I vår uppkopplade värld förväntar sig människor nu att arbeta och interagera på distans – även när det gäller att dela viktig dokumentation.
För företag som förbereder konton och lämnar in skattedeklarationer blir den traditionella metoden att skicka och ta emot pappersdokumentation mindre attraktiv:processen tar längre tid, kostar mer och tar upp värdefullt lagringsutrymme.
Kunder är också helt enkelt för upptagna och är vana vid att se dokument på skärmen och bara skriva ut när det behövs.
Inte bara det, med ett branschfokus på dataskydd står revisorer inför enorma utmaningar kring efterlevnad, datasekretess, åtkomst och utbyte.
Slutligen, strävan mot papperslöst arbete och dokumentlagring är både ekonomiskt och miljömässigt vettigt.
Det är därför ingen överraskning att redovisningspraxis kräver en smart dokumenthanterings- och lagringslösning som fungerar för deras företag, personal och kunder. Som svar har TaxCalc samarbetat med SmartVault, en ledande leverantör av onlinedokumenthantering och säkra fildelningslösningar, och lanserat TaxCalc Document Manager som drivs av SmartVault som en del av sitt nya modulära erbjudande om praktikhantering.
Document Manager möjliggör säker molnbaserad fildelning med klienter och lagring av fasta register och dokumentation – allt med filkryptering på banknivå för att säkerställa datasäkerhet. Kort sagt, det erbjuder en ny era av dokumentlagring och fildelning.
Förmånerna inkluderar:
Det här är historien om bara några av de praktiska vinsterna som en fiktiv praktikägare åtnjuter genom att anta TaxCalc Document Manager .
Träffa Yasmin. Yasmin driver sitt eget företag, med tio långvariga anställda. Hon är sedan länge känd att hon har behövt förbättra sättet på vilket viktiga dokument utbyts med sina kunder. En del av Yasmins personal skickar fortfarande skattedeklarationer till sina kunder på posten, vilket hon vet är ineffektivt och kostsamt; andra via e-post, som hon vet inte är tillräckligt säkert.
Yasmin bestämde sig för att utveckla sin praktik genom att integrera säker dokumenthantering och lagring i sin befintliga uppsättning av TaxCalc-övningsprodukter. Välj TaxCalc Document Manager som drivs av SmartVault , en del av TaxCalcs nya verktyg för praktikhantering, var absolut vettigt. Nästan över natten TaxCalc Document Manager förvandlat hennes dokumentutbytesprocesser till en supersnabb, säker och mycket effektiv operation.
Nigel har förberett skattedeklarationer i trettio år. Han är enastående på sitt jobb, men varje gång han gör en skattedeklaration skriver han ut den och skickar den till kunden för godkännande. Han har varit ovillig att ta till sig ny teknik.
Men efter att ha sett hur enkelt det är att skicka en skattedeklaration till en kund via TaxCalc Document Manager , han konverterade omedelbart. Nigel slår fortfarande Control-P som han alltid gjort, men istället för att välja skrivaren på sitt kontor väljer han SmartVault PDF-skrivare.
Det anslutna skrivbordet placerar automatiskt skattedeklarationen i rätt klientmapp för rätt period.
Kunden meddelas sedan via e-post att skattedeklarationen är klar för granskning. Nigel kan nu förflytta jobb till slutförandet mycket smidigare och snabbare, samtidigt som han sparar en stor summa pengar på utskrift och bokföring.
Även om Aisha är extremt säker på, och stolt över, företagets efterlevnad inom nästan alla områden av verksamheten, har hon letat efter ett sätt att modernisera det sätt på vilket nyckeldokumentation skickas till och tas emot från kunder, särskilt i ljuset av GDPR. Förutom att vara lugn i vetskapen om att TaxCalc Document Manager kommer att hjälpa företagets GDPR-efterlevnad, är Aisha glad över att alla dokument kommer att skyddas av banknivå, vilket innebär att företaget dramatiskt har minskat risken för att ett känsligt dokument hamnar i fel händer.
Det här är bara några av de transformativa fördelar TaxCalc kan ge till dagens praxis. Läs mer om TaxCalc Document Manager drivs av SmartVault och TaxCalcs nya övningshanteringsverktyg .