Svårigheten att hantera kassaflödet och få betalt i tid är en svår realitet för många företag i byggbranschen.

I en sektor som ansvarar för 6 procent av Storbritanniens BNP kan dessa kassaflödesgap drabba ekonomin hårt.

Ingenstans är detta mer uppenbart än med nedfallet från kollapsen av Carillion , vilket har fått kassaflödesgap att eko runt ekonomin sedan början av året.

Problemet är tillräckligt allvarligt för att regeringen nyligen utsåg en kommissionär för småföretag vars uppdrag enbart består av att åtgärda problemet.

Så en lösning på kassaflödesgap i byggbranschen skulle stärka ekonomin.

Vi hävdar att detta kan komma i form av molnredovisningsteknik, vilket skapar en unik möjlighet för byggföretag att förbättra effektiviteten och att bättre hantera indrivningen av betalningar, tillsammans med tillgång till finansiering för att täcka kassaflödesluckor.

Lång leveranskedja

Men först, varför är sena betalningar så vanliga i branschen?

Sena betalningar är ett särskilt problem inom byggbranschen på grund av att sektorn har en så lång leveranskedja, bestående av specialister och underleverantörer.

Det innebär att det kan ta tid för underleverantörer att få betalt på grund av att betalningen behöver passera ett antal olika parter för att nå dem. Det uppskattas att Carillion var skyldig £1 miljard till upp till 30 000 företag vid tiden för dess kollaps.

Mark Telford, chef för Telfords Chartered Accountants, ett företag som är specialiserat på byggbranschen, säger:"Om en kund inte betalar sina underleverantörer i tid varje vecka kommer de ofta att gå utanför anläggningen och leta efter arbete någon annanstans. Det kan då vara mycket svårt att få tillbaka den arbetskraften, vilket i sin tur påverkar förmågan att leverera kundarbete i tid.”

Han sa att underleverantörer som väntar på betalning är ovilliga att vidta rättsliga åtgärder på grund av rädsla för att förlora affärer.

Hur navigerar företagare i den här miljön? Colin Kent, ägare till Pembrokeshire-baserade CK Roofing Contractors Ltd, utfärdar alla sina fakturor på 30-dagarsvillkor och drabbas ofta av sena betalare. ”Jag skickar alltid en påminnelse direkt när fakturor är försenade. Vissa kunder är dock inte på bollen och försenar ofta betalningen med några veckor. Detta har en följdeffekt för kassaflödet i verksamheten.”

Gör snabbare betalningar

Under tiden kan det finnas möjligheter närmare hemmet att lösa dessa problem. Utvecklingen av molnbokföringsprogram som Xero och QuickBooks, tillsammans med ett ekosystem av tilläggspartners, gör det relativt enkelt för byggföretag att få tillgång till aktuell information om sin ekonomi, samt ge dem verktyg för att underlätta snabbare betalningar och utfärda fakturor.

"Vi uppmuntrar våra kunder att få sina kunder att betala med autogiro. GoCardless och iZettle har revolutionerat sättet på vilket småföretag kan förbättra sitt kassaflöde”, säger Mark Telford.

Fördelen med att använda dessa verktyg är att kunna utfärda fakturor och samla in betalningar när du är på jobbet, i motsats till retroaktiv fakturering.

Förutom att förbättra kassaflödet kan dessa verktyg avsevärt minska tiden som spenderas på kreditkontroll.

Lätt tillgång till finansiering

Ett antal lånefinansieringsleverantörer integrerar nu också direkt med mjukvara för molnredovisning, vilket gör det snabbt och problemfritt för byggföretag att få tillgång till finansiering för att täcka sena betalningar.

Revolverande kreditfaciliteter, som iwoca, liknar övertrassering genom att de tillåter företagare att bara betala avgifter för det som lånas.

Robert Bailey från Swallow Hill Homes, ett företag som omvandlar historiska byggnader till bostadsfastigheter, använder iwoca för att dra ner på vad han behöver betala på en daglig basis. Han listar dess viktigaste fördel som att "pengarna kommer direkt" till hans bankkonto. Detta gör att han sedan kan logga in på sin affärsbank och ha tillräckliga medel för att göra betalningar för sina leverantörer.

Molnredovisningsprogramvara

Byggföretag bör inte vänta på ändringar i den offentliga policyn för att minska sena betalningar. Istället bör de uppmuntras att dra nytta av framsteg inom molnredovisningsprogramvara för att hantera sin dagliga ekonomi och minska tiden de lägger på att jaga fakturor. När nästa Carillion kollapsar kan vi alla vara bättre förberedda.

Den här artikeln publicerades ursprungligen på ICPA:s webbplats.