Dobbelt bokföring är en bokföringsmetod som håller ett företags räkenskaper i balans och visar en sann ekonomisk bild av företagets ekonomi. Denna metod bygger på användningen av redovisningsekvationen Tillgångar =Skulder + eget kapital.
Krediter till ett konto måste vara lika med debiteringar till ett annat för att ekvationen ska behållas balans. Revisorer använder debet- och kreditposter för att registrera transaktioner till varje konto, och vart och ett av kontona i denna ekvation visas på ett företags balansräkning.
Dobbelt bokföring har använts i hundratals, om inte tusentals , av år; det dokumenterades första gången i en bok av Luca Pacioli i Italien 1494.
Som namn är dubbelbokföring en standardmetod för redovisning som innebär att varje transaktion registreras på minst två konton, vilket resulterar i en debitering på ett eller flera konton och en kreditering på ett eller flera konton.
Det totala beloppet av transaktionerna i varje fall måste balansera ut, vilket säkerställer att alla dollar redovisas. Debeter noteras vanligtvis på vänster sida av huvudboken, medan krediter vanligtvis noteras på höger sida.
Offentliga företag måste följa de redovisningsregler och metoder som dikteras av allmänt accepterad redovisning principer (GAAP), som kontrolleras av en icke-statlig enhet som kallas Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dobbelt bokföring fungerar också som det mest effektiva sättet för ett företag att övervaka dess ekonomiska tillväxt, särskilt när omfattningen av verksamheten växer.
När ett företags verksamhet växer, ökar sannolikheten för skrivfel. Även om dubbel bokföring inte helt förhindrar fel, begränsar det effekten av eventuella fel på de övergripande kontona.
Eftersom kontona är inställda för att kontrollera varje transaktion för att vara säker balanserar ut, kommer fel att flaggas till revisorer snabbt, innan felet ger efterföljande fel i en dominoeffekt. Dessutom gör kontostrukturens karaktär det lättare att spåra tillbaka genom poster för att ta reda på var ett fel uppstod.
När du använder dubbel bokföring måste du använda flera typer av konton. Några nyckelkontotyper inkluderar:
Dubbelregistreringssystemet kräver en kontoplan, som består av alla balans- och resultaträkningskonton där revisorerna bokför. Ett visst företag kan lägga till konton och skräddarsy dem för att mer specifikt spegla företagets verksamhet, redovisning och rapporteringsbehov.
De flesta bokföringsprogram för företag använder dubbel bokföring; utan den funktionen skulle en revisor ha svårt att spåra information som inventering och leverantörsskulder och förbereda bokslut och skatteuppgifter. Den grundläggande dubbelbokföringsstrukturen kommer med bokföringsprogrampaket för företag. När ett företag konfigurerar programvaran konfigurerar den sin allmänna kontoplan för att återspegla de faktiska konton som redan används av företaget.
Redovisningsprogram producerar vanligtvis flera olika typer av finansiella rapporter och redovisningsrapporter. till balansräkningen, resultaträkningen och kassaflödesanalysen. En vanlig rapport, kallad "provbalans", listar alla konton i huvudboken som har någon aktivitet.
Provsaldot etiketterar alla konton som har ett normalt debetsaldo och de med normal kreditsaldo. Summan av provbalansen ska alltid vara noll, och de totala debiteringarna ska vara exakt lika med de totala krediterna.
Som ett exempel på dubbel bokföring, om du skulle rekordförsäljningsintäkter på 500 USD skulle du behöva göra två poster:en debetpost på 500 USD för att öka balanskontot som heter "Kontanter" och en kreditpost på 500 USD för att öka resultaträkningskontot som heter "Intäkter."
Ett annat exempel kan vara köpet av en ny dator för 1 000 USD. Du skulle behöva ange en debitering på 1 000 USD för att öka ditt utgiftskonto för "Technology" i resultaträkningen och en kredit på 1 000 USD för att minska ditt "Kontant"-konto i balansräkningen.
Det motsatta gäller också:Om ditt företag lånar pengar från en bank , kommer dina tillgångar att öka men dina skulder kommer också att öka med samma belopp. Bokföringen med dubbla poster kontrollerar noggrannheten, eftersom summan av kontona med debetsaldon bör vara lika med summan av kreditsaldokontona efter att du har slutfört dina poster, vilket säkerställer att du har fångat båda delarna av transaktionen.
Krediter lägger till pengar till konton, medan debiteringar drar ut pengar från konton. När du får betalt är det en kredit. När du betalar någon annan är det en debitering.
franciskanerbrodern Luca Pacioli från 1400-talet anses ofta vara först med att skriva om moderna redovisningsmetoder som dubbel bokföring. Han uppfann dock inte dubbel bokföring. Han var helt enkelt den första som beskrev de redovisningsmetoder som redan var vanliga bland köpmän i Venedig.