Att ta ett klagomål till kundtjänst kan vara irriterande. Ingen vill ta itu med ändlösa telefonträd, outsourcade representanter som arbetar från oflexibla skript, automatiserade svar eller chatbots. "Trots att de säger att de erbjuder fler sätt än någonsin att kontakta dem, bygger företag fästningar runt sig själva så att ingen behöver interagera med dig", säger Christopher Elliott, från Elliott Advocacy, en ideell konsumentgrupp.

För att bryta mot väggarna och framgångsrikt lösa ditt klagomål, säger Elliott, måste du använda de tre p 's:tålamod, uthållighet och artighet . Förvänta dig inte en omedelbar lösning, och ge företagets klagomålsprocess tid att fungera. Var beredd att berätta din berättelse upprepade gånger, ta ditt klagomål upp i kommandokedjan om det behövs. Och även om du är frustrerad och arg, gör snäll. Att vara artig kommer att hjälpa ditt klagomål att hamna högst upp i högen och ge dig ett bättre svar varje gång.

Här är steg du kan vidta för att få de resultat du vill ha.

Dokumentera allt . Det kallas fortfarande ett pappersspår, även om mycket av informationen kan vara digital. För varje produkt eller tjänst som du betalar en ansenlig summa för, behåll kopior av dina orderbekräftelser, kvitton, kontrakt, arbetsorder, garantier, serviceavtal och faktureringsutdrag. Om du väljer att få ett kvitto via e-post eller sms, se till att du får det och arkivera det. Innan du kasserar produktförpackningen, ta bort bifogade papper som kan innehålla garanti och telefonnummer till kundtjänst. Ta också bort streckkoden, som du kan behöva för att få en ersättningsartikel, säger Amy Schmitz, juridikprofessor vid University of Missouri.

Behåll kopior av e-postmeddelanden och ta skärmdumpar av onlinechattar. I ditt första utbyte med kundtjänst, skriv ner referensnumret om ett är tilldelat ditt ärende. Att spela in samtalet skulle vara idealiskt. Men om du inte kan, gör anteckningar, inklusive datum, tid, namn på personen du pratade med, innehållet i din konversation och eventuella löften.

Ta fram din poäng . Det lönar sig att klaga så fort du vet att du har ett problem. Ju nyare din upplevelse, desto större vikt kommer ditt klagomål att väga. Dessutom bleknar minnen, journaler begravs och personalen förändras, säger Nelson Santiago, från Consumer Action, en ideell konsumentorganisation.

Ett besök ansikte mot ansikte med en lokal säljare kan snabbt lösa ditt problem. Men om du har att göra med en onlineåterförsäljare eller ett företagskontor måste du vanligtvis följa dess klagomålsprocess.

Gå till nästa nivå . Om du inte får resultat, ta ditt klagomål upp på företagsstegen. Fråga en kundtjänstrepresentant:"Om du inte kan hjälpa mig, vem kan jag ringa eller skriva vem som har behörighet att hjälpa?" Besök företagets webbplatser för att söka efter kontakter. Om det uppenbara valet (som "kontakta oss" eller "kundtjänst") inte är till hjälp, försök att klicka på "om oss", "villkor" eller "sekretesspolicy". På webbplatsen för Better Business Bureau eller BBB, sök på företagsnamnet och leta efter kontaktinformation för ägare och chefer under "Företagsinformation." För att kringgå företagstelefonträd, gå till www.gethuman.com och sök på företag efter telefonnummer och genvägar för att nå en riktig person.

Elliott Advocacy publicerar namn och kontaktinformation för chefer som ansvarar för kundservice på större företag. (Om du inte kan hitta en företagskontakt kan du be Elliott Advocacy att göra efterforskningen.) Organisationen rekommenderar att du skriver till den seniora kundtjänstkontakten först och sparar VD:n till senare. Det går också på spel för konsumenter som inte kan lösa sina problem med ett företag; tjänsten är gratis så länge du är villig att dela detaljerna om ditt ärende på webbplatsen.

Håll all kommunikation kort, professionell och känslolös, säger Santiago. Undvik att inkludera för mycket detaljer eller skrik, vilket inkluderar att skriva med stora bokstäver. Begränsa en bokstav till 250 ord eller fyra korta stycken. Ange tydligt vad du vill ha och håll din begäran rimlig. Fråga dig själv:Vilken lösning skulle vara acceptabel, även om den inte är idealisk? Blåsa inte upp dina krav. Om du till exempel stannade fem nätter på hotell och inte hade luftkonditionering för en natt, kan du inte förvänta dig en återbetalning för fem nätter.

Ge mottagaren en tidsfrist för att svara. Tio arbetsdagar är en rimlig tid, säger Santiago. Låt företaget veta att du kommer att använda andra tillgängliga lösningar om du inte hör av dig då. Markera datumet i din kalender som en påminnelse när du ska följa upp om du inte har hört något. Bifoga endast kopior eller skanningar av relevanta dokument, inte originalen. Skicka ditt brev med certifierad post. (Gå till www.consumer-action.org för ett exempel på brev och e-post och en gratis guide med titeln Hur man klagar. )

Testa sociala medier . Ska du använda hävstång genom att klaga på sociala medier, även känd som Twitter shaming eller Yelp (eller Facebook) utpressning? Det är värt ett försök, särskilt om företaget nyligen har upplevt dålig publicitet och är orolig för sitt rykte, säger juridikprofessor Schmitz. Åtminstone kan du känna dig bättre genom att framföra ditt klagomål eller skämmas med andra förolämpade konsumenter. För att undvika att utsätta dig själv för anklagelser om förtal och en potentiell rättegång, var helt ärlig, överdriv inte och backa upp dina påståenden med dokumentation.

Om dina ansträngningar inte ger resultat, lämna in ditt klagomål till en mellanhand som kan hjälpa dig eller ge dig råd, till exempel BBB, Consumer Action eller Elliott Advocacy.

Som en sista utväg kan du stämma ett företag i en domstol för småmål. Stater sätter olika regler och dollargränser (se Nolo.com:s 50-statsdiagram över Small Claims Courts dollargränser). Men många företag infogar skiljedomsklausuler i sina kontrakt, vilket kan kräva att du tar en tvist till en tredje part för lösning i stället för att gå till domstol.

Vem ska du ringa?

Om du har träffat en vägg med kundtjänst, kontakta en mellanhand. Vissa grupper kommer att ingripa på dina vägnar; andra samlar in klagomål för att upptäcka trender och bekämpa bedrägerier för alla konsumenter.

Statlig och lokal hjälp . Kontakta ditt statliga konsumentskyddskontor eller tillsynsmyndighet (sök efter stat på www.usa.gov/state-consumer).

Om du har att göra med en licensierad yrkesman eller näringsidkare kan du klaga till den statliga eller lokala licensnämnden med jurisdiktion över personen.

Om du tror att du har blivit utsatt för bedrägeri eller bedrägliga metoder, klaga till din delstats justitieminister, din distriktsåklagare eller bedrägeriavdelningen på en lokal brottsbekämpande myndighet.

Hjälp från FB . Leta efter klagomålsstrategier för specifika kategorier av produkter och tjänster med kontaktinformation från tredje part på www.usa.gov/complaints-by-product.

På federal nivå kan du klaga till Consumer Financial Protection Bureau om en finansiell produkt eller tjänst; Federal Communications Commission om ett telekomfakturerings- eller tjänsteproblem; Federal Trade Commission om bedrägeri eller orättvis affärspraxis; Medicare om din Medicare-hälsoplan eller receptbelagda läkemedelsplan; och U.S. Securities and Exchange Commission om problem med mäklare, mäklarfirmor, investeringsrådgivare och andra marknadsaktörer.