När Brexit hägrar kan brittiska företag behöva överväga att etablera dotterbolag i EU-länder som ett alternativ till gränsöverskridande handel.

Att ha en lokal enhet hjälper när det kommer till frågor om skatt, rapportering och efterlevnad, men det kan introducera en ny nivå av komplexitet i din redovisning.

Tony Connolly, FCA, grundare och VD för Cloud-redovisningsmjukvaran AccountsIQ, berättar om utmaningarna internationella företag står inför och belyser hur dagens redovisningssystem kan hantera dessa.

Gränsöverskridande handel kan vara komplex. När den gränsöverskridande handeln ökar, etablerar företag ofta enheter utomlands för att lokalisera efterlevnad och visa kunderna sitt engagemang för den marknaden.

Även om ditt företag inte tidigare har gjort detta, med den troliga början av Brexit senare i år, kan det vara lättare att handla i EU via en juridisk person i ett medlemsland. Även om det kan göra handel via en lokal enhet enklare, innebär etablering av flera enheter mer komplexa redovisningsprocesser , inklusive hantering av flera valutor (FX), hantering av transaktioner mellan företag och att behöva konsolidera och rapportera resultat i flera valutor.

Att hantera flera valutor kan vara svårare än du tror

Om du redan hanterar flera valutatransaktioner kommer du att uppskatta komplexiteten i att bearbeta realiserade och orealiserade vinster och förluster på valutatransaktioner och utestående valutasaldon. Konsolidering av FX-dotterbolag ger en ny nivå av komplexitet kring rapportering av resultat i basvaluta, vilket involverar valutaomvärderingsreserver för att redovisa vinster eller förluster i substansvärde som är ett resultat av att hålla dessa nettotillgångar i utländsk valuta. Kalkylblad är bra för prognoser och rapportering, men att konvertera olika element till olika takt och bokföra den månatliga skillnaden till omvärderingsreserver kan vara svårt. För att beräkna detta behöver du:

• Värde vinst- och förlustkonton till genomsnittlig period (dvs. när intäkter och kostnader ökar)
• Värde tillgångar och skulder vid periodens slutkurs (dvs. som om du var tvungen att realisera dem vid den tidpunkten)
• Värde aktieinvesteringar i den takt då investeringen gjordes.

Att göra detta en gång om året i revisionssyfte är ganska okomplicerat, men om du rapporterar månadsresultat kan det vara svårt att hantera konstanta valutafluktuationer utanför systemet eftersom förluster under en månad kan kompenseras med vinster under efterföljande månader och vice versa.

Hur är det med transaktioner och saldon mellan företag?

Med flera enheter kommer du utan tvekan att sluta med transaktioner mellan företag från handel mellan företag, omdebitering av centralt betalda kostnader eller debitering av förvaltningsavgifter för delade tjänster. Med enheter i olika basvalutor finns det valutarisker i alla utestående saldon som måste redovisas och du måste bestämma om moder- eller dotterföretaget tar risken – d.v.s. om valutan fluktuerar, vilket är i riskzonen?

Att hantera transaktioner mellan företag med hjälp av GL-journaler gör det svårt att beräkna orealiserade vinster och förluster på utestående saldon i slutet av månaden. Detta görs bäst via AP- och AR-konton mellan företag. Vanligtvis initierar den debiterande enheten transaktioner och den enhet som debiteras tar valutarisken, så saldona måste hanteras i den debiterande enhetens valuta. Orealiserade vinster/förluster måste redovisas i dotterbolaget före konsolidering så att koncerninterna saldon elimineras vid konsolidering till koncernens basvaluta.

Vilken FX-funktionalitet bör ditt ekonomisystem ha?

Om du inte redan har FX-dotterbolag kan ditt finanssystem hantera flera enheter och FX-konsolideringar. Här är några frågor du kan ställa:

1. Bokförs realiserade vinster och förluster automatiskt när FX-kvitton eller betalningar allokeras mot fakturorna de betalar?
2. Beräknas orealiserade vinster och förluster i slutet av månaden för leverantörsskulder, kundfordringar och banktillgodohavanden i utländsk valuta?
3. Hanterar systemet automatiserade transaktioner och saldon mellan företag så att valutarisken (orealiserad och realiserad) beräknas och bokförs i den enhet som tar valutarisken?
4. Kan koncerninterna saldon enkelt stämmas av och elimineras de vid konsolidering?
5. Gör systemet konsolideringar och beräknar valutaomvärderingsreserver automatiskt, vilket återspeglar ackumulerade valutaomvärderingsreserver i balansräkningen och aktuell periodrörelse i den konsoliderade resultaträkningen?
6. Tillåter systemet mappning till en alternativ kontoplan (COA) för att hantera jurisdiktioner som kräver rapportering baserat på ett föreskrivet COA (t.ex. Frankrike, Italien), samtidigt som det tillåter dig att rapportera koncernekonomiska resultat baserat på Group COA.
7. Är lokala budgetar konsoliderade och omvandlade till gruppens basvaluta?

Slutsats

Det finns betydande fördelar med att etablera lokalt baserade dotterbolag i utländska jurisdiktioner snarare än att bara sälja över gränserna. Detta inför dock några ytterligare redovisningskrav och att ta itu med dessa med hjälp av kalkylblad kan vara problematiskt. Du bör därför överväga om ditt ekonomisystem lätt kan hantera denna miljö. Om man överväger ny programvara, bör molnsystem som ger tillgång när som helst och var som helst, utan att kräva installerad programvara på varje plats, övervägas.

Fallstudie:Getech går från äldre redovisningssystem till AccountsIQ och skapar effektivitet i hela koncernen

Getechs  Simon Brown ärvde fyra äldre redovisningssystem i hela koncernverksamheten som ett resultat av tillväxten. Att gå vidare till molnredovisnings- och konsolideringsplattformen AccountsIQ gav en tidsbesparing på en vecka per månad för den globala geovetenskaps- och konsultgruppen i enbart rapportering, för att inte tala om förbättringar i andra kärnprocesser.

Simon förklarar varför AccountsIQ var det rätta valet för Getech, "Vi hade tidigare använt fyra olika paket inklusive två versioner av Sage samt den brittiska och amerikanska versionen av QuickBooks. Konsolidering var en logistisk mardröm. Ingen av leverantörerna kunde uppfylla våra kärnkrav, på det sätt som AccountsIQ kunde, för handel med flera valutor och konsolidering över hela koncernen”, säger ekonomiansvarig Simon Brown. Han tillägger:"AccountsIQ sparar mig en veckas arbete varje månads slut."

Konsolideringsproblem lösta och nya rapporteringsalternativ tillgängliga

Innan AccountsIQ implementerades innebar Getechs månadsslutprocess export av data från fyra redovisningssystem till Excel för manipulation. Men om det fanns en inkonsekvens var det nödvändigt att gå tillbaka genom fyra uppsättningar data. Simon förklarar skillnaden med den nya redovisningsplattformen:"Den största fördelen vi ser med AccountsIQ är att data är dynamisk; det är inte bara en rapport. Vi kan borra ner i data, lösa frågan och köra rapporten på nytt korrekt. Vi uppdaterar eller skriver över efter behov.”

När det gäller förbättrad rapportering, tillägger Simon:"Vi har tagit tillfället i akt att designa om och bygga om våra rapporter på grund av flexibiliteten inom AccountsIQ. Vi är inte längre begränsade till vad, när och hur vi rapporterar; det är en stor förändring.”

Valutahantering förenklad, intern laddning förenklad och batchbetalningar pågår

Getech arbetade främst i pund och amerikanska dollar, och har tidigare hanterat redovisning i flera valutor i Excel. Med AccountsIQ hålls växelkurserna centralt i systemet vilket säkerställer att alla dotterbolag i en koncern använder gemensamma växelkurser. AccountsIQs valutaomvärderingsfunktion skapar en automatisk rutin i systemet som säkerställer noggrannhet i beräkningar och rapportering.

Simon tillägger också, "Den andra aspekten av vår interna process som har förbättrats avsevärt sedan vi implementerade AccountsIQ är fakturering mellan företag. AccountsIQ håller koll på vad vi fakturerar internt. Fakturan tas emot och den registreras automatiskt i dotterbolagskontona. Vi kommer också att försöka bygga ut gruppbetalningar och använda mass-e-postfunktionen snart.”

Batchbetalningsfunktionen i AccountsIQ låter användaren skapa en fil som grupperar alla betalningar. Betalningarna relaterade till denna fil görs automatiskt, vilket gör processen att individuellt behandla betalningar med banken till ett minne blott. Automatiska godkännanden kan också ställas in så att godkännaren ser betalningsschemat innan det skickas till banken.

"Hjälpsam och alltid tillgänglig" implementeringsteam

Simon och hans team, i nära samarbete med Customer Success-teamet på AccountsIQ, ägnade tre månader åt att designa och bygga systemet. Även om detta är längre tid än vad de flesta användare av systemet spenderar på att installera det, var det väl spenderat tid och ansträngning. Det innebar att kodningen och arbetsflödena sattes upp med omsorg och uppmärksamhet för den växande verksamhetens behov och rapporteringen var korrekt från dag ett. Simon kommenterar, "Det var intensiva tre månader men det var väl använd tid eftersom implementeringen gick väldigt smidigt och våra processer förbättrades omedelbart. Vi var verkligen glada att arbeta med AccountsIQ-teamet – hjälpsamma och alltid tillgängliga.”

Stödja framtida tillväxt

"Vår affärsmodell är en snabbväxande affärsmodell, och processen att flytta nya enheter till AccountsIQ kommer att vara enkel", säger Simon. Den initiala utformningen av dotterbolagssystemet blir mallen för nya verksamheter inom koncernen. Processen för att expandera AccountsIQ är enkel och kräver endast ytterligare licenser och utrullningen av kärnsystemet som det har utformats för Getech-företag.

Uppfyller förväntningarna

Sammanfattningsvis säger Simon Brown, Getechs Financial Controller, "AccountsIQ har gått in väldigt bra. Vi är nöjda med hur det ser ut och hur det presterar. Det är en stor framgång.”

På tal om framtida planer, tillägger han, "Det finns mycket mer kapacitet inom systemet som vi ännu inte har utforskat, inklusive ett papperslöst PO-system, mer arbete kring automatisering av godkännanden och förbättringar av hur vi hanterar betalningar och banken. AccountsIQ kan hjälpa oss att fortsätta utveckla våra processer samt stödja vår tillväxtstrategi.”