När du får inkomster som inte är föremål för källskatt, kommer personen eller organisationen som betalar dig vanligtvis att be dig fylla i ett W-9-formulär. Det här formuläret är en officiell begäran om ett skattebetalares identifikationsnummer - det vill säga ett personnummer eller ett arbetsgivarnummer. Det här formuläret används också för att deklarera om du är vad som kallas en befriad betalningsmottagare, någon som inte är föremål för "backup-innehållning".
För att förstå vad en undantagen betalningsmottagare är måste du först förstå reservinnehållning. Under vissa omständigheter måste betalare hålla inne ett visst belopp för skatter, känd som reservinnehållning, med de pengarna som ska betalas till IRS. Betalningar som kan bli föremål för reservinnehållning inkluderar räntor, utdelningar, patronatsutdelningar, royalties, hyra och ersättning till icke-anställda. Dessa betalningar kräver att ett 1099-formulär skickas till IRS och mottagaren. Reservförskottsinnehållning krävs dock endast när betalningsmottagaren inte ger betalaren sitt namn eller skattebetalarens identifikationsnummer; eller skattebetalarens ID-nummer på W-9 stämmer inte överens med IRS-uppgifter; eller om den skattskyldige inte redovisat alla räntor, utdelningar eller andra föremålsbetalningar på sin skattedeklaration; eller om skattebetalaren är skyldig federal inkomstskatt.
En undantagen betalningsmottagare är en betalningsmottagare som inte är föremål för reservinnehållning även när reservinnehållning normalt skulle krävas. Undantagna betalningsmottagare beskrivs i instruktionerna från IRS för att fylla i standard W-9-formuläret, vilket är det formulär som betalarna använder för att begära ditt skattebetalares identifikationsnummer. I allmänhet inkluderar undantagna betalningsmottagare statliga myndigheter, välgörenhetsorganisationer, finansiella institutioner, företag och truster. Individer, inklusive enskild firma, är i allmänhet inte befriade från reservinnehållning och är därför inte undantagna betalningsmottagare.
W-9 har en ruta för att kontrollera om du är en undantagen betalningsmottagare. Om du inte markerar den rutan, kommer betalaren att anta att du inte är befriad och kommer att hålla inne pengar för skatter om du hamnar i en av kategorierna där reservinnehållning krävs. Med andra ord anses alla betalningsmottagare inte vara undantagna såvida de inte specifikt gör anspråk på befrielse genom att markera rutan.
Regler för att betala statlig skatt kommer att variera beroende på bosättningsstaten. Betalningsmottagare bör kontrollera regeln för deras särskilda stat. Du kanske vill ta hjälp av en revisor eller skatteexpert för att avgöra om du är föremål för reservinnehållning och om du anses vara undantagen eller ej.