• Om din kommunikationsstil matchar den potentiella finanschefen.
• Kandidatens branscherfarenhet (ju fler branscher desto bättre).
• Referenser.

För fyra år sedan startade Joe och Gary ett tryckeri i deras garage. Verksamheten tog fart och idag har de butik i industriparken och 27 anställda. Gary sköter produktionssidan, medan Joe sköter försäljning och ekonomi.

Så småningom har Joes dubbla roller vuxit utöver vad han kan hantera. Partnerna har beslutat att Joe ska gå in i försäljning på heltid och lägga ut det ekonomiska arbetet på entreprenad. Joe sätter sig vid datorn och trycker ut följande inlägg:

Lokalt tryckeri som söker en CFO på deltid för att hjälpa till med allt bokföring, inklusive men inte begränsat till:AR, AP, bankavstämningar, löner och rapportering av månadsslut/årsslut. Kommer även hjälpa till med offerter, samt HR-ledning och tillsyn över företagets förmånsprogram. Ideal kandidat kommer att ha erfarenhet av omsättningsskatt och upprättande av S Corp inkomstdeklarationer. Minst 5 års erfarenhet av QuickBooks krävs. Andra ad hoc-finansiella projekt, modellering etc. enligt önskemål från ägarna.

Ur Joes synvinkel beskriver detta inlägg perfekt vad företaget behöver. Och det gör det. Tyvärr är det han beskrev förmodligen inte den bästa lösningen för att möta dessa behov. Varje erfaren deltidsekonomichef kommer att känna igen varningsflaggorna och styra en mil bort.

Vad är det för fel på Joes inlägg och hur kan det modifieras för att göra företaget och den önskade CFO klar för framgång? Borde Joe och Gary överhuvudtaget överväga ett CFO-arrangemang på deltid? Finns det situationer där det inte är meningsfullt att anställa en finanschef på deltid?

Den här korta artikeln tittar på svaren på alla tre frågorna. Det är inte tänkt att vara en akademisk avhandling, utan snarare en praktisk guide baserad på nästan ett decenniums erfarenhet som frilansande CFO för privatägda företag.

När är det vettigt att anställa en deltidsekonomichef?

Konceptet med en interim CFO (eller utlokaliserad, eller deltid, eller kontrakt, eller fraktionerad CFO – vad du än vill kalla rollen) är solid, av flera skäl:

1. Väldigt få företag, särskilt små och medelstora företag, behöver magiskt nog 2 000 timmar av en CFO:s tid varje år. De kan ha sträckor där de behöver en hel dag eller veckas arbete, följt av längre perioder av ingenting. En CFO på deltid fyller det behovet bra.

2. Flexibilitet är bra. Det är en av anledningarna till att företag hyr utrustning och ingår kortsiktiga leasingavtal. I The Horton Groups vitbok med titeln Boosting Profitability with Flexible Overhead säger Dr. Thomas Schleifer "Företag bör allokera 15 till 25 procent av den totala omkostnaden som flexibel, vilket innebär att den kan läggas till eller subtraheras på en vecka eller mindre." Outsourcade CFO-tjänster passar den definitionen.

3. En del av CFO ger olika erfarenheter till varje engagemang. Det främsta jag hör när jag frågar kunder vad de uppskattar med sin deltidsekonomichef (jag) är detta:De gillar att jag är ansluten till flera företag och kan utnyttja den erfarenheten för att ge dem ett balanserat perspektiv.

Detta betyder inte att heltidsekonomichefer inte har ett brett perspektiv, men jag har märkt att det finns en tendens att bli lite industricentrerad eller till och med företagscentrerad över tid. Det är en av de främsta anledningarna till att jag valde att bli en frilansande CFO och jag misstänker att många av mina kollegor delar samma perspektiv.

4. Den årliga kostnaden för en CFO på deltid är i allmänhet mycket mindre än en heltidsanställd motsvarighet. Beroende på plats kommer en högutbildad CFO på heltid att köra mellan $100 000 till $200 000 på mellanmarknaden. Lägg till löneskatter, förmåner, obligatorisk utbildning och konferenser, kontorslokaler etc. så eskalerar all-in-kostnaden snart till mellan $125 000 och $250 000 årligen.

Även vid 250 USD per timme skulle en deltidsekonomichef som arbetar 20 timmar per månad resultera i en betydligt lägre årlig kostnad på 60 000 USD. Timtaxan är högre, men många av de viktigaste fördelarna med en heltidsekonomichef kan utvinnas genom ett deltidsarrangemang till en mycket lägre total årlig kostnad.

I en informativ artikel om outsourcing av CFO-tjänster, The Wall Street Journal angav kostnadsbesparingar som en av de främsta anledningarna till att anställa en finanschef på deltid.

5. Outsourcing ger tillgång till en nivå av talang som annars kanske inte skulle vara tillgänglig. Många mycket erfarna finanschefer skulle inte engagera sig heltid i en liten eller medelstor verksamhet, mest för att det inte skulle vara utmanande. De kan dock vara mycket glada över att ägna 25 timmar i månaden åt tillsyn och assistans på hög nivå.

Denna punkt har fått 10-faldig relevans med framväxten av avlägsna frilansplattformar, som Toptal. Idag kan ett litet tillverkningsföretag på landsbygden i Wisconsin få tillgång till en mycket effektiv CFO för tillverkning i Pittsburgh, med en knapptryckning. Det har verkligen förändrat hur företag bör se på CFO-funktionen.

Outsourcing gör det också möjligt att anställa specialister för varje behov. Till exempel kan en startup anställa en deltidsekonomichef för att utveckla en affärsplan, en annan expert för en pitch-deck och fundraising, och senare en annan specialist för att sätta upp sin ekonomifunktion och bokföringsprogram. Mycket få heltidsanställda CFO:er skulle vara bäst inom alla tre specialiteter.

6. En deltidsanställd CFO säkerställer att viktiga saker (som finansiell rapportering) faktiskt blir gjorda. Jag har skämtat med kunder om att ibland är mitt högsta värde helt enkelt att ge en deadline för dem att få sitt rutinmässiga ekonomiska arbete gjort. Utan den återkommande deadline upptäcker vissa kunder att ens kritisk månadsslutsrapportering helt enkelt inte händer. Detsamma gäller för månatliga ägarmöten och kassaflödesprognoser.

Tillbaka till frågan:När (eller under vilka omständigheter) är det vettigt att anställa en CFO på deltid? Alla företag är olika, men här är några vanliga egenskaper jag har lagt märke till hos företag som får störst nytta av ett CFO-arrangemang på deltid.

De har:

• Intäkter i intervallet 1 000 000 USD till 30 000 000 USD. Mycket större än så, och det behövs en CFO på heltid. Mycket mindre och det är inte kostnadseffektivt. Tänk på att detta är breda allmänningar. Ett komplext företag, eller en startup som söker finansiering, kan komma in i CFO-stadiet på heltid långt före $30 000 000. För en djupdykning om när det är vettigt för en tillväxtstartup att anställa en finanschef, se Scott Browns utmärkta artikel om det ämnet.
• 10-100 anställda eller entreprenörer. Samma kommentarer som punkt 1.
• Ett starkt bokförings- eller bokföringsteam för att hantera dagliga rutintransaktioner.
• En ledningsgrupp som är analytisk, värdesätter solid finansiell rapportering och försöker fatta beslut baserade på mätvärden snarare än magkänsla.

När är det inte meningsfullt att anställa en deltidsekonomichef?

Det är fullt möjligt för ett företag att vara i rätt storleksintervall och ha ett legitimt behov av CFO-tillsyn, men ändå inte vara en idealisk kandidat för ett distans- eller deltids CFO-arrangemang.

Här är några av dessa situationer:

1. Frihjuling ledningsgrupp som fattar beslut i farten och inte tänker på att nå ut efter CFO:s perspektiv om han/hon inte är med i teamet den dagen. Uppenbarligen är en deltidsekonomichef på deltid och kommer inte att vara närvarande vid varje stort beslut. CFO blir ett slöseri med pengar om ledningen ständigt går vidare med stora beslut utan att införliva värdet av CFO:s insikt.
2. Kultur där alla i företaget förväntas vara på kontoret och ägna hela dagar. I det här scenariot kommer en CFO som inte är med varje dag att kämpa för att passa in och påverka. Detta kan vara en stor sak även om ledningen är med på konceptet. De andra anställda kommer inte att uppskatta någon som kommer in klockan 8 och går vid middagstid, då de måste jobba från 7 till 5. Ett distansarrangemang mildrar detta problem, men mentaliteten kan göra arrangemanget svårt även då.
3. En ostrukturerad miljö där kaos är normen och försök att implementera finansiella system och kontroller ses snett. Vissa entreprenörer/ägare kommer helt enkelt aldrig att förstå varför de behöver godkännande från försäljningschefen innan de ger en stor försäljningsrabatt, eller varför det inte är klokt att ge en löneförhöjning till en anställd som går förbi HR och kommer direkt till dem. Ägare som alltid prutar framåt och gör vad de vill oavsett, kommer inte att fungera bra med en deltid CFO (eller en heltidsanställd, för den delen). När företagen mognar måste ledningsstrukturen också göra det.
4. Ägare som är stolta över sina redovisningsskickligheter och finansiella sinne. Denna punkt kan låta hård, men ägare med denna egenskap kommer att kämpa för att se värdet i en CFO, när de teoretiskt sett skulle kunna göra allt själva och kanske ännu bättre. Bäst för både ägaren och finanschefen att inte ens börja.

Ställa in arrangemanget för framgång

Om vi ​​går tillbaka till illustrationen av Joe och Gary, så tyder allt på att deras situation är mogen för en deltidsanställd CFO. Men baserat på deras inlägg skulle de flesta finanschefer inte attraheras. Vad är det för fel på inlägget?

1. Listan över bokföringsuppgifter indikerar bristande förståelse för CFO-rollen. Bokhållare hanterar i allmänhet A/R, A/P, löner etc. Även om en erfaren CFO kan njuta av vissa av dessa aktiviteter som ett avbrott från strategiska uppgifter, skulle det motsvara att betala en läkare för att ge dig en frisyr. Förmodligen inte den bästa användningen av sin tid eller dina pengar.
2. Fokuset på skatteförberedelser indikerar ett ledningsteam som fortfarande ser redovisning som skatteförberedande och som inte har fångat visionen om kraftfull ledningsredovisning som möjliggör robust tillväxt genom mycket exakt och informativ finansiell rapportering. Skatteförberedelser kan lätt läggas ut på skatterevisionsbyråer och i själva verket kommer en högutbildad skattespecialist sannolikt inte att vara den bästa kandidaten för en CFO-roll.
3. Fokusering på erfarenhet av särskilda programvarupaket ignorerar verkligheten att en kvalitetsekonomichef snabbt bör kunna komma igång i praktiskt taget vilken mjukvarumiljö som helst. Det är mycket bättre att anställa en bra CFO utan specifik mjukvaruerfarenhet än en medioker CFO som har erfarenhet av din mjukvara.
4. Arbetsbeskrivningen innehåller för många dagliga uppgifter. Det känns som att alla som kliver in i rollen kommer att drabbas av en oändlig ström av uppgifter som ingen annan har tid att ta itu med. Undvik detta för att göra ett deltidsarbete som CFO kostnadseffektivt och produktivt.

För bästa resultat bör Joe och Gary minska bokföringen, skatteförberedelserna och programvaruomnämningarna från inlägget och fokusera på strategiska punkter som en deltidsanställd CFO är bäst lämpad att hjälpa till med. Här är en omstart av det ursprungliga inlägget:

Snabbväxande tryckeriföretag som söker en deltids- CFO för att tillhandahålla finansiell tillsyn på hög nivå och samarbeta med ledningen kring strategiska punkter som prissättning, anläggningsutbyggnader och programvara för projektkostnad. Den idealiska kandidaten kommer att effektivisera företagets finansiella processer och verksamhet och hjälpa ägarna att sätta scenen för att gå till nästa nivå. CFO kommer att ansvara för att leda bokföraren som sköter den dagliga ekonomiverksamheten. Företaget använder för närvarande QuickBooks, men är öppet för att migrera till en mer robust plattform, på rekommendation av den nya CFO. En finansexpert som ser helheten men inte missar detaljerna kommer att trivas som en del av detta företag och ledningsgruppen.

Hitta den perfekta passformen

Att hitta en CFO på deltid som "passar" in i ditt företag är oerhört viktigt, men också svårt. Här är några frågor som jag skulle bry mig om om jag skulle anställa en deltidsekonomichef (den här listan förutsätter att du redan har täckt frågor om personlighet, integritet etc.):

• Hur kommunicerar du? Varje person och företag har sitt "sätt". Vissa använder e-post, andra meddelandekanaler som Slack, vissa behöver en riktig röst på ett telefonsamtal eller videokonferens. Om dina kommunikationsmetoder inte ansluter, kommer engagemanget att kämpa.
• Vad är din genomsnittliga handläggningstid för kommunikation? Detta är en fråga för både CFO och ägare. Det finns väldigt olika tillvägagångssätt. Vissa människor är "alltid live" och svarar klockan 22 på ett e-postmeddelande. Andra tycker att två dagars väntetid är helt acceptabelt.

• Vilka branscher har du arbetat i? Denna fråga är särskilt viktig för branscher med nischade redovisningsbehov. Till exempel är redovisning av tillverkning, byggverksamhet, konsumentutlåning/bankverksamhet, värdepappersföretag, etc. relativt komplex och kräver specialiserad erfarenhet.

  Även i branscher där redovisningen är enklare, som konsulttjänster, tekniktjänster, detaljhandel/grossist och e-handel, finns det fortfarande stor fördel med att hitta en CFO som kan "prata språket" och kan de grundläggande måtten och KPI:erna.

  Som en sidonotering skulle jag föredra en CFO som har arbetat inom flera branscher. Det kan vara stor fördel att tillämpa koncept från en helt orelaterade bransch på ditt företag.

• Vilken specifik uppgift gillar du mest i CFO-rollen? Detta kommer att ge dig en snabb känsla för var CFO:s hjärta är. Är det i månadsslutsrapportering, ekonomiska prognoser, insamlingar eller strategisk planering med ledarteamet? Se hur det stämmer överens med vad du behöver.
• Hur mycket tid har du på dig att ägna dig åt oss? Frilansare, som företagare, kan göra sig skyldiga till att ta på sig för mycket. Se till att CFO har den aktuella bandbredden för att göra det du behöver göra.
• Kan du ge en referens eller två? Jag tycker inte om att ge referenser, och jag tycker att väldigt få entreprenörer följer upp kontakten även när jag ger dem. Men vilket bättre sätt att verkligen ta reda på opartisk information om en kandidat?

Att anställa en CFO på deltid kan vara ett skrämmande steg, men om det görs rätt kan det vara biljetten till nästa nivå. Ta dig tid att hitta någon som passar ditt företag. Börja med ett specifikt projekt som en omstart av kontoplanen, kassaflödesprognoser eller finansiell modell. Vänta med att lösa pågående arbete tills efter det första projektet. Det ger alla parter en chans att växa in i arrangemanget och ger en ömsesidig opt-out-punkt.

Till skillnad från en heltidsanställning är risken med en utlagd CFO ganska minimal. Om det inte fungerar avslutar du förlovningen. Mer troligt är det dock att du kommer att se tillbaka efter sex månaders framgång och undra hur du någonsin klarat dig tidigare.