturas totala värde. Du bör antingen se till att det här numret är fetstilt eller ange det någon annanstans som summan som ska betalas i ett stort, tydligt teckensnitt. I vissa fall måste du också ta ut skatt.

I din specificerade tabell kan du också inkludera datumet eller tidsramen då varje rad tillhandahålls och specificera vad den angivna tjänsten omfattar. Om du gör det kan du göra ditt arbete och din prissättning mer transparent för din kund och eventuellt uppmuntra till snabbare betalning. Du kan också underlätta betalningen genom att inkludera mer än en specificerad tabell. Om du till exempel tillhandahåller tjänster till din kund både inom deras kontor och utanför platsen, kan du skapa en specificerad tabell för varje plats.

4. Lägg till fotnoter

Ofta är fakturor självförklarande listor över tjänster, kvantiteter och priser, men ibland kan de inte berätta hela bilden. Till exempel kanske det inte är direkt uppenbart att du tillämpar en rabatt på en av dina rader. För att förtydliga denna rabatt, lägg till en förklarande fotnot längst ner på din faktura. På så sätt vet din kund att framtida fakturor kan visa högre priser för samma arbete. Om din faktura inte kräver förtydligande fotnoter kan du ändå lägga till ett tackkort – lite tacksamhet kan räcka långt.

Hämta nyckel :För att skapa en faktura, börja med en rubrik, bestäm dig för en unik fakturaidentifierare, fyll i din specificerade tabell och lämna fotnoter efter behov.

Exempel på faktura

Nu när du vet hur fakturor fungerar kan det vara bra att se en i aktion. Det är därför vi har gett ett exempel nedan:

26 februari 2020                                                      FAKTURA #FEB2021

John Doe                                                                       Fakturering till: Utmärkt klient, LLC

1 Times Square                                                                       1 Hollywood Boulevard

New York, NY 10011                                                              Los Angeles, CA 90045

1-800-111-2345                                                                                                                                                                                                            

john@MittFöretag.com                                                               [email protected]

Anmärkningar:

* Som tidigare diskuterats kommer vi inte längre att erbjuda tjänst 3 från och med nästa månad.

^ För tjänst 6 tillämpades en rabatt på 50 USD per enhet. Tack som alltid för att du valde MittFöretag!

Fakturamallar och generatorer

Nu när du vet hur du skapar en faktura och har sett ett realistiskt exempel på en, kan du börja göra din egen med hjälp av en mall eller generator. Nedan finns fem alternativ:

• Invoice Home erbjuder 100 olika fakturamallar, allt från standarddesigner till alternativ med mer iögonfallande utseende.
• Invoice Simple erbjuder tre fakturamallar som du kan ladda ner som Word, Excel eller andra anpassningsbara filer.
• Apropå Word och Excel, Microsoft erbjuder dussintals egna nedladdningsbara mallar för båda programmen.
• FreshBooks erbjuder flera mallar i Word, Excel, PDF eller G Suite-alternativ.
• Canva erbjuder hundratals mycket anpassningsbara fakturamallar som balanserar tydlig information med modern design.

När du har valt din mall följer du bara stegen ovan för att skapa fakturor som kunderna inte bara förstår utan också agerar utifrån.