Som småföretagare kan du kämpa för att hålla jämna steg med ditt företags böcker. Så fort du vet det har ytterligare en månad gått och du har hamnat efter med att registrera transaktioner.
Visst, att stänga dina böcker kan vara stressande och tidskrävande. Men om du har en månadsavslutningsprocess och checklista på plats, kommer du att slutföra redovisningsuppgifter och stämma av konton på nolltid.
Så hur kan du förenkla ditt ansvar att stänga dina böcker varje månad? Säg adjö till oorganiserade böcker och hej till ett förfarande för månadsavslutning.
Läs vidare för att få tips om hur du skapar din checklista för stängning av månaden och avslutar månadskonton.
Innan vi går ner till det snåla med månadsavslutningsprocedurer måste du lära dig vad det är. Så, vad är ett månadsslut? Inom bokföring är månadsavslutning en rad steg som ett företag följer för att granska, registrera och stämma av kontoinformation.
Företag utför ett månadsslut för att hålla bokföringsdata organiserade och säkerställa att alla transaktioner för månadsperioden redovisades.
Innan du kan börja stänga dina böcker måste du samla ihop lite information. En del information du behöver samla innan du stänger dina böcker kan vara:
Tänk på att varje företags redovisningsrutiner för månadsslut kan variera beroende på typ av verksamhet, konton och redovisningsmetod.
För att hålla dina bokföringsböcker så korrekta som möjligt måste du hålla ordning. Använd tipsen nedan för att säkerställa att din månadsavslutningsprocess löper smidigt.
När du stänger dina böcker månadsvis måste du registrera pengarna du fått under månaden. Vissa inkommande kontanter som du kan behöva registrera inkluderar:
Jämför dina fakturor med dina register för att se till att du inte missar några kundbetalningar. Se till att du skickat en faktura till varje kund som du utfört arbete för under månaden. Om du hittar några avvikelser, åtgärda dem direkt.
Säg till exempel att du inte fick någon betalning från din kund, John. Kontakta John för att informera honom om den uteblivna betalningen. Och låt John veta om eventuella förseningsavgifter förknippade med en icke punktlig betalning.
Chansen är stor att du förmodligen inte har tid att registrera transaktioner varje dag. Om så är fallet, se till att du skriver ner dina inköp och organiserar kvitton. På så sätt kan du hålla dina leverantörsskulder i toppform för din månadsavslutning.
När du har spårat dina transaktioner, registrera dem i dina böcker i slutet av varje vecka eller månad. Under din månadsavslutning, krysskontrollera dina register för att se till att du har betalat alla räkningar och fakturor.
Under din månadsavslutningsprocess måste du stämma av alla dina konton. För att göra detta, matcha dina uppgifter med dina kontoutdrag från externa poster, till exempel banken. Se till att dina uppgifter för månaden är korrekta genom att utföra en kontoutdragsavstämning.
Vanligtvis kan du dela upp dina konton i tre kategorier:
Börja med en av ovanstående kategorier och arbeta dig fram till de andra. Att dela upp journalerna när du stämmer av ditt kontoutdrag kan hjälpa dig att hålla ordning och fånga upp fel i slutet av månaden.
Om du använder småpengar eller har en småkassa måste du också ta hänsyn till dem i slutet av månaden.
Registrera alla kvitton för varor du köpt med småpengar. Se till att dina kvitton och register överensstämmer med saldot i din småkassa. Om den inte gör det, är chansen stor att du missar en transaktion.
För att jämföra din småkassafond med dina register, räkna fysiskt överblivna kontanter i din fond. Om det inte stämmer överens kanske du saknar ett kvitto. Eller så kanske du har glömt att registrera de använda småpengarna i dina böcker.
Dina anläggningstillgångar är långsiktiga objekt som tillför värde till din verksamhet. Saker som byggnader, utrustning, möbler, fordon och mark betraktas som anläggningstillgångar.
Dina anläggningstillgångar omvandlas vanligtvis inte direkt till kontanter. Och eftersom anläggningstillgångar i allmänhet är större inköp kan de sjunka i värde över tiden.
När du stänger dina böcker i slutet av månaden, registrera alla betalningar relaterade till dina anläggningstillgångar.
Om du vill försäkra dig om att ditt lager är korrekt måste du utföra månatliga lagerräkningar. Genom att räkna ditt lager varje månad kan du registrera lagernivåer i dina böcker vid månadsskiftet. Dessutom kan en månatlig lagerräkning hjälpa dig att bestämma vilka varor du behöver fylla på och hur ofta.
Du kan behöva övervaka vissa typer av inventering mer än andra. Om du inte spårar ditt lager korrekt kan du få problem som lagerkrympning. Säg att du äger en glassbutik och att du har mjölk i ditt lager. Eftersom mjölk kan förstöras, skulle du behöva kontrollera ditt lager av färskvaror oftare.
Använd din lagerräkning för att göra justeringar och stämma av dina böcker när du har slutfört månadsslutet.
Vid månadens slut har du ansvaret för att organisera och granska alla dina finansiella rapporter. Dessa inkluderar främst dina:
Organisera dina uttalanden konsekvent varje månad. På så sätt behöver du inte leta efter dokument i slutet av månaden. Ett sätt att hålla ordning är att använda grundläggande bokföringsprogram för att spåra dina transaktioner och lagra dina rapporter.
Du kan också använda dina bokslut som en möjlighet att förbättra ditt lilla företag. Till exempel, när du granskar dina uttalanden kanske du märker att du har spenderat mycket pengar på en produkt som inte säljer. Du kanske väljer att använda billigare material för att producera produkten. Eller så kanske du väljer att byta upp produkten helt och hållet.
Genom att granska uttalanden kan du fånga upp problem tidigt, som överutgifter, och förhindra problem senare med dina böcker.
Granska dina inkomst- och utgiftskonton vid månadsslutet för att bekräfta att de är korrekta. Kontrollera om du bokfört dina utgifter på rätt konton för perioden. Se till att periodiserade och förbetalda utgifter registreras korrekt i dina böcker.
Innan du stänger kontona helt i slutet av månaden, överväg att låta en andra uppsättning ögon granska ditt arbete. Personen som granskar din bokföringsinformation kan vara en chef eller arbetsledare som har erfarenhet av att hantera dina böcker.
Om du inte har någon annan person kan du be att få granska din information, dubbel- och tredubbla ditt eget arbete för att säkerställa att informationen är korrekt.
Skapa en månatlig finanskalender för att hålla koll på dina månatliga redovisningsansvar och minska tiden som läggs ner på att stänga dina böcker. Din kalender kan hjälpa dig att förbereda dig för att stänga dina böcker för nästa månad. Och din kalender kan hjälpa dig att undvika att hamna efter med dina böcker.
Planera i din kalender när du ska samla rapporter, registrera transaktioner och stänga dina böcker. Fastställ ett slutdatum då alla utgifter och intäkter ska bokföras. Se till att kommunicera slutdatumet med alla som har tillgång till justering av reskontran.
Allt eftersom tiden går kan du justera din kalender om du hittar en process och beställning som fungerar bättre för dig och ditt företag.
Att stänga dina böcker varje månad är viktigt för ditt företag. Den kan visa dig ditt företags finansiella information och vilka områden du behöver förbättra dig inom. Att avsluta dina böcker varje månad kan också hjälpa dig att fatta beslut om ditt företags ekonomi, förhindra kostsamma misstag och förbereda dig för skattetid.
Om du inte är helt såld på idén, här är fördelarna med att stänga dina böcker varje månad (i ett nötskal):
Behöver du ett sätt att registrera ditt företags månatliga transaktioner? Du har kommit till rätt ställe. Patriots bokföringsprogram låter dig effektivisera hur du registrerar dina transaktioner så att du kan återgå till ditt företag. Kom igång med din självstyrda demo idag!
Vi är alltid redo att fortsätta konversationen. Gilla oss på Facebook och dela dina tankar om våra senaste artiklar.
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 5 november 2015.
Länderna med mest och minst kontanter
En checklista för Coronaviruset:Tips för din mentala och ekonomiska hälsa
Förbättra ditt kassaflöde med lagerhantering
7 juridiska och ekonomiska steg för att stänga ditt småföretag
Håll med i trenderna genom att diversifiera din produktlinje
5 enkla steg för att hålla din dator och teknik säker 2017
12 produkter för att hålla din bil ren och organiserad
Vad ska sedlar betalas och hur registrerar du dem i dina böcker?