Fakturor och utdrag används regelbundet i näringslivet. Du skickar fakturor och utdrag till faktureringskunder. Och leverantörer skickar dig fakturor och kontoutdrag så att du vet hur mycket du är skyldig. Men vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?

Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag?

För att korrekt kunna skicka och ta emot fakturor och utdrag måste du veta vad de är. Ta en titt nedan på skillnaden mellan en faktura och ett kontoutdrag.

Vad är en faktura?

När du köper något utan att betala direkt får du en faktura som beskriver transaktionen. Och när dina kunder köper något utan att betala direkt skickar du en faktura till dem. Du kan också höra en faktura som kallas en räkning.

Till exempel ringer en vanlig kund dig för att beställa kontorsmaterial. Du kanske inte tar ut betalningen den dagen. Istället skulle du förbereda en faktura och ge den till din kund när de hämtar varorna.

Fakturainformation

En faktura kan vara på papper eller levereras via e-post. När du skickar en faktura, inkludera följande betalningsinformation:

• Det totala beloppet. Var tydlig med hur mycket en kund är skyldig dig. Om tillämpligt, inkludera skatt. Skattebeloppet bör vara tydligt märkt innan det läggs till summan.
• Köpta varor och/eller tjänster. Din kund vill veta exakt vilka produkter eller tjänster de faktureras för. Du bör ange kostnaden för varje vara eller tjänst så att kunden vet hur det totala beloppet nåddes.
• När betalningen förfaller och hur den betalas. Var tydlig med betalningens förfallodatum och hur en kund kan betala. Detta kan hjälpa dig att undvika situationer där kunderna inte betalar.
• Transaktions- och fakturadatum. Se till att kunderna vet när de köpte varor och när fakturan skickades.
• Ett fakturanummer. För att förenkla dina affärsuppgifter, numrera varje faktura.
• Kundinformation. Oavsett om du postar, mejlar eller levererar en faktura för hand, inkludera din kunds information. Kundens namn, företag (om tillämpligt), adress och telefonnummer är alla viktiga uppgifter.
• Säljarinformation. Inkludera ditt företags information så att kunderna vet exakt var fakturan kommer ifrån. Ange ditt företags namn och adress. Inkludera även ditt namn, e-postadress och telefonnummer så att kunderna kan nå dig.

Spela in fakturor

Håll ett register över fakturor du skickar till kunder. På så sätt kan du spåra fakturabetalningar och det är lättare att förbereda ett kontoutdrag. Grundläggande bokföringsprogram för företag kan göra det enkelt för dig att skapa räkningar och spåra obetalda fakturor.

Du måste också spåra fakturor du får. Se till att du registrerar pengar du är skyldig och betalda fakturor.

Vad är ett uttalande?

Ett kontoutdrag är en lista över obetalda fakturor som inkluderar det totala obetalda saldot för en viss tidsperiod. Du får utdrag från leverantörer och skickar utdrag till kunder.

Utdragsinformation

När du skickar ett kontoutdrag till en kund ska följande information inkluderas:

• Senaste fakturor. Det bör finnas en lista över fakturor som utfärdats under kontoutdragets tidsperiod. Varje faktura ska ha ett datum, fakturanummer, köpt belopp, gjorda betalningar och fakturasaldo.
• Kundinformation. Inkludera kundens namn, företag (om tillämpligt), adress och telefonnummer.
• Säljarinformation. Ditt namn, företag, adress, telefonnummer och e-postadress bör tydligt markeras på kontoutdraget.
• Utdragsdatum täcks. Se till att kunden känner till vilken tidsperiod uttalandet innehåller. Skriv till exempel att uttalandet omfattar transaktioner från 1 juni 2016 till 1 juli 2016.
• Utdragsdatum. Inkludera även datumet då du förberedde uttalandet.
• Utdragsnummer. Uttalandet bör ha ett nummer för dina register.

Spela in uttalanden

Inkludera uttalanden du får från leverantörer i dina bokföringsböcker. Att spela in kontoutdrag hjälper dig att verifiera att fakturor och kontoutdrag stämmer överens. Om det finns misstag du upptäcker när du stämmer av ett uttalande, ring din leverantör.

Registrera även utdrag och fakturor du skickar till kunder. Om en kund till exempel tycker att uttalandet är felaktigt kan du använda dina register för att verifiera den korrekta informationen. Om det finns ett misstag kan du lösa det. Om det inte är något fel kan du visa kundens kopior av fakturorna för att bekräfta att påståendet är korrekt.

Vill du ha ett enkelt sätt att hålla reda på inkommande och utgående pengar? Patriots bokföringsprogram online spårar dina utgifter och inkomster. Oroa dig inte för oorganiserade register. Prova det gratis idag!

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.