Europeiska unionen (EU) består av 28 medlemsländer som omfattar 500 miljoner konsumenter. Ekonomin är värd 14 biljoner euro (15,5 biljoner dollar), 24 miljoner företag verkar inom den och det finns 300 miljoner onlineshoppare. Det är en enorm marknadsplats som erbjuder enorma möjligheter för företag utanför EU att sälja sina produkter och tjänster.
Men vad är EU egentligen och vem är med i det? Vad är skillnaden mellan EU, den inre marknaden och tullunionen? Vilka är skatte- och tullkonsekvenserna av att importera produkter till EU? Vilka är de lämpliga juridiska strukturerna att ta hänsyn till när man beslutar om man ska göra affärer i EU? Och, viktigast av allt, hur servar du denna marknad på ett sätt som balanserar kundservice, kostnad och komplexitet?
Under min 30-åriga karriär har jag varit finanschef för multinationella företag som verkar på hela den europeiska marknaden och bott i Storbritannien, Belgien, Tyskland och Ungern. Under min tid hos GE, som företagskontrollant för Europa, hade jag ansvaret för alla lagstadgade och inkomstskatter och momsdeklarationer över hela Europa. Detta innebar att säkerställa att nästan 2 000 lagstadgade deklarationer och inkomstdeklarationer och mer än 10 000 momsdeklarationer följs. Även för ett företag av GEs storlek var det en ständig kamp för att se till att den interna ekonomin och externa revisionsresurserna var anpassade för att säkerställa överensstämmelse med ansökningar, och undantagslöst var vissa returer försenade.
Det finns några vanliga missförstånd och huvudvärk som företag måste vara medvetna om, för vilka jag kommer att ordinera de lösningar som jag har funnit mest användbara.
EU är en ekonomisk och politisk union mellan 28 länder (se kartan nedan) som tillsammans täcker stora delar av kontinenten. Föregångaren till EU var Europeiska ekonomiska gemenskapen (EEG), som skapades 1958, fokuserade på att öka det ekonomiska samarbetet mellan sex länder:Belgien, Tyskland, Frankrike, Italien, Luxemburg och Nederländerna.
Sedan dess har ytterligare 22 nationer anslutit sig (även om Storbritannien för närvarande är involverat i en långvarig process för att lämna, som jag kommer att ta upp senare). 1999 lanserades en gemensam europeisk valuta, euron, och den används för närvarande av 19 av de 28 länderna.
EU har makten att stifta sina egna lagar, och det finns fördrag mellan medlemmar som lovar gemensamma åtgärder inom områden som mänskliga rättigheter, jordbruk, miljö och utrikes- och säkerhetspolitik.
EU:s främsta ekonomiska motor är dock den inre marknaden.
Inte riktigt – du kan vara på EU:s inre marknad men inte EU. De 28 EU-länderna - plus Norge, Island och Liechtenstein - är en del av den inre marknaden, även känd som Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Regler för den inre marknaden kräver fri rörlighet från ett medlemsland till ett annat av varor, människor, tjänster och kapital (de så kallade "fyra friheterna").
Dessa regler har två former. Först tar de bort handelshinder. För det andra harmoniserar de, eller förenar, nationella regler på EU-nivå. Dessa tar formen av minimistandarder för saker som förpackning, säkerhet och standarder.
Medlemskap i den inre marknaden innebär normalt också att man gör årliga betalningar till EU:s budget och accepterar EG-domstolens jurisdiktion.
En tullunion innebär att de inblandade länderna tillämpar samma tullar på varor som importeras till deras territorium från resten av världen och inte tillämpar några tullar internt. För EU innebär det att det inte finns några tullar som ska betalas när varor transporteras från ett medlemsland till ett annat. För import från resten av världen tar alla medlemmar i tullunionen ut samma uppsättning tariffer – känd som en gemensam extern tariff. EU har till exempel en gemensam tull på 10 % på bilar som importeras till det.
När varor har tullklarerats i ett land kan de skickas till andra i unionen utan att ytterligare tullar införs.
Alla EU-medlemmar är med i tullunionen. Turkiet är också medlem i tullunionen (men inte den inre marknaden), och omvänt är Norge, Lichtenstein och Island inte medlemmar i tullunionen (trots att de är en del av den inre marknaden).
Om ett land inte har något avtal med EU gäller tullar. Om ett land har ett frihandelsavtal med EU kan tullarna sänkas eller tas bort.
Efter att ha vunnit det brittiska valet den 12 december 2019 har det konservativa partiet förbundit sig att lämna EU senast den 31 januari 2020 – även om det i praktiken är då en övergångsperiod börjar under vilken tid Storbritannien och EU kommer att förhandla om sina framtida relationer . Denna övergångsperiod varar till slutet av december 2020, och fram till dess kommer Storbritannien att fortsätta handla med EU på samma sätt som det gör nu, följa EU:s regler och betala till EU:s budget. Även om det finns många punkter att förhandla om, är det som är säkert känt att Storbritannien kommer att lämna EU, tullunionen och den inre marknaden.
Den nuvarande politiska förklaringen som enades om redan i oktober 2019 säger att båda sidor kommer att arbeta för ett frihandelsavtal (FTA), och ett möte på hög nivå kommer att hållas i juni 2020 för att se hur det arbetet går. Texten innehåller också ett stycke om det så kallade "level playing field" - i vilken grad Storbritannien kommer att gå med på att hålla sig nära EU:s regler i framtiden. Den säger att båda sidor kommer att hålla samma höga standarder för statligt stöd, konkurrens, sociala och sysselsättningsstandarder, miljö, klimatförändringar och "relevanta skattefrågor."
Dessa är politiska förklaringar och inte juridiskt bindande, så det finns mycket arbete att göra mellan nu och slutet av 2020.
Efter att ha fastställt att import av varor från USA (eller någon annanstans) till EU innebär efterlevnad av tullunionens regler, vilka är de lagstadgade kraven som måste följas?
Momsen beräknas på det "beskattningsbara beloppet", som inkluderar produktens värde plus importtullar plus eventuella andra utgifter fram till destinationsorten.
Efter att ha konstaterat att EU är en attraktiv marknad för din produkt, vilket är det bästa sättet att komma åt marknaden? Det kommer till viss del att bero på vad den viktigaste faktorn för exportören är:maximera kundnöjdheten genom korta leveranstider och ett brett produktsortiment, hålla kostnaderna låga för att hålla försäljningspriserna låga, minimera den administrativa bördan och rapportering krav, eller en kombination av alla dessa. Jag ska titta på några av de olika alternativen nedan.
Den i särklass enklaste metoden för leverantören är att sälja direkt till kunden. Detta överför dock den administrativa bördan av import till kunden. Dessutom kommer tull och importmoms att behöva betalas av kunden, vilket höjer det annonserade försäljningspriset avsevärt och ger inte nödvändigtvis den bästa kundupplevelsen.
Om produkten är unik med stark kundefterfrågan kan kunden vara villig att stå ut med den extra komplexiteten, men det kan sätta leverantören i en konkurrensnackdel. Amazon, till exempel, ger kunderna möjlighet att betala tull och moms vid köptillfället, och Amazon gör resten.
För att ge en bättre kundupplevelse kan leverantören registrera sig för moms i vart och ett av EU-länderna. Om du är momsregistrerad ska du redovisa momsen. Du debiterar kunden momsen när de köper varorna av dig så det inte blir några obehagliga överraskningar för dem vid leverans. Detta betalas över till skattemyndigheten på momsdeklarationen. Den debiterade importmomsen återbetalas till dig via momsdeklarationen.
När du väl har registrerat dig måste du lämna in momsdeklarationer till skattemyndigheten på språket, med den frekvens och den deadline som är specifik för det landet. Andra rapporteringskrav som Intrastat-deklarationer och EG-försäljningslistor, som övervakar försäljningen mellan olika EU-länder, kan också behöva lämnas in. Tidigare skulle dessa rapporteringsskyldigheter ha gjort det nödvändigt att anställa experter i varje land, men nuförtiden erbjuder företag som SimplyVAT och Taxually en one-stop-shop-tjänst i hela EU.
Att sälja direkt till kunder i EU kan naturligtvis vara ett billigt alternativ för leverantören. Försäljningstillväxten kan dock bli långsam. Även om det finns en inre marknad finns det marknadsföringsutmaningar på grund av de många olika språk som talas och de kulturella nyanserna inom EU.
Agenter och distributörer erbjuder ett relativt lågrisk, kostnadseffektivt sätt att expandera till nya marknader, såsom EU, eftersom de kan vara ett ömsesidigt fördelaktigt sätt att lägga ut delar av ett företags kommersiella funktion på underleverantörer. De erbjuder en specialiserad kunskap om lokala marknader, och nya försäljnings- och marknadsföringskanaler kan utnyttjas utan de kostnader och svårigheter som är förknippade med att starta ett nytt försäljningskontor eller utomlands.
Ofta är termen agent och distributör används omväxlande, även om det finns distinkta juridiska skillnader mellan de två arrangemangen. Båda strukturerna kan vara "ensam", "exklusiv" eller "icke-exklusiv".
En viktig fördel med distributionsmodellen är att leverantören överför en betydande grad av risk till distributören, som är ansvarig för kundskulder och kontraktuella skulder till dessa kunder. Leverantören handlar bara med distributören och inte slutkunderna, vilket innebär att administrativa kostnader minskar och behovet av att ha ett etablerat verksamhetsställe inom distributörens territorium tas bort.
I ett distributionsarrangemang kommer emellertid leverantören att ha betydligt mindre kontroll över en distributörs verksamhet (som till och med kan ha andra motstridiga åtaganden) än över en agents. Det finns ingen direkt relation till kunden och leverantören. Kreditrisken i ett visst territorium kommer att vara koncentrerad till kanske bara en distributör, snarare än till flera kunder. Dessutom finns det potentiella konkurrensrättsliga konsekvenser av vissa distributionsavtal, som är mindre problem i ett agenturförhållande.
Agenturmodellen är särskilt fördelaktig där leverantören vill behålla en högre grad av kontroll över produktförsäljningen, vilket gör det möjligt för leverantören att fastställa försäljningspriser, vilket vanligtvis är olagligt i ett distributionsarrangemang, och behålla närmare kontroll över varumärkets image. Leverantören kan odla direkta relationer med kunder, särskilt viktiga när produkterna levereras på skräddarsydd basis eller där specialiserade eftermarknadstjänster krävs.
Vanligtvis är provisionen som betalas till en agent lägre än den marginal som en distributör kommer att tjäna (eftersom distributören tar en större ekonomisk risk och investerar i mer operativa resurser). Att utse en agent kommer därför, generellt sett, troligen att kosta verksamheten mindre än en distributör.
En viktig nackdel med ett agenturarrangemang är dock att agenten kan ha lagstadgad rätt till en engångsbetalning vid uppsägning av ett agentavtal. Detta uppstår i många länder – inklusive Storbritannien enligt förordningarna om kommersiella agenter (rådets direktiv) 1993 – och i större delen av EU, även om avtalet sägs upp lagligt. Det finns komplexa bestämmelser för "skadeersättning" eller "kompensation" i detta sammanhang.
När exporten till EU når en viss nivå, varumärket är väletablerat, och det finns ett behov av att sätta fysiska tillgångar på marken lokalt för att stödja ytterligare tillväxt, kan det bli nödvändigt att överväga att öppna upp en juridisk person i ett land.
För det första, vad är den största skillnaden mellan en europeisk filial och ett europeiskt dotterbolag?
En filial är en mer självständig enhet som bedriver verksamhet i eget namn men som fortfarande agerar på uppdrag av moderbolaget. En filial är inte juridiskt skild från det utländska moderbolaget och är därför också föremål för lokala lagar som styr det utländska moderbolaget. Trots att filialen inte är självständig bedriver den verksamhet självständigt och måste därför vara registrerad i handelsregistret i det land den är bosatt i.
Ett dotterbolag är en inkorporerad enhet skapad i värdlandet i EU i enlighet med en av de nationella affärsjuridiska formerna. Kapitalet i dotterbolaget ägs antingen helt av det utländska moderbolaget (vilket gör det till ett enda medlemsföretag som är erkänt i alla EU-länder) eller kontrolleras av ett företag i samarbete med lokala minoritetspartners (därför gör det till ett gemensamt dotterbolag). Beroende på den valda juridiska strukturen för dotterbolaget måste relevanta lagbestämmelser iakttas, såsom registrering i handelsregistret, regler om minimikapital och företagsregistrering. Dotterbolaget är den mer populära strukturen att införliva i Europa. Det är mycket lättare att bedriva verksamhet genom en oberoende juridisk person, och ett dotterbolag eller ett aktiebolag ger vanligtvis ett företag mer trovärdighet hos tredje parter som banker, tjänsteleverantörer och partners.
En filial är lättare att avveckla om experimentet visar sig misslyckas, eftersom den automatiskt stängs när handeln med filialen upphör. Stängning av ett dotterbolag kräver däremot ett formellt förfarande (avveckling, strykning eller utnämning av en likvidator).
En utländsk förälder kanske föredrar ett dotterbolags relativa anonymitet. Till exempel, i Storbritannien, är en filial skyldig att lämna in bokslutet för det utländska moderbolaget till Companies House. Om moderbolaget inte redan är skyldigt att upprätta och avslöja finansiella rapporter, måste det upprätta räkenskaper för inlämnande till Companies House. Däremot är ett brittiskt dotterbolag endast skyldigt att lämna in sina egna finansiella rapporter.
Men i slutändan kommer valet mellan en filial och ett dotterbolag att bero på moderbolagets ställning. Regulatoriska krav kan föreskriva att en filial används – till exempel kräver vissa finansiella aktiviteter en miniminivå av kapital, som är lättare att upprätthålla där moderbolagets kapital beaktas, istället för att behöva kapitalisera ett dotterbolag på ett adekvat sätt.
Kraven för att etablera ett dotterbolag eller en filial varierar beroende på land. EU uppmuntrar alla länder att uppfylla vissa mål för att hjälpa till att starta nya företag, inklusive:etablering på högst tre arbetsdagar, kostar mindre än 100 euro, slutföra alla förfaranden genom ett enda administrativt organ och fullgöra alla registreringsformaliteter online .
När man överväger det bästa alternativet för att sälja till EU är det tydligt att företag kommer att vilja säkerställa den bästa upplevelsen för sina kunder, men de måste också överväga de lagstadgade och administrativa bördorna som de väljer.