Som företagare finns det många dokument du behöver hålla reda på för ditt företag. Anställdas pappersarbete, räkningar, fakturor etc. är alla viktiga dokument att lagra i dina register. Att föra register är inte bara en bra affärspraxis heller. Det finns specifika IRS-dokumentationskrav som du måste följa. Ett av dessa krav är att upprätthålla skatteregister. Lär dig hur länge du ska spara skattedeklarationer för ditt företag.

Hur länge ska skattedeklarationer sparas

Du kanske vet hur länge du måste spara dina personliga skatteuppgifter. Men kraven på IRS-registrering för individer är annorlunda än reglerna för företag. Faktum är att IRS:s registerkrav för företag i allmänhet är längre än tidsperioden för enskilda skatteuppgifter.

Så, hur länge behöver du spara skattedeklarationer för ditt företag? Enligt IRS finns det olika lång tid för bokföring för skatteändamål. Hur länge du ska föra skatteregister kan bero på vad du behöver föra dem till. Publikation 583, Starta ett företag och föra register, beskriver hur länge du bör föra olika register.

Begränsningsperiod

Det finns en preskriptionstid för skattebokföring. Vad är en preskriptionstid? Det är den period under vilken ett företag kan ändra sina avkastningar för att kräva krediter eller återbetalningar eller under vilken IRS kan fastställa ytterligare skatt.

Enligt publikation 583 avgör din ansökningssituation hur länge du måste behålla dina skatteregister. Beroende på din skattesituation kan du behöva spara dina register under följande antal år:

• Två
• Tre
• Sex
• Sju
• Obegränsat

Publikation 583 förklarar att detta är begränsningsperioden för att föra skatteregister av särskilda skäl. Ta en titt på preskriptionstiden för varje situation.

Två års skatteredovisning

Att föra skatteregister i två år gäller för företag som lämnar in en ansökan om kredit eller återbetalning efter att ha lämnat in en deklaration. Företag måste föra skatteregister i två år efter att de betalat skatten. Men betalningsdatumet måste komma efter anmälningsdatum för företag att kvalificera sig för att hålla register i endast två år.

Tre år av skatteredovisning

Det finns två anledningar till att du kan behöva spara dina skatteuppgifter i minst tre år. Först måste du bevara dina register i minst tre år om du lämnar in en ansökan om skatteavdrag eller återbetalning efter att du lämnat in din deklaration. Om det låter bekant beror det på att det går hand i hand med de två åren av skattebokföring.

Du måste spara skatteregister i tre år om du lämnar in ett krav på återbetalning eller kredit efter du betalar skatterna. Men du behöver bara spara journalerna i två år om du lämnar in anspråket först och betalar därefter.

IRS anger också att du måste föra skatteregister i minst tre år om du är skyldig ytterligare skatter och särskilda omständigheter inte gäller dig. De särskilda omständigheterna inkluderar:

• Om ditt företag har anställda måste du spara alla anställningsskatteuppgifter i minst fyra år efter skatteförfallodagen eller så betalar du det, beroende på vilket som inträffar senare.
• Företag med fastighetstillgångar måste föra skatteregister tills preskriptionstiden löper ut för det år då företaget avyttrade fastigheten.
• Om du har skatteuppgifter som icke-skattetjänster kan behöva använda, spara dina skatteuppgifter tills de informerar dig om att de inte längre behöver dokumenten. Behåll dokumenten längre, även om perioden sträcker sig efter IRS-kraven. Till exempel kan borgenärer ha en längre preskriptionstid än IRS.

Om ovanstående omständigheter inte gäller ditt företag kan du välja att göra dig av med dina register efter tre år.

• Förbered finansiella rapporter med några få klick
• Ladda ned register för skatterapportering var som helst, när som helst
• Spara alla skatteuppgifter på en enkel plats

Sex års skatteredovisning

Det finns en begränsningstid på sex år för företag som inte redovisar inkomster som de borde ha rapporterat. Men företagets oredovisade inkomst måste vara mer än 25% av bruttoinkomsten som visas på avkastningen.

Till exempel, ett företag rapporterar 100 000 USD men borde ha rapporterat 130 000 USD. Eftersom de inte rapporterade inkomster värda 30 000 $ ($ 130 000 – 100 000 $) och det är mer än 25 % ($ 100 000 X 25 % =25 000 $) av den rapporterade inkomsten, måste de behålla sin avkastning i sex år.

Sju års skatteredovisning

Företag måste föra sina skatteregister om de lämnar in ett krav på förlust från värdelösa värdepapper eller ett avdrag för osäkra fordringar.

En dålig affärsskuld är en skuld som ett företag ådrar sig när det verkar som en del av skattebetalarens verksamhet eller handel. Verksamheten kan då dra av den dåliga affärsskulden från den vanliga inkomsten istället för att behandla den som en kapitalförlust. Företag ska redovisa det som avdrag på skattedeklarationer.

Värdelösa värdepapper gäller för aktier i aktier, aktierätter eller bevis på skuld utgivna av ett företag. Aktier kan bli helt värdelösa, vilket skapar värdelös säkerhet. Eller så kan företag överge sina värdepapper genom att permanent överlämna dem och ge upp alla sina rättigheter. Behandla värdelösa värdepapper som kapitaltillgångar som sålts eller byts ut från och med den sista dagen av skatteåret. Rapportera värdelösa värdepapper på skattedeklarationer.

Obegränsat antal år av skatteredovisning

Det finns två situationer där företag måste föra alla skatteuppgifter, inklusive skatteformulär och annat pappersarbete:

1. Företaget lämnade in en bedräglig skattedeklaration
2. Företaget lämnade ingen retur alls

Du måste behålla alla skatteregister och uppgifter under en obegränsad period om du uppfyller något av ovanstående villkor.

Hur många år av skattedeklarationer ska du behålla?

Så, hur länge sparar du skattedeklarationer? Överväg att föra skatteregister i minst sju år för att vara på den säkra sidan. Sju års skattedeklarationer hjälper i händelse av en IRS-revision eller om långivare, fordringsägare eller andra intresserade parter behöver ytterligare information från ditt företag.

IRS inkluderar i allmänhet endast tre års avkastning när de utför revisioner. Men de kan gå tillbaka upp till sex år, om det behövs. Upprätthåll tillräckligt omfattande register för att skydda ditt företag och tillhandahålla tillräckligt med bevis till berörda parter.