Är ditt lilla företag belamrat med pappersdokument? När du litar på papper för att hålla reda på företagens ekonomi, slutar du ofta med att slösa tid och resurser. För en effektiv redovisningsprocess, följ våra tips för att skapa ett papperslöst kontor.

Hur man börjar bli papperslös på kontoret

Papperslös bokföring kan spara tid och pengar för ditt småföretag. Du kan minska mängden papper du använder genom att göra några enkla ändringar. Här är sex steg för att konvertera till ett papperslöst kontor.

#1:Skanna digitala kopior för ditt papperslösa kontor

Det är en bra idé att ha mer än en kopia av dina finansiella dokument. Du minskar risken för att skada ett dokument och förlora viktig information. Men att göra flera papperskopior av dina finansiella dokument kostar pengar. Och du fördubblar mängden lagringsutrymme som krävs för bokföringspapper.

Istället för att behålla mer än en papperskopia, säkerhetskopiera dokument digitalt på din dator. Genom att elektroniskt arkivera dokument slipper du lagra onödigt pappersarbete. Detta är en av många papperslösa kontorsfördelar. Du kan fortfarande skriva ut så många dokument du vill när du behöver dem. Skanna och spara även kundorder, kvitton och andra dokument på din dator.

Att säkerhetskopiera dokument på din dator är en av de största papperslösa redovisningsbyråernas bästa praxis. Om du gör det kommer du att skydda information från att gå förlorad. Att lagra dokument online förhindrar att du förlorar information om din dator kraschar. Du kan också använda ett minne eller en extern hårddisk för att säkerhetskopiera bokföringspapper.

#2:Registrera dig för onlinebank

Om du inte redan har ett, bör du öppna ett separat företagsbankkonto. Ett bankkonto som endast används för affärsändamål skiljer personliga och affärsmedel åt. När du har öppnat ditt företagskonto, registrera dig för internetbank.

Med nätbanker som en del av ditt papperslösa redovisningssystem spenderar du mindre tid på att springa till banken och skriva ut checkar. Du kan betala räkningar, flytta pengar till olika konton och granska ditt kontoutdrag med internetbank. Ett bankkonto online ger dig tillgång till ditt kontoutdrag 24 timmar om dygnet utan att behöva vänta på en papperskopia med posten.

#3:Spela in transaktioner med programvara

Som småföretagare måste du registrera alla ditt företags transaktioner. Om du spårar pengar för hand, överväg att byta till bokföringsprogram online. Detta är ett av våra bästa papperslösa kontorstips eftersom bokföringsprogram minskar mängden pappersarbete på ditt företag och sparar tid.

Molnbokföringsprogram lagrar finansiell information på internet. Du kan komma åt dina böcker från vilken enhet som helst med en internetanslutning. Genom att mata in dina transaktioner i programvaran kommer programmet automatiskt att beräkna totalsummor åt dig. Programvaruföretaget bör garantera säkerhet och noggrannhet.

#4:Skapa digitala kontoutdrag för din papperslösa bokföring

Bokslut hjälper dig att spåra framsteg och fatta beslut. Pappersutlåtanden kan dock vara till besvär. Att skapa uttalanden för hand tar tid och kan göra din information benägen för fel.

Välj istället ett program som låter dig skapa bokslut. Programvaran automatiserar informationen du anger, vilket ger dig korrekta slutsaldon. Tidsbesparingarna genom att skapa digitala utdrag är ytterligare ett exempel på de många papperslösa kontorsfördelarna. Utlåtandena är enhetliga så att du enkelt kan jämföra en månads ekonomiska hälsa med en annan.

Om du behöver en papperskopia av uttalandet kan du skriva ut det. Annars lagras uttalandena online för när du behöver dem.

Om du inte använder programvara kan du använda en applikation online eller installera en på ditt skrivbord för att skapa uttalanden för din papperslösa arbetsplats. Du kan till exempel skapa uttalanden i ett Excel-kalkylblad. Genom att ange formler kommer kalkylarket att beräkna totalsummor automatiskt. Utdragen lagras digitalt tills du behöver skriva ut dem.

#5:Använd elektronisk fakturering på din papperslösa arbetsplats

Ett effektivt faktureringssystem är avgörande för ditt lilla företag. Du vill inte slösa tid och pengar på att samla in pengarna du är skyldig dig på grund av dåliga fakturabetalningsvillkor. Att skicka digitala fakturor kan vara en lösning på tidskrävande och kostsamma faktureringsproblem.

Genom att skicka fakturor digitalt behöver du inte köpa papper, kuvert eller porto. Du kan fakturera kunder via e-post eller använda ett program med en faktureringsfunktion. Elektroniska fakturor ger dig en konsekvent fakturamall, så att du inte behöver börja varje faktura från början. Kunder får elektroniska räkningar snabbare än postade fakturor, så du kan få betalt tidigare genom att inkludera elektronisk fakturering i ditt papperslösa redovisningssystem.

#6:Betala skatt med EFTPS

Du måste betala federal skatt för ditt småföretag. Skatter kan bland annat inkludera inkomstskatt, skatt på egenföretagare och försäljningsskatt. För ett enkelt sätt att betala federal skatt, registrera dig med EFTPS.

Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) är en kostnadsfri tjänst som låter dig betala federal skatt online. Du kan använda EFTPS för att betala alla federala skatter. Registrera dig för EFTPS genom IRS med ditt skattebetalares identifikationsnummer, bankkonto- och routingnummer samt namn och adress. Följ sedan steg-för-steg-anvisningarna för att göra federala skattebetalningar.

Behöver du ett enkelt sätt att förvara dina småföretagsböcker på en papperslös arbetsplats? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.