Efter att ha skjutit upp det i flera år, bestämde jag och min man äntligen att anställa en barnskötare för att ta hand om våra barn efter skolan. Vi kunde ha tagit den enkla vägen genom att använda en extern tjänst, men vi ville verkligen etablera en långvarig relation med en kvalificerad, omtänksam individ som jag hittade på egen hand.
Lyckligtvis hittade vi rätt person. Och plötsligt var vi tvungna att gå en snabbkurs i att förstå vad det innebär att vara arbetsgivare. Hur man säkerställer att vår barnflicka lagligt kan arbeta för oss. Hur man ställer in ett lönesystem. Hur man beräknar de skatter vi skulle behöva dra från hennes lönecheck.
Även om jag är en finansiell planerare, förberedde inte min erfarenhet och mina meriter mig helt för den här nya rollen. Lyckligtvis kunde jag få bra råd från min revisor och genom att läsa användbara publikationer som IRS Household Employer's Tax Guide.
Om du har funderat på att anlita hemhjälp, oavsett om det är en barnskötare, hushållerska, hembiträde, chaufför, personlig kock, trädgårdsmästare eller någon annan, får du gärna lära dig av mina erfarenheter av att bli en nybliven hushållsarbetsgivare.
Denna artikel skrevs av och presenterar åsikterna från vår bidragande rådgivare, inte Kiplingers redaktion. Du kan kontrollera rådgivarens register med SEC eller med FINRA.
Det är viktigt för både dig och din nyanställde att förstå din arbetsrelation, eftersom ni båda potentiellt kan få problem med IRS om ni inte gör det.
Om denna person tillhandahåller sitt eget hem, utrustning eller förnödenheter, förhandlar om sina arbetstider och ansvar och får betalt som en 1099-entreprenör, behandlar IRS dem som egenföretagare och de är därför inte en "anställd".
Vad är en av de första sakerna du gör när du börjar på ett nytt jobb? Fyll i ett formulär I-9, som dokumenterar din behörighet att arbeta. Vår barnflicka var tvungen att göra detsamma. Hon fyllde i formuläret och uppvisade legitimation (i hennes fall ett amerikanskt pass, men om hon inte hade ett, kunde hon ha tillhandahållit sitt körkort och socialförsäkringskort).
Det är mitt jobb att hålla fast vid dessa formulär (och kopior av hennes identifiering) och göra dem tillgängliga för inspektion av auktoriserade statliga myndigheter. Sidan U.S. Citizenship and Immigration Services Form I-9 kan leda dig genom denna process.
I allmänhet behöver du bara ta itu med löneskatter om du betalar din hyrda hjälp mer än 2 200 USD under ett kalenderår. Men i vissa fall kan makar och andra familjemedlemmar som tar på sig dessa roller tjäna mer än $2 200 utan att beskattas. Dessa situationer är inte alltid enkla, varför du alltid bör rådgöra med en skattespecialist innan någon ny anställd börjar arbeta för dig. Vår barnskötare kommer att tjäna mycket mer än så här, så jag visste att jag skulle behöva ta reda på krångligheterna med lönehantering ganska snabbt.
Om du ska bli en hushållsarbetsgivare kan du lika gärna bli erkänd som en. Du kan göra detta genom att ansöka om ett Employer Identification Number (EIN) från IRS. Observera att du inte kan använda ditt personnummer som ett EIN.
Även om din anställde kan betala sin del av sin skatt på egen hand, för att minimera risken för underbetalningar och straffavgifter är det bättre för dig att hålla inne skatter direkt från deras lönecheckar. Det första steget är att din nyanställde fyller i ett W-4/Employee's Withholding Certificate. Även om du måste beräkna beloppet för innehållen federal inkomstskatt baserat på antalet undantag de väljer, kommer flera skattesatser att förbli desamma:
Du måste föra obefläckade register för varje lönecheck, inklusive arbetade timmar, betalda belopp och innehållna skatter. Och varje januari måste du tillhandahålla en W-2 löne- och skattedeklaration till din anställd och lämna in kopia A till IRS.
Din stat kan kräva ytterligare statlig inkomstskatt och andra uttag från anställdas lönecheckar. Och du måste hålla dig uppdaterad med ändringar i skattelagar.
Till exempel, i Massachusetts, där jag bor, sänks den statliga inkomstskattesatsen från 5,05 % 2019 till 5 % (med start 2020), och den statliga arbetslöshetsskattesatsen är 2,4 %. Och 2019 antog staten lagen om betald familje- och sjukledighet, som tar ut en skatt på 0,75 % på varje ytterligare lönecheck.
Om vår barnflicka blir skadad på jobbet vill jag se till att vår husägares försäkring täcker hennes medicinska anspråk och inkomstförluster. Efter att ha ringt min försäkringsleverantör upptäckte jag att jag behövde lägga till en speciell ryttare för att få denna utökade täckning. Se till att du har rätt täckningsnivå innan din nyanställde börjar sin första arbetsdag.
Tänk också på att många stater kräver att hushållsarbetsgivare har en arbetsskadeförsäkring i vissa situationer om de anställer barnskötare, hushållerskor eller andra vårdgivare. Till exempel här i Massachusetts måste hushållsarbetsgivare få en arbetsskadeförsäkring om deras hemanställda arbetar 16 eller fler timmar per vecka. Även om din stat inte kräver det, kanske du vill köpa en arbetsskadeförsäkring ändå, eftersom den kan erbjuda extra skydd för arbetsrelaterade skador som inte täcks av din villaförsäkring.
Om du anställer en barnskötare kan du kanske dra av så mycket som 3 000 USD per barn (maximalt 6 000 USD för två eller fler barn) i barnomsorgsrelaterade utgifter, så länge som både du och din make arbetar och dina barn är yngre än 13 år.
Eller, om ditt företag erbjuder ett Dependent Care-konto (ibland kallat Dependent Care Flexible Spending Account), kanske du kan ge bidrag före skatt på upp till $5 000 per år för att hjälpa till att betala för kvalificerade barnomsorgskostnader. Återigen, det är viktigt att prata med din skatteexpert för att ta reda på vilka alternativ som erbjuder de bästa skatteförmånerna.
Tyvärr är dessa skatteförmåner endast tillgängliga för dem som anställer barnomsorgsarbetare.
Jag har redan nämnt att du verkligen borde rådgöra med din revisor eller en skatteexpert innan du anlitar din nya hushållsassistent. Men du kanske vill träffa en finansiell rådgivare också. Denna kombination av expertis kan inte bara hjälpa dig att förstå ditt ansvar som arbetsgivare utan kan hjälpa dig att ta reda på hur du justerar dina kassaflöden för att ta på dig dessa extra utgifter och uppskatta dina ytterligare försäkringsbehov.
Skrivet av Joelle Spear, CFP®, en finansiell rådgivare på Canby Financial Advisors i Framingham, Massachusetts. Spear har en MBA med en finansiell koncentration från Bentley University.
Detta material har endast tillhandahållits i allmänna informationssyfte och utgör varken skatte- eller juridisk rådgivning. Även om vi går långt för att se till att vår information är korrekt och användbar, rekommenderar vi att du konsulterar en skatteberedare, professionell skatterådgivare eller advokat.
Värdepapper och rådgivningstjänster som erbjuds genom Commonwealth Financial Network®, medlem FINRA/SIPC, en registrerad investeringsrådgivare. Ekonomiplaneringstjänster som erbjuds av Canby Financial Advisors är separata och inte relaterade till Commonwealth.
Den här artikeln skrevs av och presenterar åsikterna från vår bidragande rådgivare, inte Kiplinger-redaktionen. Du kan kontrollera rådgivarens register med SEC eller med FINRA.Finansiell rådgivare, partner, Canby Financial Advisors
Joelle Spear, CFP® är finansiell rådgivare och partner på Canby Financial Advisors i Framingham, Massachusetts. Hon har en MBA med en finansiell koncentration från Bentley University. Värdepapper och rådgivningstjänster som erbjuds genom Commonwealth Financial Network®, medlem FINRA/SIPC, en Registrerad investeringsrådgivare. Ekonomiplaneringstjänster som erbjuds av Canby Financial Advisors är separata och inte relaterade till Commonwealth.
5 ekonomiska tips för nyblivna föräldrar
7 tips för att spara pengar för den moderna brudtärnan från en finansiell rådgivare
Skillnad? 7 tips för finansiell klarhet under en turbulent tid
Tips för ekonomisk planering för gymnasieelever
5 ekonomiska tips för hemmavarande föräldrar 2021
Våra 7 bästa ekonomiska tips för högskolestudenter
Våra 8 bästa ekonomiska tips för gymnasieelever
11 tips för att anlita en entreprenör som du kan lita på