En huvudbok låter dig titta på alla dina finansiella transaktioner på ett ställe. Huvudboken är det centrala dokumentet i bokföringen där du registrerar alla transaktioner. I ett manuellt system registreras poster i journalen och bokförs sedan till huvudboken. I ett automatiserat system sker samma process, men du anger helt enkelt transaktioner och programvaran bokför posterna till huvudboken automatiskt. Den första kolumnen i en redovisning med tre kolumner är debetkolumnen, den andra kolumnen är kreditkolumnen och den tredje kolumnen är saldokolumnen.
Anteckna posten på rätt reskontrakonto beroende på vilken typ av transaktion det är. Registrera till exempel förbrukningsmaterial som köpts på kredit i leverantörskontot och leverantörsreskontrakontot.
Debitera ett konto och kreditera ett konto för varje transaktion. Kontoklassificering styr vilka transaktioner du debiterar och vilka transaktioner du krediterar. Konton klassificeras som tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter eller kostnader. Tillgångar är saker du äger; skulder är saker du är skyldig; eget kapital är vad ägaren äger eller är skyldig; inkomst är intjänad inkomst; och utgifter är förbrukningsvaror som är en del av kostnaden för att driva ett företag. Till exempel är leveranser utgifter och ökar med en debitering. Leverantörsskulder är ett skuldkonto som ökar med en kredit.
Säg att du köper tillbehör till en kostnad av 2 500 USD med 30 dagars återbetalningsvillkor. Öka utgifterna med 2 500 USD. Öka skuldkontot, leverantörsreskontra, med 2 500 USD eftersom du nu är skyldig 2 500 USD.
Öka förbrukningskontot Datum:2009-09-27 Beskrivning:Tillbehörsdebitering (kolumn 1):2 500 Kredit (kolumn 2):[tom] Löpande saldo (kolumn 3):2 500
Öka leverantörsreskontrakontot Datum:2009-09-27 Beskrivning:Tillbehör Debet (kolumn 1):[tom] Kredit (kolumn 2):2 500 Löpande saldo (kolumn 3):(2 500)
För mindre än $50 kan du köpa finansiell programvara som kommer att hantera uppgiften att skapa huvudboken när du anger transaktioner. För en elektronisk huvudbok, använd kalkylprogram. Vissa kalkylarksprogram är tillgängliga gratis, inklusive OpenOffice Calc och Google Docs Spreadsheet.
I redovisning skrivs negativa tal som -### eller (###).
