"Den tektoniska förändringen orsakad av COVID-19 ändrade "arbete" från ett substantiv till ett verb. Från en plats vi gick till en sak vi gör, oavsett plats.” — Joe Brady, VD - Americas, The Instant Group

Företag i dag står inför en enorm press från nuvarande och blivande anställda att tillhandahålla mer flexibla arbetsarrangemang, och det finns fler alternativ än någonsin tidigare. Medan den plötsliga övergången till distansarbete orsakat av covid-19-pandemin till en början var kaotisk, har arbete hemifrån (WFH) visat sig mycket mer lönsamt än de flesta förväntade sig. Företag – och hela branscher – som tidigare inte hade övervägt att anta sådana policyer överväger nu att göra dem permanenta för att attrahera och behålla anställda.

Nu när vi till stor del har övervunnit de kulturella och tekniska hindren för att arbeta hemifrån, är nästa logiska gräns att arbeta från var som helst (WFA). Denna nivå av frihet och flexibilitet avskrevs en gång som en fantasi. Men nu, med tanke på den stora avgången och återöppnandet av globala gränser, kommer det troligen att vara i fokus för många arbetsgivare – och anställda – under 2022 om man ska ge anställda möjlighet att arbeta var som helst eller inte.

De främsta hindren för att arbeta var som helst är juridiska frågor och skattefrågor. Viktiga risker inkluderar skatteefterlevnad (för anställda och arbetsgivare), immigrationsproblem, lokala anställningslagar och datasäkerhetsproblem. Även om dessa risker kan verka skrämmande initialt, kan de hanteras. Stora företag, som Spotify och Revolut, har redan WFA-policyer. Sådan policy ger inte nödvändigtvis anställda absolut frihet. Snarare kan de utformas för att ge arbetarna en viss grad av flexibilitet, samtidigt som de inför strategiska begränsningar för att minimera riskerna.

Jag har arbetat i EMEA, APAC och USA, och har själv tillbringat en betydande tid som fjärrarbetare i världen. Jag är auktoriserad revisor och har haft ledande roller för globala multinationella företag, vilket har gjort det möjligt för mig att resa till mer än 150 platser. Jag har själv upplevt utmaningarna med att hantera komplexa bolagsskatter, individuella skattefrågor och arbetsrättsliga frågor i flera jurisdiktioner.

Min familj och jag har upplevt att det är livsförändrande att jobba var som helst. Min 5-åriga dotter har redan bott i fyra länder och rest till mer än 20. Att kunna arbeta var som helst har gjort det möjligt för oss att verkligen fördjupa oss i olika kulturer och fullfölja våra passioner på sätt som vi aldrig kunde på korta semestrar. Detta nya sätt att arbeta inspirerade mig att starta ett eget företag:jag ger nu råd till företag och privatpersoner om hur man gör WFA till verklighet.

Eftersom WFA är ett nytt och utvecklande politikområde som involverar regleringar från ett enormt antal länder, finns det fortfarande fler frågor än svar. Med detta sagt lyckas arbetsgivarna gå framåt och fatta beslut trots viss oklarhet. Det enklaste – och kanske bästa – sättet att utvärdera riskerna och fördelarna med att erbjuda en WFA-policy är genom linsen av ett omfattande ramverk för ROI. Denna typ av analys kan hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut om huruvida att anta en WFA-policy är det rätta valet för din organisation och hjälpa dig att optimera en policy för din risktoleransnivå.

Från "Work From Home" till "Work From Anywhere"

Jag nämnde det ökande trycket som arbetsgivare utsätts för från anställda att låta dem arbeta inte bara på distans, utan i allt högre grad var som helst. Du kanske frågar:Vad är egentligen skillnaden?

WFH hänvisar till heltidsanställda vars företag tillåter dem att arbeta på distans, vanligtvis från bekvämligheten av sina hem. WFH:s policy gäller vanligtvis för arbetare som vistas i ett land och kan välja att arbeta hemifrån antingen en del eller hela tiden.

WFA:s policy är annorlunda. De tillåter anställda att arbeta på distans utomlands på tillfällig basis, vanligtvis i mer än sju dagar men färre än 365. Varaktigheter inom detta intervall faller inom en juridisk gråzon i många länder. Dessa vistelser är längre än vanliga affärsresor men kräver inte permanent byte av hemvist.

Även om WFA inte är ett nytt koncept för vissa (inklusive mig själv), är det något som ofta har glidit igenom regulatoriska sprickor. Men eftersom ett växande antal människor ansluter sig till WFA:s led, kommer tillfälligt uppehållstillstånd sannolikt att komma under ökad kontroll av lagstiftningen och strängare efterlevnad. Detta föränderliga landskap är desto större anledning att utveckla en väl utformad WFA-policy som skyddar ditt företag från juridiska och skattemässiga risker.

WFA-policyer:Vad kan arbetsgivare vinna?

Både hårda data och starka anekdotiska bevis tyder på att att tillåta anställda att arbeta på distans kan ge påtagliga fördelar för arbetsgivare, hjälpa dem att attrahera och behålla topptalanger, öka medarbetarnas tillfredsställelse och produktivitet och minska behovet av och kostnaderna för kontorslokaler. Arbetsgivare som permanent tillhandahåller WFA-alternativet drar nytta av tillgången till den globala talangpoolen. Mjukvaruföretaget GitLab uppskattar nettovinsten som det får av att vara ett helt avlägset företag till $18 000 per arbetare och år.

Redan före pandemin antydde akademisk forskning från ledande universitet att tillåtelse av distansarbete kan öka de anställdas produktivitet. En studie från 2013 ledd av Stanford-professorn i ekonomi Nicholas Bloom fann att övergången från traditionellt kontorsarbete till att arbeta hemifrån ledde till en ökning på 13 % av de anställdas produktivitet. En efterföljande observationsstudie utförd av professorer från Harvard University och Northeastern University fann att att tillåta anställda att flytta från WFH till WFA ledde till ytterligare 4,4 % produktivitetsökning.

Budskapet från de anställda är tydligt och konsekvent:Inflexibla arbetsarrangemang är en av de främsta anledningarna till att de lämnar sina jobb. I en nyligen genomförd undersökning från GoodHire sa 74 % av de tillfrågade att de skulle behöva någon form av distansarbete för att stanna på sina nuvarande jobb.

En växande mängd bevis tyder på att många arbetare till och med skulle vara villiga att ta en lönesänkning för möjligheten att arbeta på distans på permanent basis. Även om beloppet varierar beroende på källa, säger de flesta av de tillfrågade i allmänhet att de skulle acceptera lönesänkningar på 5 % till 10 % för att göra distansarbete permanenta.

Vilka är nackdelarna med WFA-policyer?

Det finns hinder för att anta en WFA-policy, främst den efterlevnadsmardröm som WFA kan skapa. Vi kommer att titta på detta i första hand från arbetsgivarens perspektiv, som i allmänhet står inför större riskexponering. Emellertid möter anställda som arbetar på distans i ett annat land än deras fasta skatterättsliga hemvist under längre perioder också vissa risker.

Den primära risken som arbetsgivare möter i WFA-scenarier är möjligheten att utlösa "permanent etablering" (PE). PE beskriver ett företags verksamhet i ett främmande land som är betydande och pågående, tillräckligt för att ge upphov till skattskyldighet i det landet. Olika länder och deras respektive skatteavtal kan använda något olika kriterier för att definiera PE, men de flesta förlitar sig på vägledning från artikel 5 i OECD:s modellskattekonvention.

Det finns två huvudsakliga sätt som ett företag kan utlösa PE:att driva ett fast verksamhetsställe (fysiskt eller virtuellt) i ett land och/eller kompensera en beroende agent i det landet (vanligtvis någon som har befogenhet att underteckna kontrakt för företagets räkning ). Ledande befattningshavare och säljare är typiska exempel på beroende agenter, även om beteckningen varierar beroende på land och situation. Av dessa skäl är både arten av det arbete som utförs i ett land, såväl som längden på tid och graden av regelbundenhet som arbetet sker, viktiga faktorer att ta hänsyn till när du utvecklar din WFA-policy.

Låt oss säga att en senior direktör i ditt företag – någon som är ansvarig för stora strategiska beslut och som har befogenhet att teckna kontrakt för företagets räkning – vill bo i sitt sommarhus utomlands i sju månader varje år. Arten av det arbete som utförs, i kombination med den betydande tid som spenderas i ett enskilt land och den återkommande karaktären av besöken, kommer sannolikt att utlösa PE genom att inte klara både testerna "fast verksamhet" och "beroende agent".

Om ett främmande land bedömer att ditt företag har ett fast driftställe där riskerar du att få en betydligt högre bolagsskatt. Å andra sidan är det osannolikt att en junior mjukvaruutvecklare som arbetar från en Airbnb på en karibisk ö under en månad per år kommer att utlösa PE.

PE har den största ekonomiska risken när de tillåter anställda att WFA, men det är inte den enda risken. Jag har beskrivit de andra stora riskerna i följande tabell.

Hur kan du utveckla och optimera ditt företags WFA-policy på ett sätt som maximerar de potentiella fördelarna och samtidigt minskar de mest betydande riskerna? Med ett ramverk för ROI.

En ROI-ram för WFA-policyer

På ungefär samma sätt som investerare beräknar avkastningen på en investering, försöker företag ofta uppskatta (eller i efterhand mäta) avkastningen på ett strategiskt affärsbeslut i förhållande till dess kostnad. Ett ramverk för ROI kan vara ett användbart verktyg när man utvecklar en WFA-policy eller jämför policyalternativ. Indata kommer utan tvekan att vara oprecisa, eftersom det skulle vara omöjligt att tilldela konkreta numeriska värden till vare sig kostnaderna eller fördelarna. Oavsett detta kan detta teoretiska ramverk hjälpa dig att se hur olika aspekter av din policy kan modifieras för att maximera din ROI, antingen genom att öka fördelarna eller minska kostnaderna.

För våra syften bör "kostnadssidan" av ekvationen ta hänsyn till de extra administrativa utgifterna för att implementera en WFA-policy såväl som "kostnaden" för var och en av de primära riskerna som anges i följande bild. Du kan uppskatta kostnaden för en given risk genom att multiplicera sannolikheten för att det negativa resultatet inträffar med kostnaden för straffavgiften som skulle uppstå.

Till exempel, att erbjuda en WFA-policy i 30 dagar per år innebär en extremt låg sannolikhet att någon anställd kommer att utlösa PE i ett främmande land. Även om straffkostnaden för PE är hög, är sannolikheten för att ådra sig den kostnaden försumbar i detta scenario, så att erbjuda den policyn lämnar ditt företag i en ganska säker position.

Omvänt kan en oacceptabel risk vara att tillåta någon i en högriskroll som försäljning att tillbringa mer än halva året i ett land där det finns en betydande risk att skapa ett permanent etableringsställe som kan kosta företaget miljoner. I så fall skulle det vara svårt att bygga ett affärscase så att de kan arbeta var som helst.

(I föregående diagram kommer den uppskattade kostnaden för att ersätta en anställd från Gallup, och vissa undersökningar som rör arbetarnas preferenser utfördes av Goodhire, Owl Labs och Vidyard.)

När du utvecklar och jämför potentiella WFA-policyer, överväg fyra nyckelfrågor. Svaren kommer direkt att inkludera avkastningen på investeringen för ett givet policyalternativ, vilket gör att du kan optimera din policy genom att maximera fördelarna och minimera riskerna.

1. Är WFA ett hållbart alternativ för ditt företag?

Alla jobb kan inte utföras bra avlägset. Detta kan tyckas självklart, men det är inte alltid så tydligt som du kanske tror. WFA kan komplicera saken ytterligare om anställda arbetar i olika tidszoner. Men under pandemins gång upptäckte många företagsledare som en gång trodde att deras företag inte kunde fungera på distans eller asynkront att de faktiskt kunde det.

Och även industrier som kräver fasta scheman och en fysisk närvaro – som bilfabriker – kan ha avdelningar (ekonomiska, juridiska, HR) som kan arbeta mer självständigt. Innan du på allvar överväger att anta en WFA-policy, fråga dig själv om asynkront distansarbete skulle vara möjligt för ditt företag och hur troligt det skulle vara att leda till lägre produktivitet. Tänk på detta för verksamheten som helhet, såväl som med hänsyn till enskilda avdelningar och roller.

I vissa fall kan branschspecifik reglering vara en begränsande faktor för var anställda kan arbeta. Till exempel är vissa typer av finansinstitut starkt reglerade och kan behöva följa specifika licenskrav för att kunna bedriva verksamhet över stats- och landsgränser. I andra fall kan distansarbete vara möjligt, men mindre effektivt. Asynkront arbete innebär vissa utmaningar, framför allt när det gäller kommunikation, men det kan också öka effektiviteten genom att låta arbetet pågå dygnet runt. McKinsey &Company har identifierat vilka branscher som är bäst lämpade för distansarbete.

2. Hur många dagar med WFA bör du tillåta under ett givet år?

Antalet dagar du tillåter anställda att arbeta var som helst per år bör vara en funktion av två faktorer.

Först, som diskuterats i fråga 1, överväg om produktiviteten kommer att påverkas negativt av längre perioder av distansarbete. Till exempel är många jobb inom tekniksektorn, som mjukvaruutveckling, relativt oberoende och utförs ofta på distans. Det är svårt att se hur WFA under en längre tid skulle ställa till problem. Men i andra branscher eller roller som kräver en hög grad av samarbete kan en eller två månader från kontoret då och då vara fungerande, men längre tidsperioder kanske inte är idealiskt.

För det andra, tänk på externa regler. Många visum- och immigrationsregler är baserade på standardtidsperioder (t.ex. 30, 90 eller 183 dagar). Till exempel är amerikanska medborgare i allmänhet tillåtna att tillbringa upp till 90 dagar i ett visst land under ett traditionellt turistvisum. Det är osannolikt att att utföra distansarbete för ett USA-baserat företag från utlandet – arbete som inte involverar interaktion på den lokala marknaden – skulle utgöra en allvarlig risk för att utlösa PE inom denna tidsram.

Det är inte en slump att de flesta WFA-policyer som antagits av stora företag hittills sträcker sig från en till tre månader per år. Shopify-anställda har tillåtelse till WFA i tre månader per år, Revolut erbjuder två månaders WFA, medan American Express tillåter en månad. För en given WFA-policy sänker en kortare varaktighet sannolikheten för flera nyckelrisker:utlösande av PE, brott mot immigrationsregler och att bli föremål för lokal arbetslagstiftning.

3. Vilka länder kommer du att inkludera eller utesluta?

Du kan närma dig den här frågan på ett av tre sätt:en förgodkänd förteckning över länder, en lista över förbjudna länder eller en kombination av de två. (Av geopolitiska eller säkerhetsskäl förbjuder de flesta företag åtminstone ett fåtal länder.)

När du bestämmer vilka länder som ska inkluderas i din policy, överväg vilka risker som är särskilt relevanta för varje plats, såväl som den övergripande risknivån. USA och Storbritannien, till exempel, har några av de strängaste reglerna på detta område:Även vistelser som gränsar till 30 dagar har potential att väcka skattefrågor. Däremot, och särskilt under pandemins gång, har ett antal länder infört policyer med det uttryckliga syftet att attrahera distansarbetare. Många länder vars ekonomier tidigare förlitade sig mycket på turism har tagit ett kalkylerat beslut att erbjuda visumprogram för distansarbete för att attrahera relativt höginkomsttagare distansarbetare och de diskretionära utgifter de medför.

4. Bör du dynamiskt länka ditt resultathanteringssystem till din WFA-policy?

Även om det mesta av uppgifterna tyder på att utökad personalflexibilitet, oavsett om det är WFH eller WFA, resulterar i ökad produktivitet, finns det sätt du kanske kan förstärka denna förmån. Precis som arbetsgivare historiskt har erbjudit prestationsbaserade bonusar eller tilldelat betalda sabbatsperioder till dem som stannade på företaget under ett visst antal år, kan det att tillåta anställda att arbeta var som helst användas som en incitamentsförmån kopplad till antingen prestation eller kvarhållande.

Vad är den rätta WFA-policyn för din organisation?

Ingenting är utan risk. Å ena sidan kan antagandet av en WFA-policy utsätta ditt företag för en mängd efterlevnadsrisker. Å andra sidan riskerar du att förlora några av dina bästa talanger om du inte erbjuder åtminstone viss flexibilitet kring internationellt distansarbete. Vad ska en arbetsgivare göra?

Min förhoppning är att ROI-ramverket kommer att ge dig en grundläggande förståelse för de potentiella kostnaderna och fördelarna med att anta en WFA-policy. Dessutom bör det hjälpa dig att jämföra olika policyalternativ och se hur en justering av specifika komponenter i din WFA-policy kan påverka avkastningen på investeringen.

Som sagt, vissa av riskområdena är komplexa. De varierar från land till land och utvecklas ständigt när tillsynsmyndigheter försöker anpassa sig till en alltmer geomobil global arbetsstyrka. Även om detta grundläggande ramverk kan hjälpa dig att utveckla en WFA-policy med relativt låg risk för ditt företag, kan det vara värt att söka professionell rådgivning om du överväger en mer expansiv policy.