Ditt företag lever och dör av din förmåga att köpa och sälja produkter med en konkurrenskraftig marginal. Men du kan ta för givet varför bokföring är viktigt för ditt företags hälsa. Flera misstag – som utelämnandefel – kan stå i vägen för att föra korrekta böcker

Felaktiga räkenskapshandlingar gör det mycket svårare att mäta lönsamhet och anmäla skatter för småföretag än vad de behöver vara.

Läs vidare för en översikt över redovisningsfel, förklaringar av partiella och fullständiga utelämnanden och användbara exempel så att du kan undvika dessa misstag och hålla ordning på dina böcker.

Vad är ett redovisningsfel?

Ett bokföringsfel är alla typer av misstag som påverkar bokföringsposter. Bokföringsfel är inte avsiktliga, och de kan enkelt åtgärdas om de upptäcks i tid.

Du bör se upp för fel av:

• Original post: Fel belopp bokförs på ett konto
• Duplicering: Posten debiteras eller krediteras två gånger
• Återföring av inträde: Debiteringen läggs in som en kredit och vice versa
• Provision: Debeterna eller krediterna är inskrivna på rätt konto men i fel huvudbok
• Utelämnande: Transaktionen sker men en post görs endast delvis eller utelämnas helt

I allmänhet uppstår dessa fel på grund av en oorganiserad arbetsyta, brist på interna kontroller (t.ex. regler och förordningar för hantering av finansiell information) eller en överarbetad bokhållare.

Det finns enkla sätt att undvika de flesta fel, som vi kommer att täcka nedan. Men låt oss först definiera fel vid utelämnande.

Vad är fel vid utelämnande?

Det finns två typer av utelämnande fel, ett partiellt fel och ett fullständigt fel. Båda har något gemensamt - en post har utelämnats från reskontran. Men de två felen inträffar i allmänhet på olika ställen i redovisningscykeln. Redovisningscykeln består av åtta steg:

1. Identifiera transaktioner
2. Registrera transaktioner som journalposter
3. Boka poster i huvudboken
4. Förbereda ett ojusterat testsaldo
5. Letar efter orsaker till obalans
6. Göra justeringar
7. Skapa bokslut
8. Stänger dina böcker

Partiella fel inträffar när du registrerar transaktioner som journalposter (#2) eller när du bokför poster i huvudboken (#3). Dessa är skrivfel. Om du eller dina revisorer är överarbetade, oorganiserade eller saknar interna kontroller, kommer du förmodligen att hitta några delfel någon gång under året.

Fullständiga fel inträffar ofta vid identifiering av transaktioner (#1) eftersom transaktionen och dess åtföljande pappersspår helt förbises, felplaceras eller går förlorad. Samma orsaker till ett partiellt fel gäller här – överarbetade bokförare, oorganiserade processer och arbetsyta och brist på interna kontroller.

Vad är ett partiellt misstag?

Ett partiellt misstag inträffar när endast en del av transaktionen registreras, antingen debet eller kredit, men inte båda.

Till exempel, en kreditförsäljningstransaktion registreras för Cheers Bar i försäljningsboken men utelämnas från Sam Malones (ägarens) konto. När en post saknas balanserar de två inte varandra. Detta kommer att påverka provbalansen.

Vad är ett fullständigt misstag?

Ett fullständigt fel av utelämnande inträffar när en transaktion inte registreras alls. Dessa fel är vanliga om du inte är försiktig med dina kvitton. Ett fullständigt fel är svårt att upptäcka. Allt verkar balansera korrekt eftersom det inte finns några krediter eller debiteringar att balansera.

Låt oss ta en ny titt på vårt exempel från Cheers Bar. Efter att kreditförsäljningstransaktionen äger rum försvinner kvittot och allt minne av försäljningen. Herr Malone har fortfarande varorna han köpt på kredit, men eftersom han glömde att registrera dem har han inget minne av försäljningen eller kredittiden. Fullständiga misstag är svåra att upptäcka. Vanligtvis kommer dina fordringsägare eller gäldenärer att meddela dig om problemet.

Rätta inmatning:Hur man kompenserar för misstaget

Att göra ett misstag är inte slutet på världen för ditt redovisningsteam. Det finns några enkla sätt att använda en korrigeringspost för att fixa dessa misstag.

För partiella fel av utelämnande, lägg bara till motsvarande post och se till att dina debet- och kreditposter balanserar.

För fel av fullständig utelämnande beror korrigeringsinmatningen på när du upptäckte felet. Om du upptäcker felet innan du stänger dina böcker kan du helt enkelt lägga till posten i din huvudbok. Men om du upptäcker felet sent måste du återdatera det och lämna en berättelse som förklarar misstaget.

Hur man förhindrar misstag

Om du är orolig för redovisningsfel, försök att inte oroa dig – det finns några saker du kan göra för att förhindra dessa misstag:

• Gör ordning. Skapa en detaljerad process för hantering och inmatning av dina kvitton. Gå digitalt om du måste och lär dig hur du organiserar kvitton elektroniskt. Tänk också på att skapa ett schema för att mata in dina kvitton.
• Förbättra dina interna kontroller . Se till att dina kontroller är detaljerade och tydliga nog att förstå.
• Granska transaktioner regelbundet. Håll månads- eller till och med veckovisa recensioner. Ju oftare du kontrollerar dina transaktioner, desto snabbare kommer du att upptäcka (och hjälpa till att förhindra) misstag.
• Skapa ett provsaldo innan du slutför din balansräkning. En provbalans är som ett träningspass – det påverkar inte din totala ställning om det går fel. Om du inser att dina debiteringar och krediter inte stämmer överens, är det OK. Allt du behöver göra är att hitta felen och åtgärda dem så att ditt justerade testsaldo stämmer överens.