version av denna artikel översatt av Yesica Danderfer Värdet av en CFO för ett ungt företag är ett mycket omtvistat ämne. Många hävdar att de är onödiga tillägg och att ett litet, kunnigt, välutbildat finansteam kan tillfredsställa företagets behov. Å andra sidan ger finanschefer ett djupare och mer strategiskt finansiellt perspektiv som kan hjälpa företag att förbereda sig för framtiden och optimera sin nuvarande verksamhet.
Kruxet i situationen är att även om finanschefer tillför betydligt större värde än ett mer "juniort" finansteam, är de dyra resurser.För att ett företag ska lyckas navigera i detta dilemma, krävs det först att man förstår vilka roller, behov och vägar som företaget sannolikt kommer att stöta på. Så småningom kommer de flesta framgångsrika företag att växa ur sin initiala redovisningspersonal och behöver större djup i leden när antalet dimensioner i ekonomifunktionen ökar. Om de förstår vad deras eventuella behov kommer att bli i förväg, finns det många sätt som företag kan säkra sina risker och få vad de behöver, när de behöver det, utan att överdriva ekonomiskt.
Den verkliga frågan kanske inte är hur länge du kan överleva, men hur snart kommer du att börja dra nytta av bidragen från en erfaren finansiell ledare. Under mina 15+ års erfarenhet som finansdirektör och finanskonsult har jag funnit att det bästa sättet att bedöma om ett företag behöver anställa en CFO eller inte är att bedöma var de står i "behovshierarkin", vilket jag förklara nedan. Följande analys kommer att hjälpa företag att identifiera var de är i hierarkin och vara en guide till anställningsalternativ som bäst möter deras nuvarande behov och hur de går till nästa nivå.
Ungefär som Maslows behovshierarki har ett företag en hierarki av ekonomisk förvaltningsbehov. Dessa visas i diagrammet nedan.
Ju mer grundläggande behov, desto mer grundläggande färdigheter behövs för att utföra dem. I takt med att behoven utvecklas ökar också kompetensen, liksom den insikt som krävs för att tillfredsställa dessa behov. De grundläggande behoven är kontorsmässiga och kan tillgodoses med teknisk utbildning, men de mer avancerade behoven tillför en strategisk komponent som bäst tillgodoses av någon med lång affärserfarenhet. Olika företags behov växer i olika takt baserat på bransch, marknadsmöjligheter, ambitioner, och resurser. Ett behov kan inte tillgodoses om ett tidigare behov lämnas ouppfyllt.
Det mest grundläggande behovet av ett företag är förmågan att genomföra transaktioner. Med uppförandetransaktioner menar jag att köpa och sälja varor och tjänster och att ingå avtal.
Grundläggande transaktioner kräver grundläggande journalföring – det jag kallar checkbokredovisning . Detta kan göras av vem som helst i verksamheten och kräver ingen bokföring eller ekonomisk kunskap. Det innebär vanligtvis att ett företag endast registrerar transaktioner i checkhäftet och sedan använder ändringen i ingående och slutliga saldo(er) för att bedöma dess framgång och ekonomiska hälsa.
Fördelarna med checkboksredovisning är tydliga. Det är billigt och det kräver lite ansträngning. Det kan göras snabbt, och det kräver inte en specialiserad resurs för att göra det. Företag som precis har börjat kommer därför sannolikt att ta till denna typ av verksamhet, vilket är vettigt. Ändå, även med enbart grundläggande transaktioner, hamnar många företag i allvarliga problem eftersom de har genomfört sådana transaktioner utan att övergå från att använda checkboksredovisning till att använda "riktig" redovisning.
Ett nystartat företag kan upptäcka att det kan få genom att arbeta på detta sätt under en kort period, men det är inte hållbart och kommer inte att fungera för något företag som har för avsikt att överleva, än mindre frodas.Verklig bokföring är uppbyggd kring behovet av att registrera transaktioner korrekt och kan utföras av antingen en bokförare eller, när transaktionskomplexiteten ökar, en revisor. En ägare kan säkert fylla detta behov när tid och skicklighet tillåter, men bör vara medveten om alternativkostnaden för att göra det.
En bokhållares roll är att registrera aktivitet från transaktionskällor, såsom banksaldon och lager. Vanligtvis kräver en bokhållare ledning och övervakas av en extern revisor eller företagsägaren. Att använda en utlagd bokföringstjänst ger verksamheten bättre flexibilitet men kräver mer detaljerad kommunikation och granskning.
Medan både en bokhållare och en revisor är fokuserade på att registrera historiska transaktioner och aktiviteter med varierande grad av noggrannhet och efterlevnad, skiljer sig en revisor från en bokförare genom att de är utbildade till högre professionella standarder. Denna utbildning och utbildning ger dem kompetens att bättre garantera att fullständigheten och tidpunkten för finansiell verksamhet har registrerats korrekt. Konton som upprättas av en revisor bör upprättas i enlighet med GAAP och bör uppfylla de strängare rapporteringskraven för ett företag som en dag kommer att söka extern finansiering.
Jag arbetade nyligen med en kund som inte bara hade en mycket bra, GAAP-kompatibel journalföring för ett företag i ett tidigt skede, utan som också överraskade mig med att ha en komplett katalog över alla deras avtalsförpliktelser. Även om det inte fanns många, var deras grundare en före detta finansdirektör och visste att när det var dags, skulle långivare och investerare kräva fullständigt avslöjande av alla avtalsenliga förpliktelser. Genom att registrera sina kontraktstransaktioner från början är de i mycket bättre form för en eventuell kapitalhöjning.
För företag som vill ha större tillsyn utan avsevärt större kostnader är det ofta meningsfullt att använda en extern resurs för att regelbundet granska bokförarens arbete, särskilt om ledarskapet, till skillnad från min klient, inte har erfarenhet av redovisning. Detta kan kombineras med skatteförberedande arbete eller av en bibehållen finanschef.
Lyckligtvis för kostnadsmedvetna företag har förmågan att fånga transaktioner förändrats avsevärt under det senaste decenniet. Det är inte längre en värld för manuell datainmatning. Mycket av detta har nu ersatts av programvaror och andra IT-resurser. Detta har naturligtvis konsekvenser för ett företags kostnadsstruktur (poängen är att programvara som ersätter arbetskraft hjälper till att spara kostnader).
Allmänt sett kan företag som är på den här nivån i behovshierarkin komma undan med att inte ha en CFO. Det huvudsakliga kravet är trots allt bara en korrekt registrering av den eller de transaktioner som verksamheten utför. Eftersom denna uppgift fortfarande är ganska grundläggande och kan utföras antingen med internt utbildad arbetskraft eller genom att anställa extern arbetskraft på deltid, kommer den sannolikt inte att kräva tjänster från en dyrare, dedikerad CFO.
Eftersom finansiella och operativa data hämtas från många källor till värdbaserade redovisningssystem, har fokus flyttats från manuell datainmatning till att säkerställa och bedöma kvaliteten på data och hur den samlas in.
Men när de inte är korrekt implementerade kan dessa program vilseleda företag att tro att bara för att data finns i systemet så är det korrekt, även om det inte är det.
På många sätt har antagandet av fintech blivit det nya checkhäftesredovisningen för vissa företag – redovisningsdata är skokartongen med kvitton, i systemet men som inte tillför mervärde.Som ett resultat av detta behöver redovisningssystemen och de operativa gränssnitten sättas upp av någon med god förståelse för redovisningsprinciperna. Quickbooks, en av de mest populära bokföringsprogramvarulösningarna som finns, säger det själv:"När ditt företag - och dina intäkter - växer, kan hanteringen av din ekonomi bli en uppgift som du inte har tid eller kunskap att hantera. Specifikt när det gäller att undvika juridiska och efterlevnadsproblem kan revisorer vara guld värda.”
Det här är en tid då det skulle vara vettigt för ett företag att anlita en extern finansiell konsult för att säkerställa att applikationerna integreras på rätt sätt och att det finns policyer inrättade för att säkerställa att användningen av applikationerna stöder den finansiella rapporteringsfunktionen.
Ett annat företag som jag nyligen rådfrågade med behövde åtgärda en felaktig implementering av programvara för lagerspårning. Företaget hade upplevt en betydande tillväxt under sina första fyra verksamhetsår men hade misslyckats med att korrekt upprätta momsscheman och skattepliktiga poster. Detta resulterade i att felaktigt rapporterade en snabbt ökande momsbelopp under en period av år.
Jag arbetade med verksamheten för att fixa implementeringen och lämna in de korrigerade returerna. Tyvärr översteg kostnaden för böterna och räntan under många månader den faktiska omsättningsskatten. Samtidigt som implementeringen fixades identifierades och implementerades andra förbättringsmöjligheter. Kunden kan nu bättre rapportera lönsamhet i realtid per produktlinje genom sitt redovisningssystem. Den har också använt detta för att göra justeringar av sin produktmix med betydande besparingar för verksamheten.
Trots det fungerade projektet som ett bra exempel på de potentiella problemen relaterade till fintech. Även ett adekvat anslutet IT-baserat ekonomisystem kommer att kräva en regelbunden granskning av data och kontoavstämningar. Dessa aktiviteter kräver inte bara en god förståelse för bokföring utan också en förmåga att tillgodogöra sig operativa data i de finansiella dokumenten.
Med transaktioner som är korrekt redovisade kan ett företag börja rapportera om verksamhetens aktivitet. Den viktigaste skillnaden här är att rapporterna börjar ta formen av affärslinjer (t.ex. försäljningsavdelningens intäkter och kostnader) eller specifika affärsuppgifter (t.ex. kundservice), i motsats till att bara rapportera verksamhetens transaktioner (t.ex. , intäkter).
Återigen har fintech gjort det så att omfattande rapportering är mer prisvärd och robust än någonsin tidigare. Handelshögskolor har utvecklats under de senaste åren för att säkerställa att akademiker har en stark förståelse för fintech och dess otaliga tillämpningar. Dedikerade kurser har till och med dykt upp.
Med detta sagt är det viktigt att veta hur rapporterna kommer att användas innan ett rapporteringssystem införs. Även om noggrannhet alltid är ett krav, behöver rapportering för interna ändamål inte samma tillvägagångssätt och granskningsnivå som rapportering som används för externa ändamål. Beroende på hur aktiviteten fångades kan rapporterna presenteras på ett antal sätt men alltid med varningen:"Skräp in =Skräp ut."
Huvudsyftet är att kommunicera transaktionsinformation på lämplig nivå för publiken i fråga. Om detta kan utföras av bokföraren och/eller revisorn är deras jobb gjort. Om inte, kommer företaget att behöva ha någon som korrekt kan omvandla bokföringsinformationen till meningsfull kommunikation.
Ett vanligt problem som jag ser med företag i tidigare skeden är att de använder olika system som källor för sin rapportering, och som ett resultat är de aldrig riktigt säkra på om de har fångat data ordentligt i sina rapporter.Att inte ha en enda datakälla leder till att antingen fångas upp mindre än 100 procent av det som var tänkt eller, i vissa fall, dubbelarbete och mer än 100 procent av aktiviteten rapporteras. Framgångsrik rapportering måste vara grundlig, korrekt och fullständig, särskilt eftersom dessa företag i tidiga skeden förbereder sig för att samla in finansiering från Serie A.
Det är vanligtvis i detta skede i behovshierarkin som en CFO börjar bli mer relevant. När allt kommer omkring, att ta register över transaktioner och skära och skära dem för att börja tillfredsställa och vägleda verksamhetens vardag innebär djupare kunskap och bedömning. Ett vanligt alternativ här är dock att söka deltidshjälp från en extern CFO. Enligt min erfarenhet är det oftast när jag engagerar mig i verksamheten. Det är också där jag tycker att jag kan börja tillföra mest värde.
Rapporter i sig är inte slutmålet. De är tänkta att vara ett sätt att förstå affärsverksamhet. Till exempel räcker det inte att veta att den slutliga kassapositionen för perioden ändrades med ett visst belopp om du inte kan identifiera vilka aktiviteter som drev förändringen.
Tidigare i min karriär arbetade jag med en kund som inte förstod att det att vara en säsongsbetonad verksamhet orsakade stora fluktuationer i rörelsekapitalbehovet eftersom kundfordringar och lagerpositioner växte under högsäsong. Deras bokhållare försåg dem med kassabalansrapporter men utan förklaring. Jag arbetade med dem för att identifiera mätvärden, såsom lageromsättning och utestående försäljningsdagar som de kunde spåra för att ge en bättre återspegling av hur verksamheten gick och för att också hjälpa till att förutsäga framtida kassapositioner.
Som nämnts tjänar rapporter skapade för externt bruk ett annat syfte än förvaltningsrapporter, som skapas för internt bruk. Om de skapades för internt bruk är de det sätt på vilket företaget lär sig om sina aktiviteter och avslöjar möjligheter som kan åtgärdas.
En verksamhet är mer sannolikt att frodas när rapporter genereras av en person som är skicklig på att analysera och tolka de finansiella data som finns i rapporterna. Den här personen kan identifiera när standardrapporter behöver mer information och kan skapa ad hoc-analyser när det är vettigt. Att veta när man ska ta nästa steg och hur man ska gå till väga kommer bara med erfarenhet.
I synnerhet har företag som upplever snabba förändringar inte råd att hoppa över att tolka informationen i de finansiella rapporterna. I själva verket borde de starkt förlita sig på dessa (och på saker som instrumentpaneler för nyckeltal) för att hjälpa dem att navigera. Men att skapa meningsfulla instrumentpaneler är inte så enkelt som det låter. Det kräver att man förstår vilka faktorer som driver verksamheten och vilka signaler de sänder. Vissa nyckeltal kan vara rent finansiella medan andra kan vara en blandning av operativa och finansiella data. En erfaren finansledare kommer att veta hur man samlar ihop denna kritiska information eller styr andra att göra det.
Med en korrekt registrering av historisk aktivitet och analys av de faktorer som påverkade framgångar och brister, kan ett företag använda den insamlade informationen för att utveckla finansiella prognoser. Som klichén lyder:"Du kan inte veta vart du är på väg förrän du vet var du har varit."
Processen att skapa en prognos liknar inte stegen för att registrera redovisningsaktiviteter och kräver en annan uppsättning verktyg och färdigheter.
Företag med snabbt föränderliga affärsmodeller drar mest nytta av regelbundna prognoser och återigen bör de inte hoppa över detta steg. Ju snabbare verksamheten förändras, desto större risk är det att inte planera, och desto större behov av frekventa uppdateringar om framstegen mot planen.En prognos skulle helst vara en rullande prognos och bör alltid projicera 12 månader ut vid varje given tidpunkt. Detta gäller särskilt för säsongsbetonade företag. Prognosen bör inkludera tre finansiella rapporter:vinst och förlust, investeringar och kassaflöden. Ledarskapet kan sedan samarbeta med resten av verksamheten för att säkerställa att verksamheten har tillräckliga resurser för att möta sina målbaserade behov. Ekonomiteamet försöker skala affärsresurser för att uppfylla planen med varken mer eller mindre än vad som behövs så att möjligheter och/eller resurser inte slösas bort.
Företag som befinner sig på denna nivå av behovshierarkin kommer nästan säkert att behöva en CFO. Som nämnts ovan kan det räcka med en deltidsanställd CFO, men det skulle behöva finnas en nära arbetsrelation och samarbete med ledningen för att uppnå meningsfulla och förhoppningsvis korrekta finansiella prognoser.
Företag som strävar efter att ständigt växa och förbättra kommer att söka det mesta från sin ekonomiledningsgrupp. Den ultimata leveransen av ekonomiledningsteamet är strategisk partnering, där ekonomifunktionen samarbetar med andra delar av verksamheten och är en integrerad del av den strategiska planeringsprocessen. Detta kan bara uppnås när företaget förstår var det har varit och vart det är på väg.
Strategisk vision inkluderar långsiktiga prissättningsbeslut, scenarioanalys, internationell expansion, förvärvsbeslut samt många andra beslut på högre nivå. Strategiskt partnerskap resulterar i att nya gränser förs in i företagets långsiktiga finansiella mål.
En erfaren finansledare som kan samarbeta med verksamheten för att skapa en ekonomiskt hållbar strategi är ett måste på den här nivån.
I dagens affärsmiljö bevisar slimmade organisationer att med rätt finansiell disciplin kan företag uppnå betydande resultat med mycket färre resurser än vad som en gång var möjligt.
Som noterat av Christian Gheorghe, vd för Tidemark, "Till och med en medelnivå finansproffs kan flytta en organisations planering, budget och prognosprocesser bortom Excel-kalkylblad så att chefer har den data och analys som behövs för att förstå dessa "vad-om"-scenarier och använda prediktiv analys och prognoser.”
Genom att öka avkastningen från arbetskraft och finansiella resurser blir högväxande företag mer flexibla och bättre kunna reagera på förändrade affärsförhållanden. Även om FinTech har begränsningar, håller det på att bli en enorm möjliggörare. Det ger till exempel företaget möjligheten att ta till sig distansarbete, vilket gör att det kan behålla talang av högre kvalitet till en lägre kostnad för ersättning. Programvara som hanterar redovisning och ekonomi stöder bättre användningen av outsourcade delade servicecenter.
Samarbetsteknologi har gjort det lättare för företag att vänta med att anställa heltidsfinansieringsresurser samtidigt som de har tillgång till en världsomspännande pool av mycket begåvade individer. Företag kan nu engagera delade CFO:er och rådgivande styrelser och komma runt för att anställa en heltids CFO senare, samtidigt som de fortfarande uppfyller deras behov av mer sofistikerat ekonomiskt ledarskap.
Med det sagt, när konkreta milstolpar närmar sig är en erfaren finansledare, som kan skapa en ekonomiskt hållbar strategi, ett måste. Detta gäller särskilt när ett företag försöker växa snabbt genom en rad externa finansieringsronder. Medan rådgivare, VC:er och konsulter kan få ett företag genom investeringar i tidiga skeden, kan en för lång väntan leda till att finanschefen inte har tillräckligt med tid att lära sig verksamheten innan aktiviteten före börsintroduktionen börjar.
Att hitta rätt CFO, som är villig att gå med i satsningen, kan ta lite tid. Paul Holland från Foundation Capital sa att "Det är inte ovanligt att det tar flera månader att anställa en CFO av hög kvalitet. Den idealiska tidsramen för att göra den anställningen är 12 till 18 månader före börsintroduktionen.”
En annan utmaning för företag utan CFO i den här miljön är att hålla koll på regleringen. Som ett exempel kommer ASC 606, när den träder i kraft, kräva att företag med externa investerare rapporterar intäkter på ett annat sätt än vad de traditionellt kan ha gjort.
Sammanfattningsvis, även om anställning av en CFO inte behöver vara en högsta prioritet i de tidigare stadierna av ett företags livscykel, om verksamheten fortsätter att växa och dess ambitioner också ökar, krävs en CFO för att effektivt hantera verksamhetens växande behov.
Som precis undersökts är besluten om och när man ska anställa en nystartad CFO svåra, amorfa, beroende på variabler som bara startupens grundare och styrelse kan väga och bedöma. När beslutet väl har fattats har dock de flesta nybörjargrundare ofta svårt att navigera i processen. Specifikt, utan förkunskaper om krångligheterna i en CFO:s roll, ansvar och kvalifikationer, finner de flesta startupgrundare ofta att de känner sig genom mörkret, i månader i sträck.
Mitt första råd här är att välja/utse en rådgivande styrelsemedlem med djup erfarenhet inom denna arena. Specifikt, en individ som både är tillräckligt nära dig och din startup för att noggrant bedöma dess stadium och behov (både nuvarande och framåt), och en med erfarenheten att matcha de med lämpliga kvalifikationer, temperament och kompetens/riskprofil för en potentiell CFO. Att navigera ensam i den här processen för ofta leder till kostsamma misstag – särskilt med tanke på att bra ekonomichefer inte är billiga eller sämre, kan detta vara destruktivt i ett extremt negativt fall.
Utöver den direkta vägledningen från en rådgivare, är följande några nödvändiga kvalifikationer/förmågor härledda från min personliga erfarenhet som du bör lösa för när du bedömer din tillgängliga pool av CFO-kandidater:
Bortsett från kapacitet, nedan är ett antal andra (nyckel) överväganden som jag uppmuntrar varje startup-grundare att fråga när de bestämmer hur/när de ska bemanna hans/hennes ekonomifunktion:
I slutändan är tidpunkten för en given start om huruvida den ska anställa sin första heltidsekonomichef ett beslut som bara företagets grundare och styrelse kan fatta. Men som kortfattat reducerats av Ian Brooks, representerar utnämningen av ens första CFO ofta en strategisk, lednings- och operativ vändpunkt för företaget, vilket indikerar att det är redo för en djupare, mer sofistikerad och specialiserad nivå av ledning, strategisk planering och utförande .
När du påbörjar din process, kom ihåg att rätt nystartad CFO kommer att ha kapacitet att navigera mellan strategi och genomförande, tillföra strategisk riktning och passion till företaget, och även tillföra värde utöver hans/hennes specifika funktion eller roll när företaget skalar.
Lycka till med jakten.
Här är vad en finansiell rådgivare skulle fråga när han anlitar en rådgivare – och vad du också borde!
Förstå räntor – och varför du behöver bry dig
Budgetkalendern:Vad är det och behöver du en?
Vad är en finansiell coach? Och är det värt det att anställa en?
Varför du behöver en finansiell rådgivare
Vad är ett testamente och behöver du ett?
Vad är ett testamente och varför behöver jag ett?
Självförsäkring:Hur det fungerar och när du behöver det