Som småföretagare för du bokföring för ekonomisk planering och laglig efterlevnad. Vissa register har konfidentiell information om ditt företag, kunder och anställda.

Du måste skydda informationen i din bokföring från skador, stölder och naturkatastrofer. Prova dessa fyra enkla steg för att säkra din bokföring.

Steg 1:Förvara pappersdokument på ett säkert sätt

För du bokföring i gamla trasiga arkivskåp? Eller staplar du dem på öppna hyllor? Inget av scenariot är idealiskt för att hålla din information säker. Trasiga förvaringsbehållare och öppna hyllor gör dina register sårbara. Skydda pappersdokument med en ren, robust arkiveringsbehållare som låser.

Du måste skydda dina pappersfiler från vattenskador. Låt oss säga att du lämnar dina filer på källargolvet och en storm svämmar över källaren och förstör dina register. Förvara inte pappersdokument där de kan utsättas för vatten.

Skydda också pappersjournaler från brandskador. Håll papper borta från elektriska rum och utrustning som använder värme (t.ex. svetsverktyg). Du kan använda förvaringsbehållare och arkivskåp som är brandsäkra och vattentäta.

Steg 2:Gör kopior

Kopior fungerar som en säkerhetskopia om dina originaldokument går förlorade eller förstörs. Du kan göra fysiska kopior eller skanna digitala kopior. Lagra en uppsättning poster på en annan plats än den andra uppsättningen. På så sätt riskerar du inte att förlora båda seten samtidigt.

Ibland förlorar du dokument innan du kan göra en kopia. Ta i så fall reda på om det finns ett sätt att få en kopia från källan. Ofta kan du få kopior av dina inskickade IRS-formulär för småföretag med en begäran. Om du saknar en skattedeklaration, använd formulär 4506 för att begära en kopia från IRS.

Steg 3:Skydda skrivbordsposter

Om du lagrar vissa typer av affärsdokument direkt på din dator måste du ställa in säkerhetsprogram på enheten. Installera antivirusprogram på din dator för att skydda dina skrivbordsuppgifter från skadlig programvara.

Du kan bara komma åt skrivbordsposter från den dator du lagrade filerna på. Om din dator är skadad kan du förlora din information. Kopiera säkerhetskopior på en extern enhet.

Om du gör dig av med en gammal dator, ta bort dina bokföringsuppgifter från skrivbordet. Ta inte bara bort filerna. Du måste torka av enheten för att ta bort data från datorn.

Steg 4:Håll bokföring online

Du kan komma åt molnredovisningsprogramvara från Internet. Det betyder att du inte kommer att förlora dina register om din dator skadas. Du lagrar din information i molnet och du kan använda olika enheter för att komma åt dem.

Molnbaserad bokföringsprogramvara för småföretag vidtar åtgärder för att skydda din information. Till exempel krypterar den dina data på samma sätt som banker gör. Använd ett starkt lösenord för din onlinebokföring och håll det dolt för andra. Använd också antivirusprogram för att skydda din dator från virus.

Behöver du ett enkelt sätt att spåra ditt företags transaktioner? Patriots företagsbokföringsprogram online är gjord för småföretagaren. Spara tid och pengar med det enkla in- och utbetalningssystemet. Prova det gratis idag!