Vilka företagskostnader behöver du spåra?

Företagskostnader inkluderar både kostnaden för sålda varor, såväl som de ordinarie och nödvändiga driftskostnaderna för att hålla verksamheten igång.
Att separera din företagsekonomi från din personliga ekonomi hjälper dig att mer effektivt spåra dina företagskostnader.
Att spåra företagskostnader är viktigt för att upprätthålla ett sunt kassaflöde, samt för att kvalificera sig för skatteavdrag som kan minska din skattepliktiga inkomst.
Den här artikeln är för blivande entreprenörer och nya småföretagare som vill förbättra sina redovisningsmetoder.

En viktig del av att driva ett företag är att hålla koll på din företagsekonomi, inklusive utgifter som är specifikt relaterade till ditt företag. Korrekt redovisning hjälper dig inte bara att förbättra kassaflödet, syret ditt företag behöver för att överleva, utan ditt företag kan kvalificera sig för värdefulla skatteavdrag som minskar din justerade bruttoinkomst. Här är vad du behöver veta om företagskostnader och hur du spårar dem.

[Relaterat innehåll: Vad är en utgiftsrapport och hur man skapar en]

Vad är företagskostnader?

Företagskostnader är de utgifter som direkt hänför sig till att starta och underhålla ditt företag. De inkluderar utgifter som lagerinköp, till exempel. Löner betraktas också som en affärsutgift. Var och en av dessa utgifter delas in i en av två kategorier.

"Det finns två typer av affärsutgifter:kostnad för sålda varor, som är kostnader förknippade med att göra din produkt; och driftskostnader, som inkluderar hyra, löner, företagslicenser och tillstånd och skatter för egenföretagare”, säger Jeff Fazio, chef för småföretagsspecialister på TD Bank.

Det är viktigt att separera affärsutgifter från personliga utgifter eftersom affärsutgifter kan hjälpa dig att kvalificera dig för skatteavdrag. Skatteavdrag tillämpas på din skattepliktiga inkomst, vilket potentiellt sänker den totala skattesatsen du måste betala. Skatteavdrag ska inte förväxlas med skattelättnader, som tillämpas direkt på din skattesedel, snarare än din skattepliktiga inkomst.

"Företagskostnader är vanliga och nödvändiga kostnader som ett företag ådrar sig för att driva", säger Nicholas Holmes, grundare av ProductReviewer.com.au. "Företag måste spåra och kategorisera sina utgifter eftersom vissa utgifter kan räknas som skatteavdrag, vilket resulterar i betydande kostnadsbesparingar."

Nyckeluttag: Affärskostnader inkluderar kostnaden för sålda varor – som hänför sig till tillhandahållandet av dina produkter eller tjänster – och driftskostnader som täcker hyra, löner, tillstånd, skatter och andra liknande utgifter.

Vanliga kategorier av företagskostnader

Det hjälper till att klassificera dina företagskostnader. Detta kan informera om hur du prioriterar dem i budgeteringen, och det är lättare att upptäcka områden där du enkelt kan kosta om du behöver.

Fast: Fasta utgifter är saker som inte förändras från månad till månad. Det är saker som bolån, avskrivningar, försäkringar, löner och hyra. Även om vilken som helst av dessa utgifter kan förändras över tiden, är de vanligtvis fasta under ett hyresavtal, avtal eller kontrakt.
Variabel: Rörliga utgifter är motsatsen till fasta utgifter. De är obligatoriska utgifter, men deras totala kostnad kommer att variera med varje faktureringscykel. Verktyg faller ofta i denna kategori. Lager, provisioner och kreditkortsavgifter är vanliga exempel på rörliga utgifter.
Period: Periodutgifter kan vara fasta eller rörliga, och de kommer med jämna mellanrum, snarare än per transaktion. Exempel på kostnader för fast period skulle vara bolånet (eller hyran), medan utgifterna för rörliga perioder skulle omfatta allmännyttiga tjänster och försäkringar.
Intresse: Räntan kan vara fast eller rörlig. Många räntekostnader är bundna till periodkostnader, men något som kreditkortsköp för resande anställda kan vara per transaktion. Ränta är värd sin egen kategori eftersom det informerar om hur mycket pengar du förlorar på din lånedel av budgeten.
Avskrivning. Avskrivningar är vanligtvis en fast rörlig kostnad, men den är också värd att titta närmare på. Avskrivningar är nödvändiga för att hjälpa till att beräkna avkastningen på investeringen vid byte av större artiklar. Den är också typiskt sett avdragsgill och bör därför alltid beräknas.

Redaktörens anmärkning:Letar du efter rätt redovisningsprogramlösning för ditt företag? Fyll i frågeformuläret nedan för att få våra leverantörspartner att kontakta dig angående dina behov.

Vilka typer av företagskostnader är avdragsgilla?

Många typer av företagskostnader är berättigade till skatteavdrag. I vissa fall kan särskilda regler gälla för ditt företag och vad du kan betrakta som en avdragsgill kostnad. Till exempel kan legala cannabisföretag i enlighet med delstatens lagar inte dra av kostnaden för sålda varor från sin federala skatteräkning enligt Section 280E i Internal Revenue Code. För att vara säker på ditt företags status enligt statliga och federala skattelagar, rådgör med en auktoriserad revisor angående skattelagstiftning.

"IRS definierar affärskostnader som de kostnader som är vanliga och nödvändiga för att utföra affärer i din bransch", säger David McKeegan, medgrundare av Greenback Expat Tax Services. "Vanligtvis är utgifter som uppfyller dessa kriterier skattemässigt avdragsgilla av vinstdrivande företag."

Några av de vanligaste affärsutgifterna inkluderar:

Lönekostnader
Anställdas förmåner
Utgifter för hemmakontor
Försäkringspremier
Hyra eller bolån
Pensionsplaner
Avskrivning av utrustning
Räntekostnad
Skatter

För att få ut så mycket som möjligt av dessa avdragsgilla utgifter är det viktigt att ha en fullständig och korrekt redovisning av var och en. När det är dags för skatt kan du specificera dessa avdragsgilla kostnader för att minska din totala skatteräkning. [Läs relaterad artikel: Galna skatteavdrag tillåtna av IRS ]

"Skattesäsongen är en fruktad tid på året för dem som inte är förberedda. Man kan göra sig redo för det genom att föra noggranna register, säger Holmes. "Många … utgifter är avdragsgilla, som affärsluncher och möten, mobildatakostnader, resor, kontorsmaterial, hyra etc. Det betyder att ägarna säkert kommer att få pengar tillbaka. Ägarna kan dock bara få pengar tillbaka om de spårar, kategoriserar och fullständigt avslöjar alla utgifter."

Nyckeluttag: Avdragsgilla företagskostnader är de som anses vara "vanliga och nödvändiga för att bedriva verksamhet" av IRS.

Vilka typer av utgifter är inte avdragsgilla?

Jag Det är lätt att anta att alla affärskostnader är avdragsgilla, men det är helt enkelt inte fallet. Listan nedan täcker de vanligaste icke avdragsgilla posterna. För en heltäckande lista bör du vända dig till IRS.

Politiska bidrag
Böter eller påföljder från staten
Rivningsförluster eller utgifter
Vissa utbildningskostnader
Juridiska avgifter
Kapitalkostnader

Hur man spårar företagskostnader

För att förverkliga de maximala skatteavdragen du är berättigad till enligt lagen måste du naturligtvis noggrant spåra dina företagskostnader. Det första steget för att göra det är att separera din företagsekonomi från dina personliga utgifter genom att upprätta ett dedikerat bankkonto för ditt företag.

"Alla affärskostnader bör betalas via ett företagscheckkonto," sa Fazio. "Företagskonton ... gör det möjligt för företag att få en korrekt översikt över kassaflödet för att producera resultaträkningar som behövs för att få finansiering och kan förenkla deklarationsprocessen och hjälpa till att mildra ekonomiskt ansvar.”

[Relaterad artikel: Bästa utgiftsspårningsappar för din smartphone]

Många småföretagare spårar sina företagskostnader med hjälp av Microsoft Excel. Den här metoden är dock utsatt för mänskliga fel och när ditt företag växer kan det vara svårt att hålla ordning. Molnbaserad bokföringsprogramvara erbjuder ett alternativ som automatiserar flera delar av affärsutgiftsspårning och hjälper till att hålla din ekonomi organiserad.

"Att spåra affärskostnader kommer att vara mindre smärtsamt om rätt verktyg används," sa Holmes. "Många småföretag använder molnbokföringsprogram för att komma åt sina bokföringsdata på sina mobiltelefoner. Molnprogramvara låter små företag lägga till utgifter på språng och ansluta till [sitt] bankkonto eller kreditkort så att utgifterna uppdateras automatiskt.”

"Med [bokföring] programvara är skatteregistreringen säkrare och mer kontrollerbar. De är bättre än kalkylblad och papperskvitton, eftersom data som lagras i molnet håller alla dokument på ett ställe så länge du vill”, tillade Holmes.

Nyckeluttag: Separera din privatekonomi och företagsekonomi med ett dedikerat företagsbankkonto. Du kan också använd bokföringsprogram för att spåra dina företagskostnader mer exakt och transparent.

Fördelarna med att spåra företagskostnader

Det finns andra fördelar med att spåra affärskostnader utöver att kvalificera sig för skatteavdrag. Företagsägare kan lättare förstå kassaflödet, en av de viktigaste faktorerna för ett företags överlevnad, när de exakt spårar sina utgifter.

"En av de främsta anledningarna till att de flesta företag misslyckas är misskötseln av kassaflödena," sa Holmes. "Ägare kan hantera sina kassaflöden genom daglig utgiftshantering så att utgifterna inte överstiger inkomsten i slutet av månaden."

Genom att effektivt spåra företagskostnader kan företagsägare bedöma hur bra deras verksamhet går genom att belysa företagets vinstmarginal. Det kan också ge ett tydligt finansiellt resultat för långivare, vilket förbättrar chanserna att ett företag kan säkra den finansiering det behöver för att växa.

[Relaterad läsning: Kostnader och funktioner för bokföringsprogram]

"Procentandelen av vinsten berättar hur mycket ett företag genererar pengar och hjälper till att locka investerarna, finansierar de dagliga aktiviteterna och hjälper till att få finansiering," sa Holmes. "Varje företag vill vara lönsamt på ett ögonblick, men många kämpar med att beräkna det eftersom de inte för exakta register över sina inkomster och utgifter."

Bra bokföringsprogram kan hjälpa dig att ytterligare separera ej ersatta kostnader från avdragsgilla kostnader, så att du kan tagga specifika rader efter utgiftskategori. Detta inkluderar taggar som personliga kostnader, underhållningskostnader, måltidskostnader, resekostnader, kapitalkostnader och mer. Detta hjälper inte bara för rapporteringsändamål i slutet av skatteåret, det hjälper dig också att undersöka dina företagskostnader på en detaljerad nivå och avgöra var du kan hitta kostnadsbesparingar.

Nyckeluttag: Att spåra företagskostnader hjälper företagsägare att hålla koll på skatteavdragsgilla kostnader, samt få insikt i specifika utgifter och kassaflöde.

Att spåra företagskostnader är avgörande för framgång

Om du precis har startat ditt företag eller om du vill växa inom en snar framtid måste du spåra dina företagskostnader på ett noggrant och öppet sätt. Det kommer inte bara att hjälpa dig att minska din beskattningsbara inkomst, utan det kommer också att hjälpa dig att hantera ditt företag.

När kassaflödet blir lidande kan du se över dina företagskostnader och se var det finns möjligheter att skära ner. Omvänt, när ditt företag går bra kan du undersöka var du har möjligheter att investera i tillväxt.

Att spåra företagskostnader kan också hjälpa dig att visa för långivare att ditt företag är skattemässigt ansvarigt och kan vara en pålitlig låntagare när du behöver finansiering.

Nyckeluttag: Att spåra affärsutgifter är avgörande för att bygga upp en sund verksamhet och växa ditt företag klokt.