När du inte får den service du vill ha eller förväntar dig av ett företag kan du behöva lämna in ett kundtjänstklagomål. Ibland är detta ditt enda sätt att lösa ett problem. Om du har talat med företagets representanter, kassörer, korrespondenter och arbetsledare utan resultat, kan ett formellt klagomål få ditt problem åtgärdat på ett snabbt sätt.
När du gör dig redo att lämna in ett klagomål kan du behöva samla in lite information och följa de korrekta stegen och procedurerna. Olika företag har olika rutiner för att lämna in klagomål.
Ring företaget du lämnar in klagomålet mot och be dem om förfarandet för att lämna in ett kundtjänstklagomål. Vissa företag tillåter att du lämnar in ett klagomål online, och andra företag vill att du gör ditt klagomål skriftligt. Följ deras instruktioner till punkt och pricka.
Om ditt kundtjänstklagomål behöver skrivas, skaffa rätt adress till avdelningen dit det ska gå. Ta reda på om ditt brev ska riktas till någon specifikt eller bara en avdelning. Du kan behöva skicka en kopia av ditt klagomål till företagets VD.
Samla all din information. Du kan behöva namnet på personen du pratade med, om han eller hon var orsaken till ditt klagomål. Få namnen på alla du pratat med, inklusive arbetsledare. Skriv ner avdelningens namn samt telefonnumret till avdelningen. Om du vet vilka datum och tider du pratade med personer, inkludera dem i ditt dokument.
Ibland kan du ägna flera dagar åt att prata med olika personer för att försöka få ett servicesamtal löst. Skriv ner alla andra detaljer du kan tänka dig angående ditt kundtjänstklagomål.
Skriv ditt brev. När du skriver ditt brev, se till att du inte lämnar ut någon information. Skriv ner i vilken ordning saker och ting hände och i vilken ordning du pratade med vissa individer. Du måste också förklara i detalj vad ditt klagomål handlar om.
Ge så mycket detaljer som möjligt. Inkludera stegen du tog för att lösa problemet. Förklara varför företaget bör vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till din situation. Låt företaget veta att du kommer att förvänta dig att höra från dem inom en mycket nära framtid.
Skicka ditt brev. Inkludera med ditt brev alla fotokopior av alla dokument som kan hjälpa ditt ärende. Spara en kopia av ditt brev för dina arkiv.
Företaget bör återkomma med dig inom rimlig tid. Tillåt dem 10 till 15 dagar att svara. Du kanske vill skicka en kopia av ditt brev till alla du pratat med, eller åtminstone till handledaren på den relevanta avdelningen.
Varnas för att ibland kan dina kundtjänstproblem dröja i 6 månader om du inte vidtar åtgärder. Det är inte ovanligt att man blir förflyttad från avdelning till avdelning, från person till person, utan att någon tar ägarskap över din situation. Se upp för de långa hålltiderna. Du kan bli pausad under långa längre perioder när du försöker lösa dina problem.
När du har sådana problem, följ upp med lämplig byrå. Om du upptäcker att du inte kan lösa ditt problem kan du behöva kontakta Federal Trade Commission (FTC), Better Business Bureau, en kreditupplysningsbyrå eller till och med justitieministerns kontor. De kommer också att ha sina egna rutiner för att registrera klagomål.