Tidsspårning låter enkelt i teorin, men hur företag spårar tid kan variera drastiskt baserat på bransch, plats och andra faktorer.
I praktiken låter det inte komplicerat:ett klick för att starta, ett annat för att stoppa. Som sagt, det som händer mellan dessa två klick är allt annat än:
Metoden som en byrå med 10 personer använder för att spåra tid liknar inte vad ett företag med 5 000 personer behöver. En fältpersonal som slår in på en arbetsplats arbetar i en helt annan verklighet än en fjärrutvecklare som loggar timmar över tre tidszoner.
Och ändå är frågan bakom allt densamma:vart tar tiden vägen?
Den här biten är inte en verktygsjämförelse. Det är en analys av praxis för tidsspårning över företagsstorlekar, teamstrukturer och arbetssätt, hämtad från 84 miljoner+ timmar loggade över 22 000+ organisationer och 186 000+ användare på Hubstaff.
Dyk in i vår interaktiva demo och utforska funktionerna som gör det enklare än någonsin att hantera globala team.
Fråga de flesta varför deras företag spårar tid, så får du ett av två svar:fakturering eller ansvarighet. Båda är sanna ofta nog, men de skrapar också bara på ytan.
Tidsregistrering kan vara splittrande. När den används dåligt är den alldeles för lätt att snedställa mot övervakning. Å andra sidan kan det fungera som en signal — ett sätt att förstå var arbetet sker och om rätt arbete får mest uppmärksamhet.
Orsakerna till att organisationer spårar tid varierar mycket, men de vanligaste tenderar att samlas kring några kärnfunktioner:
Dessa funktioner utesluter inte varandra, och de flesta organisationer spårar tid för att ta itu med flera av dem samtidigt. Men motivationen att prioritera en framför en annan (och hur var och en implementeras) tenderar att förändras avsevärt beroende på företagets storlek och hur dess team är strukturerade.
Till exempel har en liten distansbyrås spårningstid i första hand för kundfakturering ett fundamentalt annorlunda förhållande till praktiken än, säg, ett hybridföretag som använder det för att förstå hur kärnarbetet är fördelat mellan avdelningarna. Samma verktyg, olika frågor och olika insatser.
Hur ett företag väljer att spåra tid säger vanligtvis något om hur det fungerar:dess storlek, dess bransch, hur fördelade dess team är och hur mycket synlighet ledarskapet faktiskt vill ha in i arbetet.
Det finns ingen universell metod för att spåra anställdas timmar, och landskapet har förändrats avsevärt under det senaste decenniet. Nedan följer en uppdelning av de fyra vanligaste metoderna som används idag.
Manuella tidrapporter (d.v.s. kalkylblad, pappersloggar, minnesövningar i slutet av veckan) är fortfarande vanliga i mindre företag där omkostnaderna för att ta i bruk ny programvara känns som mer problem än det är värt.
Överklagandet är enkelt:ingen kostnad, ingen inlärningskurva, inget beroende av en tredjepartsplattform.
Tyvärr är nackdelarna lika enkla:
Manuell spårning har inte försvunnit – särskilt i branscher där administrativa processer förändras långsamt.
Desktop- och appbaserade tidsspårare är en vanlig lösning bland fjärr- och hybridteam. Dessa tidsspårare hjälper användare att spåra tid till uppgifter och projekt, generera tidrapporter, skapa rapporter och mer.
När de väl har konfigurerats låter dessa verktyg dig ofta anpassa behörigheter för att bara samla in den data som ditt team behöver. Verktyg som erbjuder både en stationär och mobil version är bra för fältteam, eftersom de ofta inkluderar alternativa tidsspårningsmetoder som GPS och geofencerad tidsspårning.
Här är några av de bästa alternativen i den här kategorin för team som utvärderar programvara för tidsspårning av anställda:
Var och en har olika användningsfall och gruppstorlek, men kategorin som helhet har blivit standard för de flesta företag som är engagerade i distribuerat arbete.
Hårdvarubaserad tidsspårning är fortfarande mycket levande i branscher där arbete sker på en fast plats:
Punchklockor, kiosker, biometriska skannrar och märkesläsare erbjuder något appbaserade verktyg inte alltid är designade för:en fysisk registrering av när någon anlände och när de lämnade, knuten till en specifik plats.
För fältpersonal, lagerteam eller alla vars arbete inte kan utföras från en bärbar dator är enheter på plats det mest praktiska alternativet. De är pålitliga, bekanta och kräver inte att arbetare bär eller hanterar en extra mjukvara.
I den mer avancerade delen av spektrumet finns system som körs med minimal manuell inmatning. Dessa system loggar aktivitet automatiskt genom skärmövervakning, app- och URL-spårning och analys av arbetsmönster.
Team som letar efter mer än ett antal anställda kan fördjupa sig i dessa verktyg för att förstå hur arbetsdagen är tillbringad.
Siffror i stor skala har ett sätt att lösa argument som åsikter inte kan.
I vår datauppsättning, hämtad från över 84 miljoner timmar loggade över 22 000+ organisationer och 186 000+ användare, upptäckte vi följande:
Vad dessa data gör möjligt, mer än något annat, är ett ärligt samtal om vart tiden tar vägen.
Av de tre arbetsstilarna har hybridteam den högsta fokustiden på 57 % – en avsevärd klyfta över genomsnittet på 53 % för alla modaliteter.
En del av det som troligen driver detta är struktur:hybridarbetare har lärt sig att behandla sina dagar på kontoret och på distans på olika sätt, vilket begränsar kontextbytet och leder till en avsiktlighet som tenderar att dyka upp i hur de skyddar sin tid.
Rytmen med att växla mellan miljöer, snarare än att störa fokus, kan faktiskt skärpa det. För en djupare titt på hur hybridproduktivitet jämförs mellan branscher och företagsstorlekar finns den fullständiga uppdelningen i vår arbetsstilsrapport.
Skillnaden mellan hur små företag och stora organisationer spenderar sin tid dikteras av strukturen.
SMB Företag Tid i fokus 50%46%Tid som spenderas på kärnarbete 45 %48 %Den troliga förklaringen är rollspecialisering. I en större organisation tenderar människor att göra färre saker djupare, medan i en mindre, har samma person ofta flera funktioner samtidigt, vilket kräver en annan sorts varaktig uppmärksamhet.
Ingen av profilerna är mer produktiva i absolut mening, eftersom de helt enkelt är optimerade för olika driftsscenarier.
Det finns många myter om distansarbete, och vi skulle ärligt talat bli förvånade om du inte är bekant med minst en av dem.
I vår undersökning testade vi flera av de vanligaste – och resultaten var ganska avgörande:
Vad tidsspårning bidrar till denna konversation är ett rekord. När ledare har faktiska uppgifter om vart timmarna går och vilken typ av arbete som görs, börjar närhetsdebatten vackla.
De företag som får ut det mesta av tidsspårning idag använder det inte som många företag marknadsförde det:som en mekanism för att se till att människor verkligen arbetar.
För att vara tydlig så finns den versionen av verktyget fortfarande. Underlåtenhet att förnya sig utöver övervakning av ytnivå som likställer synlighet med närvaro och timmar som loggas med värde levererat skadar dock företag, deras anställda och programvaruleverantörer själva.
Lyckligtvis har detta föråldrade koncept nu ersatts med något mer användbart:ett genuint försök att förstå hur arbetet rör sig genom en organisation. Detta visar sig på några konkreta sätt:
Organisationerna som gör denna övergång tenderar att dela en underliggande övertygelse:att poängen med att spåra tid egentligen aldrig handlade om tid. Det handlade alltid om arbete; vilken sort, hur mycket och om förutsättningarna finns för att människor ska göra det bra.
De flesta organisationer som kämpar med tidsregistrering kämpar inte för att de valde fel verktyg. De kämpar eftersom praktiken aldrig har definierats tydligt:
Innan du utvärderar ett nytt system eller ser över ett befintligt, är det värt att sakta ner tillräckligt länge för att svara på några ärliga frågor internt:
En användbar utgångspunkt för team som vill ha en mer strukturerad vy är Hubstaffs blandade produktivitetspoäng.
Det är en enkel formel som sätter i genomsnitt fokustidsprocent och kärnarbetsprocent i ett enda tal, vilket ger teamen en baslinje att mäta mot och en riktning att gå mot. Om resultatet avslöjar att mindre än halva arbetsdagen går till fokuserat eller kärnarbete, är det värt att undersöka.
För den fullständiga metoden och en djupare titt på hur organisationer över branscher och arbetsstilar omsätter detta i praktiken, finns de fullständiga resultaten i vår arbetsstilsrapport.
Fallet för tidsspårning handlade egentligen aldrig om kontroll. Det handlade alltid om att veta var fokus går och vad det mönstret betyder för de som utför arbetet.
Över 84 miljoner timmar och 22 000+ organisationer pekar data i en riktning:effektiv tidsspårning gör team bättre på att förstå sig själva. Detta konstruktiva förhållningssätt till synlighet och transparens är värt att bygga mot, oavsett var ditt team loggar in från.
BREAKING NEWS:USA:s senaten godkänner protokollet om dubbelbeskattning mellan Schweiz och USA
Pensionsspartips för dina 20-åringar – Millennial Money
10 överraskande saker din mikrovågsugn kan göra
Städer där utbildning lönar sig mest
Låter det som ett omöjligt mål att spara 1 miljon dollar i din 401(k)? Det behöver inte vara det. Så här gör du.
Chime recension:kontroll och besparingar
Warren Buffett säger att dessa är de absolut bästa aktierna att äga — Kolla in tre val från hans samling
Kreditkarma:gratis kreditpoäng, rapporter och övervakning | Kredit Karma