Faktum är att företagare borde kunna lite om redovisning. Och ja, att anlita en redovisningsexpert är en enorm hjälp. Men hur är det med det dagliga kassaflödet för ditt företag? Hur är det med fakturering, fakturabetalningar, datainmatning och andra redovisningsuppgifter? Det är där bokföringsprogram kan hjälpa. Så, hur fungerar bokföringsprogram?

Hur fungerar bokföringsprogramvaran?

Innan vi kan fördjupa oss i att svara Hur fungerar bokföringsprogramvara? , vi måste prata om vad det är. Bokföringsprogram är ett verktyg som hjälper företag att spåra och hantera sin ekonomi.

Det finns två typer av bokföringsprogram:molnbokföring och skrivbordsprogram. Molnbokföringsprogram är internetbaserad programvara som du kan komma åt var som helst, när som helst. Desktop-bokföringsprogram är ett program som du laddar ner till din bärbara eller stationära dator. Med datorprogramvara är du i allmänhet begränsad till att enbart använda enheten som du laddade ner programmet till.

Så, hur fungerar molnredovisning? Den kommer med funktioner som låter dig bearbeta finansiell data och andra uppgifter. Till exempel kan företag använda programvara för att:

• Registrera transaktioner
• Ladda ned bokslut och rapporter
• Hantera kundinformation och betalningar
• Skapa och skicka fakturor
• Dela rapporter och finansiell information med en revisor
• Ange företagsskatter

Som ett verktyg tillåter bokföringsprogram företagsägare att korrekt hantera sin ekonomi för att förhindra fel. Som en bonus kan det också hjälpa dig att spara tid.

Använda bokföringsprogram

Återigen, du kan utföra många uppgifter med bokföringsprogram. De flesta program kommer med många funktioner som du kan använda för att effektivisera ditt företag och göra hanteringen av dina böcker lite enklare. Här är några vanliga funktioner och funktioner för bokföringsprogramvaran:

1. Registrera transaktioner: Transaktioner inom bokföring löper ett brett spektrum. Med programvara kan du ange alla dina transaktioner för att spåra varje köp, utgift, intäkter och mer.
2. Skapa ekonomiska rapporter och rapporter : Med hjälp av de transaktioner du registrerar i din programvara kan du generera och analysera olika rapporter för att skapa en tydlig bild av din ekonomiska hälsa. Och du kan använda rapporterna för att skapa en idé om hur du ska gå vidare (t.ex. skapa en affärsbudget).
3. Hantera kunder: När du bygger upp en kundbas är det viktigt att hålla reda på olika räkningar och utestående fakturor. Med bokföringsprogram kan du se olika information om dina kunder (t.ex. förfallna saldon).
4. Skapa och skicka fakturor: Fakturering är en avgörande del av de flesta företag. Att snabbt skapa enhetliga fakturor med några få klick på en knapp gör att du sparar tid och pengar. Med viss programvara kan du till och med automatisera faktureringsprocessen för att skicka en ny faktura med fastställda intervall, beroende på orsaken (t.ex. förfallen eller var tredje månad).
5. Samarbete med din revisor: En revisor kan hjälpa dig att analysera och hantera ditt företags ekonomi. Men du kan göra processen ännu enklare genom att använda bokföringsprogram. Välskött programvara låter dig producera en mängd olika rapporter för att hjälpa din revisor i sina ekonomiska uppgifter. Och du kan spendera mindre tid på att titta på kvitton och andra dokument om du organiserar allt på ett ställe.
6. Ange företagsskatter: Skatter är obligatoriska. Så du måste vara redo att förbereda och arkivera varje kvartal och i slutet av året. Genom att använda programvara kan du hitta nödvändiga uppgifter för att ange på dina skatteformulär. Och de flesta program beräknar också automatiskt moms eller låter dig lägga till en momssats. Som en bonus kan du skicka informationen vidare till din revisor för att förbereda formulären åt dig (sparar tid och pengar!).

Som en påminnelse är ditt bokföringsprogram bara lika korrekt som din datainmatning. Så granska dina finansiella rapporter rutinmässigt (t.ex. en gång i månaden) för att säkerställa riktigheten.

Vanliga funktioner i bokföringsprogram

Bokföringsprogram kan variera beroende på leverantör, men det finns några vanliga element som företagare behöver. De flesta bokföringsprogram använder dubbel bokföring, så se till att du förstår grunderna innan du börjar använda programvaran.

Leta efter dessa funktioner när du väljer bokföringsprogram:

• Robusta rapporteringsmöjligheter (t.ex. resultaträkningar)
• Fakturahantering
• Betalning av räkningar
• 1099 e-arkivering
• Import av bankkonton
• Skapa och spåra kunder

En annan sak att kontrollera innan du väljer ett program är kundsupport. När allt kommer omkring är de flesta företagsägare inte revisorer, så stark kundsupport kan vara avgörande.

Och om du behöver möjligheten att komma åt din information var som helst, när som helst, överväg ett alternativ för molnbokföringsprogram över en stationär version. Molnbokföringsprogram använder internet för att säkert lagra krypterad information i molnet så att du kan komma in på ditt konto även när du inte är på kontoret.

Vill du se hur vår prisbelönta bokföringsprogramvara fungerar? Ta en självguidad, utan förpliktelse demo.

Exempel på att använda bokföringsprogram

Nu när du känner till funktionerna och funktionerna hos bokföringsprogram, låt oss ta en titt på ett exempel på hur du kan använda det i ditt företag.

Ditt företag har fyra återkommande räkningar som du spårar i din programvara:

• Verktyg
• Hyr
• Lånebetalningar
• Småföretagsförsäkring

För att spåra dina räkningar anger du betalningarna i programvaran och tilldelar dem till tillämpliga konton. Du kan övervaka hur mycket du spenderar på dina räkningar och utvärdera om du behöver göra några ändringar.

Utöver dina utgifter har du även fyra kunder du fakturerar varje månad för tjänster. Du anger varje kunds information och skapar en återkommande faktura för var och en. Programvaran skapar och skickar automatiskt en ny faktura till kunden på det datum du väljer. Och du lägger till en betalningspåminnelse för 30 dagar efter förfallodagen för att säkerställa att varje kund får ett meddelande om de inte betalar.

I slutet av kvartalet begär din revisor följande information från dig för att förbereda dina skattedeklarationer:

• Resultaträkning (alias resultaträkning)
• Balansräkning
• Kassaflödesbeskrivning

Eftersom programvaran innehåller dessa bokslut kan du enkelt ladda ner och skicka dem till din revisor.

När årsskiftet kommer, sätter du dig ner med din revisor för att förbereda en ny budget för det kommande året. Du måste hämta rapporter som:

• Kundreskontra
• Skulderförsäljning
• Vinst- och förlusträkning
• Balansräkningar
• Ingångssaldon

Återigen, ditt bokföringsprogram har alla rapporter du behöver. Så du kan enkelt samla in de finansiella rapporterna och använda dem för att utvärdera din budget för det nya året.