En interimsekonomichef kan hjälpa ett företag att fylla tomrummet efter att en heltidsanställd ekonomichef slutar, hjälpa till att förbereda en händelse som en sammanslagning eller helt enkelt hjälpa till när företaget gör nödvändiga förändringar i sina ekonomifunktioner.

Interimsroller varar dock vanligtvis sex till åtta månader, så det finns en begränsad tid att slutföra det jobb som företaget har lagt fram, vilket innebär att interimsekonomichefer kommer att vilja sätta igång för att se till att de förbereder sig för framgång. De första 30 dagarna för den interimistiska CFO är avgörande för att sätta en bra långsiktig strategi för företaget.

Vad gör en interim CFO?

Historiskt har ekonomifunktionen hanterat böcker och register, finansiell rapportering och lagstadgad efterlevnad, men dagens CFO måste kunna ta finansiell data och använda den för att påverka operativt beslutsfattande och strategi.

Toptal finansexpert Paul Ainsworth noterade att några av de färdigheter som behövs för dagens CFO, oavsett om det är heltid, deltid eller interim, inkluderar ledarskap och kommunikationsförmåga, en stark förståelse för företagets affärsmodell och bransch för att förstå och hantera risker och stödja strategiutveckling och hjälpa till att möjliggöra dess genomförande.

Hur man förbereder sig för den första dagen

Att genomföra din due diligence är avgörande för att förbereda dig för en tillfällig ekonomichef och förstå situationen du hamnar i.

Toptals finansexpert Patrick Boyce sa före sin första dag att en tillfällig finanschef borde känna till ekonomiteamet, känna till projektet och veta inom vilken tidsram jobbet måste slutföras.

Boyce föreslog att man skulle titta på konkurrenternas prisstrategi.

"Gör standard due diligence som någon som skulle hoppa in i företaget. Du vill veta vilken situation du hamnar i, vad du förväntas göra, vilka dina teammedlemmar är och vilka system de redan har på plats för att du ska kunna göra jobbet, säger Boyce.

Det viktigaste är att lära känna ekonomiteamet, tillade Boyce, eftersom en tillfällig CFO inte kan slutföra ett jobb utan teamets stöd.

"Utan fokus på människorna i framkant, oavsett hur bra du är med siffrorna, kommer det att vara väldigt svårt för dig att lyckas i den här rollen. Jag tror att förståelse för det är nyckeln till din framgång som interim CFO, säger Boyce.

Ainsworth noterade att, till skillnad från en permanent CFO-position, finns det ingen "inställningsfas" med en tillfällig, interimistisk roll, vilket är anledningen till att förberedelserna är så viktiga. När den interimistiska finanschefen kommer in måste den förstå verksamheten, de viktigaste intressenterna och all annan information som kan läras innan startdatumet.

I många fall kommer den interimistiska CFO in som ett stopp mellan den tidigare CFO och en ny CFO. Detta kan påverka dynamiken mellan den interimistiska personen och finansteamet, sa Ainsworth.

"Man hittar inte efterfrågan på interimsekonomichefer när allt är rosa i trädgården. Så du måste förstå vad du går in i och vad du kommer att behöva åstadkomma, och du måste få resten av ekonomiteamet och ledningen på din sida, säger Ainsworth.

Och eftersom den första dagen sannolikt kommer att bli ganska hektisk, föreslog Toptals finansexpert Scott Hoover att man skulle göra så mycket innan den faktiska första dagen som möjligt, från att ha virtuella möten med ekonomiteammedlemmar till att slutföra onboarding-uppgifter.

"Du vill köra igång på din första dag. Du vill inte arbeta med IT för att ställa in din åtkomst till allt eller ha möten bara för att presentera dig för alla”, sa Hoover.

En typisk första dag för en tillfällig vd

Så vad gör en tillfällig CFO på sin första dag?

Huvudfokus bör ligga på människor. För Boyce rekommenderar han att gå igenom företagets organisationsschema för att ta reda på vilka de viktigaste beslutsfattarna i företaget är, och de personer i företaget som kommer att påverka vad den interimistiska CFO kommer att göra och vilka de ska samarbeta med.

Den interimistiska CFO bör också ta sig tid att bättre känna till ekonomiteamet och andra nyckelintressenter i verksamheten.

"Vilka personligheter har personerna i ditt ekonomiteam och dina direktrapporteringar? Hur kommer din relation att se ut med andra nyckelintressenter på företaget? Det här är viktiga saker att förstå och du bör spendera mycket tid på din första dag med att fokusera på människorna”, sa Ainsworth.

Hoover höll med om att människor bör vara i fokus och en interimistisk CFO kommer att vilja ägna tid den första dagen för att upprätta en rapport med ledningsgruppen, definitivt VD:n och alla som är nyckeln till verksamheten, försäljningen och redovisningsteamet.

Hoover varnade dock för att en interimistisk finanschef kan ses som ett hot, så det är absolut nödvändigt att lägga ner mycket tid på att försöka vinna folks förtroende så att de följer din ledning.

Dessutom sa Ainsworth att en interimistisk CFO:s första dag också bör fokusera på att klargöra vad som är resultat och vad prioriteringarna är för positionen.

Hantera din tid

Medan varje företags CFO-ansvar varierar beroende på bransch och roll, inkluderar en ekonomichefs dagliga ansvar vanligtvis att bygga finansiella modeller, analysera och förbereda finansiella rapporter och stämma av intäkter och kostnader.

Bortsett från de typiska ansvarsområden, sa Ainsworth att han skulle spendera minst 30 % till 35 % av sin tid på folkrelaterade frågor med teamet.

"Om du kommer för ett korttidsuppdrag kan du inte vara en individuell bidragsgivare. Du kommer inte att få gjort det som förväntas av dig om du inte har laget bakom dig. Så jag tror att det är en mycket viktig del av din dag att spendera kvalitetstid med ditt team och jag skulle föreslå att du ägnar mycket tid åt det.”

Resten av din tid bör ägnas åt att fokusera på prioriteringar av saker som måste slutföras medan du är med företaget. Interimsekonomichefer behöver också filtrera bort "buller" från andra i företaget som kanske vill ha något gjort. Om det inte är en prioriterad uppgift bör den skjutas upp, sa Ainsworth.

Utvärdering av ekonomiteamet

Eftersom en tillfällig tjänst är tidsbegränsad är det viktigt att lära känna ekonomiteamet och veta vad deras kapacitet är.

Det första steget är helt enkelt att vara öppen och transparent med teamet om vad deras bekymmer är, vad du försöker åstadkomma och hur ni alla kan arbeta tillsammans.

Hoover sa att han inleder konversationer med att ställa frågor om problem som företaget och individerna står inför. En interimistisk CFO bör undersöka hur detaljorienterat teamet är för att förstå hur mycket stöd du kan förvänta dig. Boyce gör en muntlig bedömning där han ställer grundläggande frågor, som hur intäkterna såg ut förra året och hur mycket eget kapital som har lagts in i verksamheten.

"Oftare än inte får jag ett tomt ansikte och det låter mig veta att jag måste göra mer arbete för att få dem att ta reda på vilka mätvärden som kommer att driva värde framåt. Jag vill bland teamet utveckla en grundläggande förståelse för den hävstång vi kan dra för att flytta företaget i den riktning som vi vill röra oss i.”

Kommunikation

Kommunikation är nyckeln för att hjälpa en interimistisk CFO att passa in i ett företag och etablera goda arbetsrelationer.

Enligt Boyce kommer din framgång att avgöras av hur väl du kommunicerar i hela organisationen och hur mycket inflytande du kan utöva. Han sa att det enda sättet du kan påverka är om du kan kommunicera på den stil och det sätt som de människor du försöker påverka föredrar.

Ainsworth sa att det viktigaste är att följa upp för att se till att folk förstår vad du frågar efter.

När du arbetar som tillfällig CFO är det bästa du kan göra att förklara att du är där för att hjälpa företaget att förstå dess ekonomi, vad som går fel, vilka trender är och föreslå förbättringar, tillade Ainsworth.

Hoover sa att han kommunicerar med alla upp och ner i kedjan och att han inte är rädd för att be om hjälp.

”Ju mer du kan ha öppna dörrar och prata med människor och vinna deras förtroende, desto bättre. Och om

särskilt om du inte är där hela tiden, be om hjälp i förväg, antingen via e-post eller telefon eller innan du åker. Duka bordet så att de kan hjälpa dig. De flesta reagerar bra på det”, föreslog Hoover.

Göra ändringar

Boyce sa i sina interimistiska åtaganden att han frågar företag om hans förmåga att göra förändringar, eftersom det är något han vill kunna göra.

"Jag tror att det här är nyckeln eftersom du vanligtvis tas in för att det finns ett problem. så det är viktigt att kunna operera och göra de ändringar som behövs.”

En interimistisk CFO kanske inte har befogenhet att göra ändringar. I sådana fall är det fortfarande en bra idé att ta upp frågor som kan kräva förändringar i uppmärksamheten till VD så snart som möjligt.

Hantera motstånd

Beroende på omständigheterna som ledde till att en interimistisk CFO gick med i organisationen, kan det finnas en viss förbittring och motstånd från andra i företaget.

Ainsworth sa att det bästa tillvägagångssättet helt enkelt är att prata med individen för att förstå deras oro och försöka utveckla en stark arbetsrelation som gynnar er båda.

Hoover sa att en tillfällig finanschef borde förutse en viss grad av motstånd.

– Motståndet från redovisningsavdelningen är par i kursen i många situationer. Hur du hanterar det motståndet handlar verkligen om att förtjäna dessa individers förtroende för att bygga bättre arbetsrelationer.

Arbeta på distans

Att arbeta på distans kan skilja sig mycket från att arbeta på ett kontor och interagera med människor ansikte mot ansikte. Så för tillfälliga CFO:er på distans som inte har några personliga relationer och bara är med företaget under en begränsad tidsperiod, är kommunikation avgörande.

Att arbeta på distans kräver enligt Ainsworth tydligare och mer proaktiv kommunikation.

"Saker kan gå vilse i översättning via e-post eller telefonsamtal. Och när du är ansikte mot ansikte på kontoret är det lättare för dig att förstå teamdynamiken som finns så att du kan hantera dem. Så jag tror att det kommer tillbaka till att du måste vara mycket tydligare i dina meddelanden och det kräver ofta uppföljning.”

Hoover höll med om att arbeta på distans skiljer sig påfallande från en kontorsmiljö när det gäller relationer och förtroende.

"Du måste kunna projicera en personlig anda och en självsäker natur över en video. Du måste kunna vinna förtroende genom opersonliga medel, som video eller e-post, där du kanske inte framstår som pålitlig. Det handlar verkligen om att hitta skäl att kommunicera mer, följa upp och upprätthålla relationer och bevara lugnet.”

Planering för övergången

När jobbet går mot sitt slut kommer en interimistisk CFO att behöva fundera över hur man bäst förbereder företaget för sin avgång.

Hoover sa att förberedelserna för övergångsdokumentationen är nyckeln.

"Det är viktigt att dokumentera allt du gör, särskilt dina ekonomiska processer. Organisera ekonomifunktionen så att nästa CFO som kommer in kan plocka upp processerna direkt och fortsätta det program du upprättade, om det fungerar”, föreslog Hoover.

Slutligen sa Ainsowrth att lämna en bedömning av finansteamet och andra nyckelintressenter som beskriver deras styrkor och svagheter, och att notera eventuella riskområden i ekonomin och vilka områden som nu kan vara så robusta som de borde vara.

Tiden är av essensen

För en tillfällig CFO är tiden avgörande. Prioritering, kommunikation och effektiv relationshantering är avgörande för framgång inom en så kort tidsram. Det är dessa färdigheter, mer än något annat, som gör det möjligt för den interimistiska finanschefen att rensa bort hindren från sin väg och fokusera på det som verkligen betyder något:att säkerställa att företaget är i god ekonomisk hälsa och redo för framtiden.