Om du har fått en ny idé, oavsett om det gäller en ny produktlinje, en omorganisation eller till och med ett helt nytt företag; det kommer en tid då du behöver ta till dig idéerna och börja utforma en taktisk plan.

Planering är ofta det område som jag ser företagare svikit. Ibland använder de planering som ett användbart sätt att undvika "riktigt arbete", och uppdaterar kontinuerligt sina mållistor och affärsplaner utan att vidta åtgärder. Annars försummar de planeringsstadiet och går rakt in i handling, utan någon struktur eller logik bakom sina handlingar och aktiviteter. Det är viktigt att försöka hitta ett halvvägshus mellan dessa två tillvägagångssätt för att ge ditt företag den bästa chansen att lyckas.

När du tänker på en affärsplan tänker du förmodligen på ett tungt vägande dokument, kanske med ett glansigt omslag, eller presenterat på PowerPoint-bilder av några högtflygande chefer. Ofta förväxlas affärsplanen med en "pitch-deck", som är en affärsplan som tagits fram för investerare eller finansiärer - i huvudsak är en pitch-deck eller en blanktäckt affärsplansrapport bara en liten användning av en verklig affärsplan. En pitch-deck kan innehålla liknande rubriker som en fullständig affärsplan, men den används ofta enbart för att få pengar på banken snarare än för att ange steg och mål för verksamheten.

Så, med det klart, låt oss fokusera på hela planeringsprocessen. Det är viktigt att komma ihåg att vi alla har vår egen inställning till planering och struktur. Personligen tenderar jag att planera lite mindre formellt än de flesta, och jag tycker att jag tenderar att arbeta bättre med en mycket bred övergripande plan, kombinerat med mycket kortsiktiga detaljerade åtgärder i linje med planen. Andra föredrar att arbeta på en mycket mer strukturerad basis, kanske kopplar dagliga åtgärder till veckomål, och i sin tur till månatliga och kvartalsvisa mål.

Det är alltid värt besväret att tänka på hur du tenderar att närma dig planering i ditt dagliga liv? Har du dagliga att göra-listor, inköpslistor och måltidsplaner? Eller har du ett mer slumpartat tillvägagångssätt? Tycker du att du tycker om att arbeta inom en strukturerad plan, eller föredrar du att bryta planen och se vad som fungerar?

Det finns inget tillvägagångssätt som fungerar. Det enda viktigare än en plan är en plan som faktiskt används! Om du tycker att detta tillvägagångssätt för planering är för lätt beröring eller överdrivet, så anpassa gärna processen så att den passar ditt sätt att arbeta. Det kanske största problemet med traditionella affärsplaner (eller finansieringsplattformar, som nämnts ovan) är att de ofta hamnar i att samla damm i en låda någonstans, utan några åtgärdsbara åtgärder, ansvarsskyldighet eller proaktiv granskning och ändring. En effektiv plan för ditt företag är inte begränsad till några få PowerPoint-bilder; det ska vara ett levande dokument som växer med verksamheten.

Förutsatt att en plan faktiskt används, finns det en annan svaghet som bottnar i entreprenörers och finansiärers tänkande, och det är en frånkoppling mellan drömmen och resultaten. Många människor blir entusiastiska över de drömmar som läggs fram i planerna och fokuserar sin due diligence på validering av konceptet, recensioner av marknadsplatsen och att bli trött på saker som konkurrentanalys. Finanspersonalen kommer också att ha ett skarpt öga på siffrorna, se till att intäktstillväxten är både attraktiv och uppnåelig, och försöka känna av att kontrollera om entreprenören verkligen har tänkt igenom rörelsemarginalerna, omkostnaderna och effekterna på kassaflödet. Detta typiska tillvägagångssätt missar kanske den viktigaste delen, vilket är hur resultaten kommer att uppnås.

Istället för att bara fokusera på "varför" och "vad", måste vi se till att vi täcker över "hur" – hur går vi från A till B, de praktiska stegen som måste tas, och några av de beredskapsplaner som borde finnas. Kort sagt, vi måste planera våra åtgärder , inte våra resultat . Vi behöver också en kristallklar förståelse för vad som är och inte är inom din kontroll som entreprenör.

De flesta affärsplaner tenderar att fokusera på verksamhetens produktion – vem verksamheten betjänar, kundnyttan och i slutändan avkastningen för företagsägaren och eventuella aktieägare. Det är verkligen viktigt att det här är spikat, men det är bara en del av sticksågen. Verksamhetens resultat kommer att vara beroende av både de åtgärder som vidtas och externa frågor som ligger utanför din kontroll som företagsägare.

Vissa av dessa är uppenbara och omfattas av en typisk "PEST" (politisk, ekonomisk, samhällelig och teknisk) granskning som vanligtvis skulle inkluderas i en formell affärsplan. [BB1] [CR2] Saker som politisk osäkerhet, förändringar i konsumentbeteende och teknisk utveckling kan förutsägas i viss utsträckning och bör ha i åtanke när man driver verksamheten. Även om dessa till stor del ligger utanför din kontroll som företagsägare, försummar vi ofta att överväga riskerna närmare hemmet. Ur ett mer praktiskt perspektiv bör vi också tänka på de praktiska riskerna för verksamheten med ohälsa, oväntad konkurrens och saker som helt enkelt inte kommer att planeras.

Min rekommendation för alla planeringsprocesser är att tänka på Plan B, C och D. Även om det kan vara Instagram-vänligt att se motiverande citat med fraser som "Ingen Plan B", är verkligheten att du är skyldig dig själv, din familj , och alla framtida anställda, kunder, leverantörer och finansiärer att ha en rundad attackplan som täcker olika eventualiteter.

Den formella frasen för att ha en rad reservplaner är en "känslighetsanalys". I praktiken ser detta ofta ut som en bred anpassning till verksamhetens ekonomiska prognoser – till exempel för att se vad som skulle hända om intäkterna blir 20 % lägre än förväntat, eller vinstmarginalerna 3 % lägre. Även om anpassning av resultaten hjälper till att känna att företagets finansiella stabilitet kan kontrolleras, hjälper de faktiskt inte till att hantera den kursförändring som krävs på ett tidigt stadium för att begränsa skadorna på siffrorna.

Istället vill jag att du tänker på följande när du skapar dina handlingsplaner:

Vad händer om?

Hur håller jag mina mål på medellång till lång sikt flexibla för att kunna dra nytta av nya möjligheter eller hot? Vad är processen för detta?

Anpassning

Hur flexar jag mina kortsiktiga åtgärder för att ta hänsyn till förändringar på marknaden, eller helt enkelt lära mig nya sätt att göra saker på? Hur kommer jag att granska ändringarna för att säkerställa att de knyter an till mina medel- till långa mål?

Skydd

Hur skyddar jag företaget från det oväntade och minskar eventuella skador? Behöver jag vidta förebyggande åtgärder, hitta sätt att strukturera verksamheten så att jag inte är den enda inkomstkällan eller investera i försäkringar?

En annan faktor som den traditionella känslighetsanalysen inte riktigt täcker är effekten av timing. Enligt min erfarenhet är tekniska företag särskilt skyldiga till att inte nå utvecklingsmilstolpar eller intäktsmål. Det är bra och bra att ha en vacker uppsättning prognoser som klarar samlingen även med en stor procentuell justering, men verkligheten är att den dolda mördaren i dessa typer av företag är tidslinjen.

När du tar fram dina planer måste du tänka på aktualiteten av dina handlingar och effekterna av att åtgärder inte har slutförts vid en viss punkt. Kan ditt företag klara sig om din webbplats är en/tre/sex månader försenad? Vad händer om det tar längre tid att rekrytera din första medarbetare än förväntat? Att kartlägga effekterna av dessa potentiella förseningar kan hjälpa dig att vara förberedd på de allra värsta scenarierna, och även hjälpa dig att förstå vikten av vissa åtgärder jämfört med andra.

–

Det här utdraget är från Boss It av Carl Reader © 2020 återges med tillstånd från Kogan Page Ltd.