Finansiella rapporter tillåter investerare att snabbt undersöka ett företags ekonomi och avgöra om verksamheten representerar en stark investering. Revisorer genererar bokslut genom att registrera transaktionsdata när de kommer in, omorganisera dem och omvandla dem till en läsbar form. Företagsägare kan också använda bokslut, ofta med revisorns hjälp, för att avgöra vilka förändringar som ska göras för att hjälpa verksamheten att bli mer lönsam.

Identifiera och registrera transaktioner

Revisorns första steg när han hanterar bokslut är att identifiera och registrera alla transaktioner. Revisorn går igenom alla kvitton, verifikationer och annat pappersarbete som verksamheten genererar när den ägnar sig åt transaktioner. Han registrerar varje transaktion i en logg. Vanligtvis består registrering av transaktioner av att lista datum, tid och belopp för transaktionen, om transaktionen förde in pengar eller krävde att företaget spenderade pengar och en kort beskrivning av transaktionen.

Sortera och klassificera transaktioner

När revisorn registrerar alla transaktioner under en viss tidsperiod måste hon klassificera transaktionerna. Först grupperar hon transaktioner efter om de representerar intäkter eller kostnader. Hon kategoriserar transaktioner inom dessa två grupper i undergrupper. Till exempel grupperar hon all försäljning, alla returnerade produkter och alla resekostnader tillsammans. Hon bokför utgifterna enligt grupp och undergrupp i företagets reskontra.

Sammanfatta och presentera

Revisorns nästa uppgift är att sammanfatta den information han organiserat. Under detta skede kan revisorn generera grafer eller diagram samt lägga informationen i ett lättläst format. Revisorn genererar finansiella rapporter såsom balansräkning eller kassaflödesräkning under denna fas så att investerare och kunder enkelt kan följa hans sammanfattning av informationen. Han kan använda datorprogramvara för att skapa dessa finansiella rapporter.

Tolka data

Revisorns sista steg i bokslutsprocessen är att analysera data och avgöra om verksamheten kan minska utgifterna eller öka intäkterna. Revisorn kan träffa företagstjänstemän för att gå igenom denna information så att de kan fatta välgrundade beslut om förändringar som ska göras i verksamheten för nästa kvartal. Efter detta möte implementerar företagsägarna förändringar och börjar skicka in nya transaktioner till revisorn för nästa kvartals utlåtande.