🌟 NYCKELHAMER
Ett W-9-formulär används för skattebetalares identifiering och certifiering när frilansare och oberoende entreprenörer arbetar för ett företag. Företagsägaren behöver det här formuläret för att korrekt rapportera vissa betalningar till IRS.
Detta formulär kräver ditt namn, adress, federal skatteklassificering, SSN eller EIN och krav på källskatt.
Syftet med ett W-9 IRS-formulär är att säkerställa att alla parter följer skattelagstiftningen.
Ett W-9-formulär behövs närhelst säljaren får 600 USD eller mer under ett år.
Företag begär W-9-formulär från frilansare eller entreprenörer för att säkerställa att de har rätt information för att förbereda 1099-NEC-formulär.
Är du en oberoende entreprenör eller frilansare som precis fått din första kund? Eller är du en företagsägare som till slut bestämde sig för att lägga ut arbete på en frilansare eller oberoende entreprenör?
Om så är fallet måste du bekanta dig med blankett W-9, begäran om skattebetalarens identifieringsnummer och certifiering.
Du kanske tänker, "Inte en annan skatteform!" Men svettas inte:Blankett W-9 är inte alls lika komplicerat som många andra formulär från Internal Revenue Service (IRS) eller viktiga skattedokument.
Så låt oss ta en djupare titt på ämnet.
För att förstå Form W-9 måste du först känna till Form 1099-NEC.
IRS använder 1099-NEC-formulär för att se till att personer korrekt rapporterar sin ersättning för icke-anställda – dvs. inkomster från frilansande eller att arbeta som en oberoende entreprenör – på sin inkomstdeklaration.
När du arbetar som en oberoende entreprenör eller konsult och tillhandahåller $600 eller mer i tjänster till ett annat företag, är företaget skyldigt att rapportera det totala beloppet som betalats på en 1099-NEC.
För att förbereda ett 1099-NEC behöver företaget ditt namn, gatuadress och skattebetalarens identifikationsnummer. När företaget ber dig att tillhandahålla en W9, säkerställer de helt enkelt att de har rätt skattebetalares identifikationsnummer och annan information för att förbereda blankett 1099-NEC.
Företag brukade rapportera denna inkomst på Form 1099-MISC. Det formuläret används fortfarande för att rapportera vissa olika inkomstbetalningar, såsom hyra och royalties. Men IRS började kräva att företag rapporterar ersättning för icke-anställda på 1099-NEC 2021.
Relaterade artiklar
Om ett företag ber dig att fylla i en W-9, är det troligtvis för att de planerar att betala dig för dina tjänster. Här är vad du behöver veta.
Att fylla i blankett W-9 är enkelt när det gäller skatteformulär! Även om formuläret är 6 sidor långt, är 5 av dessa sidor instruktioner. Du kan förmodligen fylla i formuläret på mindre än 5 minuter.
Om du kommer att arbeta med flera kunder är det troligt att var och en av dem kommer att begära en W-9. Du behöver inte fylla i ett nytt W-9-formulär för varje kund.
Ha bara en kopia av det ifyllda formuläret till hands, så kommer det att vara klart på några sekunder om en ny kund ber om en.
För mer information, läs guiden för att fylla i formulär W-9.
Eftersom formulär W-9 innehåller känslig information, som ett socialförsäkringsnummer (SSN) eller arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN), bör du bara fylla i ett om du vet vem som begär det och varför de behöver det.
Du bör också ifrågasätta att fylla i en W-9 om du börjar ett nytt jobb och din arbetsgivare ber dig att slutföra ett. Detta kan tyda på att företaget avser att betala dig som en oberoende entreprenör snarare än en anställd och inte kommer att innehålla inkomst eller löneskatt från dina löner. Detta kommer att bli ett problem för dig när du lämnar in din inkomstdeklaration.
Anställda ska fylla i formulär W-4, inte formulär W-9.
Du bör uppdatera ditt W-9-formulär om din information ändras, även om vissa organisationer kan be dig att skicka ett nytt undertecknat formulär varje år för att säkerställa att de har den mest korrekta informationen.
Du kan behöva skicka in en uppdaterad W-9 om:
Om något av dessa gäller kan du ladda ner ett W-9-formulär från IRS-webbplatsen, fylla i det och skicka det till dina kunder.
Låt oss nu svara på några frågor för den andra sidan av transaktionen:företagsägaren eller vem som behöver hämta ifyllda W-9-formulär från oberoende entreprenörer.
Om du anlitar oberoende entreprenörer för att arbeta åt dig är det en bra idé att låta dem fylla i en W-9 innan du betalar dem. Ladda bara ned formuläret från IRS webbplats och be dem att fylla i och underteckna det.
Du behöver inte lämna in formulär W-9 till Internal Revenue Service. Förvara den bara med dina register och använd den för att förbereda en 1099-NEC för alla individer eller företag som du betalade 600 USD eller mer till med kontanter eller check under året.
Om du betalade en entreprenör via kreditkort eller en betalningsapp som PayPal eller Venmo, skicka inte ett 1099-NEC till dem. Kreditkortsföretaget eller betalningsbehandlaren kommer att skicka dem ett 1099-K-formulär.
Låt oss säga att du betalade din oberoende entreprenör 600 USD eller mer under året och att du antingen inte begärde en W-9 från dem eller, trots din begäran, så misslyckades de med att slutföra det eller ge dig sitt SSN eller EIN.
I så fall bör du dokumentera dina upprepade förfrågningar om personens skattebetalares identifikationsnummer (TIN). Sedan bör du fortfarande fylla i och lämna in ett 1099-NEC med en notering om att entreprenören vägrade att tillhandahålla ett TIN.
Du kan bli bestraffad för att inte inkludera den nödvändiga informationen på 1099:an, men du kanske kan få påföljden efterskänkt om du kan bevisa att du gjort flera försök att få ett TIN från entreprenören.
Om du gör några framtida betalningar till entreprenören, bör du omedelbart påbörja reservinnehållning.
Om du anlitar utländska leverantörer eller oberoende entreprenörer behöver du inte låta dem fylla i en W-9. Dessa enheter måste fylla i W-8-formulär istället.
Om du har gjort tillräckligt många rapporterbara betalningar måste du fortfarande skicka dem ett formulär 1099-MISC eller formulär 1099-NEC i slutet av året.
Det är lätt att förstå varför du kan behöva W-9 från leverantörer så att du kan skicka dem 1099 i slutet av året. Men vad händer om en leverantör ber dig att fylla i en W-9?
Det finns en anledning till att din leverantör kan be dig att fylla i ett W-9-formulär:Du köper varor och säljer dem vidare mot en provision. Om du till exempel är involverad i ett direktförsäljningsföretag som Mary Kay, Pampered Chef eller Tupperware, kan du köpa produkter från företaget för att sälja vidare eller använda som provexemplar.
I så fall behöver företaget en W-9 från dig eftersom de betalar en provision till dig. Även om de bara behöver skicka ett 1099-NEC till dig om du gjorde en direktförsäljning på 5 000 USD eller mer, begär vissa företag automatiskt en W-9 från alla säljare innan de betalar provision för att säkerställa att de har den information de behöver för att skicka 1099:or till de som behöver dem vid årets slut.
Att ta emot 1099 säkerställer att du har rätt information för att rapportera dessa provisioner på dina inkomstskatter.
IRS kräver reservinnehållning av betalningar till vissa företag eller individer. Om någon till exempel vägrar att ange ett korrekt skattebetalares identifieringsnummer (TIN) eller inte rapporterar (eller underrapporterar) ränte- eller utdelningsinkomster på sin federala skattedeklaration, kan IRS meddela dem att de är föremål för reservinnehållning.
Om du upptäcker att någon som du har gjort rapporteringsbara betalningar till är föremål för reservinnehållning, bör du omedelbart hålla inne skatter med 24 % av eventuella framtida betalningar. Skicka eventuella undandragna skatter från deras betalningar till Internal Revenue Service.
Om mottagaren vill sluta innehålla säkerhetskopiering måste de korrigera anledningen till att de är föremål för säkerhetskopiering med IRS. Det kan handla om att tillhandahålla ett korrekt skatte-ID, lämna in en saknad skattedeklaration eller betala det belopp som ska betalas på underredovisad skattepliktig inkomst.
Företag bör tillhandahålla W-9-formulär till alla som de betalar över 600 USD på ett år för affärsändamål. Detta inkluderar egenföretagare, frilansare, personer i en enmedlem LLC och alla som får betalt för att arbeta för företaget men inte är anställd.
Som en oberoende entreprenör eller frilansare beror beloppet för inkomstskatt du är skyldig på inkomst som betalas genom ett W-9-arrangemang på flera faktorer, inklusive din inkomstnivå, ansökningsstatus och vilka typer av avdrag och skattelättnader du kan göra anspråk på.
Om denna inkomst är föremål för reservinnehållning, kommer en fast 24% att hållas inne från dina betalningar, men din faktiska skatteskuld kan vara mer eller mindre än detta belopp. När du lämnar in din skattedeklaration kan du behöva betala mer eller så kan du få en återbetalning.
Ett IRS-formulär W-9 behövs inte om säljaren eller frilansaren får mindre än 600 USD på ett år eller om betalningar som överstiger det beloppet inte är affärsrelaterade.
Ett företag måste dokumentera alla försök att få W-9-information från leverantören (minst tre försök). Om ditt företag misslyckas med att samla in ett IRS-formulär W-9-formulär från en leverantör, och du har betalat dem över $600 på ett år, måste du fylla i ett 1099-MISC-formulär korrekt för varje leverantör, med straff på mellan $60 och $330 för saknade formulär. Säljaren kan drabbas av IRS-påföljder.
Om dina betalningar till leverantören är under 600 USD under ett kalenderår, eller om dina transaktioner inte är relaterade till ditt företag eller bedriver handel, behöver du inte ett formulär W-9. Alla transaktioner över $600 som är affärsrelaterade kräver en W-9. Som sagt, det är en bra idé att samla in detta IRS-formulär från alla leverantörer.
Du kan ladda ner Form W-9 gratis från IRS webbplats.
Blankett W-9 fungerar som ett sätt för oberoende entreprenörer och företag att tillhandahålla sin federala skatteklassificering, skattebetalares identifikationsnummer och annan information som behövs för att fylla i andra federala inkomstskatteformulär till en annan enhet. Den här informationen används främst för att fylla i informationsretur, som formulär 1099-MISC eller formulär 1099-NEC för ersättning till icke-anställda.
Den största skillnaden är vem som använder varje form. En amerikansk medborgare eller bosatt utlänning använder en W-9, medan icke-amerikanska individer och enheter fyller i ett W-8-formulär för att intyga sin utländska status för skatteändamål. För en amerikansk skattebetalare är W-9-formuläret det korrekta formuläret att fylla i.