Radbudgetar hjälper företag, entreprenörer och hushållsöverhuvuden att spåra och övervaka tillgängliga medel, intäkter och utgifter efter typ. Redovisningsverktyget kan skapas för att återspegla skillnader från år till år mellan samma utgiftstyper eller för att återspegla skillnaden mellan budget och utgifter för ett enskilt år. Du kan också använda redovisningsverktyget för att beräkna och övervaka upplupna eller beräknade utgifter.
Öppna ett nytt kalkylblad med ett program som Microsoft Excel. Skriv fältrubrikerna överst i kalkylarket. I fält, kolumn A och rad 1 (A1), skriv "Utgiftstyp". I fält B1, skriv "Current Spend". I fält C1, skriv "Utgifter för föregående år." I fält D1 skriver du "Budget för aktuellt år." I fält E1, skriv "Återstående utgifter för innevarande år" och i fält F1 skriv "Nuvarande år vs. föregående år."
Under fältet "Utgiftstyp" och på separata rader, lista varje typ av utgift du förväntar dig att spendera pengar på för året. Typiska utgiftstyper för rader inkluderar "lön", "andra lönekostnader" (som inkluderar skatter och sjukförsäkringsbetalningar), "resor och underhållning", "kontorsmaterial", "utbildning" och "marknadsföring och marknadsföring". Lista posterna efter varandra på separata rader med början på kolumn A och rad 2 (A2) ner till A7 eller ner till hur många separata rader som helst du kommer att ha kostnader för.
Definiera gränser. Tabb över till fält D1, "Budget för aktuellt år." Börja med fält D2, fyll i den här kolumnen med de högsta tillåtna utgifterna för varje "Utgiftstyp". Till exempel, för utgiftstypen "Lön", för tre anställda som tjänar 50 000 USD per år vardera, skulle du fylla i en budgetsumma på 150 000 USD. Gå ner i kalkylarkskolumnen och fyll i den totala årsbudgeten för varje utgiftstyp för rad.
Fyll i tidigare års utgifter. Tabb över till fält C1, "Utgifter för föregående år". Under den här kolumnen fyller du i det totala beloppet som spenderats för varje utgiftstyp för föregående år med början i fält C2.
I början av varje månad fyller du i det exakta belopp du spenderade för varje utgiftstyp för rad. Uppdatera de totala aktuella utgifterna, med början i fält B2, för de olika utgiftstyperna varje månad under året. Till exempel, för utgiftstypen "Lön" i januari, skulle du fylla i 12 500 USD. Om du i januari spenderade 150 USD på kopieringspapper, 75 USD på frimärken och 280 USD på skrivartoner, skulle de totala nuvarande utgifterna för "Kontorstillbehör" vara 505 USD.
Övervaka nuvarande utgifter mot fastställda budgetar. Bygg en formel i fält E2 under "Återstående utgifter för året" för att automatiskt subtrahera "Aktuella utgifter," fält B2, från "Aktuell årsbudget," fält D2. Om du använder Microsoft Excel för att skapa ditt budgetkalkylblad kommer formeln att se ut så här:"=D2-B2". Kopiera och klistra in denna formel i kolumn E tills du har fyllt i formeln för alla utgiftstyper i kalkylarket.
Skapa en formel i fält F2, "Utgifter för innevarande år vs. utgifter för föregående år," för att spåra hur du hanterar din budget för innevarande år, fält B2, jämfört med hur väl du hanterade föregående års budget, fält C2. Om du använder Microsoft Excel kommer formeln att se ut så här:"=C2-B2". Kopiera och klistra in denna formel i kolumn F tills du har fyllt i formeln för alla utgiftstyper i kalkylarket