Om du har anställda är kostnadsredovisning en viktig del av din redovisningsprocess. Kostnadsrapporter möjliggör flexibilitet och gör det lättare för anställda att utföra sina jobb. Skapa en policy för utgiftsrapporter för att spara tid och pengar för ditt företag.

Vad är en utgiftsrapport?

Kostnadsrapporter används för att spåra inköp som anställda gör för ditt företag. När den anställde har gjort köpet ska de fylla i en affärskostnadsrapport och skicka in den till dig. Vanliga affärskostnader på en utgiftsrapport inkluderar:

• Resekostnader
• Tillbehör och verktyg
• Underhållning och måltider för kunder

Anställda är inte ansvariga för att betala dina företagskostnader direkt. När en anställd gör ett företagsköp, som affärsrelaterade resor och underhållning, betala en återbetalning eller ge ett förskott.

Med en återbetalning använder den anställde sina pengar för att göra köpet och du betalar tillbaka dem. Med förskott ger du den anställde pengar. Sedan gör de köpet. Förskottet dras av från köpesumman på utgiftsredovisningen.

Inköp som görs på utgiftsrapporter är affärskostnader, inte en del av lönelistan. Är ersatta kostnader skattepliktiga? Du inte innehålla eller betala anställningsskatt på en anställd ersättning. Du betalar ersättningsbeloppet till den anställde och bokför det som en affärsutgift i dina bokföringsböcker.

Det finns inget standardsätt att fylla i en affärskostnadsrapport. Du kan anpassa rapporten så att den passar ditt företags behov. Men du bör inkludera följande information för korrekt utgiftsspårning och återbetalning av småföretag:

• Datum då köpet gjordes
• Utgiftens art (varorna som köptes)
• Köpbeloppet
• Specialiserade utgifter (hur mycket enskilda varor kostar)
• Subtraktion av förskott
• Totalt belopp för återbetalning

Du kan tillhandahålla ett formulär eller mall som anställda kan skicka in. Anställda kan fylla i en kostnadsöversikt på papper eller online.

Mall för utgiftsrapport

Att använda ett standardformulär gör ersättningen enklare för dig och dina anställda. Prova det här exemplet på utgiftsrapporten för ditt småföretag.

Sätta upp en utgiftsrapportpolicy

Skapa en policy för affärsutgiftsrapporter för att förbli korrekt och kompatibel. Anställda bör följa rutinerna i policyn när de begär ersättning. Policyn bör innehålla följande information:

• Riktlinjer för utgifter
• Tidsram
• Förhandsgodkännande
• Stöddokument

Gör ersättningen enkel för anställda och dig själv. Ett komplicerat system slösar tid och försämrar produktiviteten i ditt företag. Undvik huvudvärk och fel med en enkel, strömlinjeformad kostnadsrapporteringsprocess. Inkludera följande avsnitt i din policy.

Riktlinjer för utgifter

Kostnadsriktlinjer kartlägger vilka köp du kommer och inte kommer att ersätta. Och den förklarar de situationer där en anställd ersättning är nödvändig.

Avsnittet om utgiftsriktlinjer ger en tydlig bild av vad som berättigar till ersättning. Till exempel kan du kräva att anställda väljer det billigaste resealternativet. Eller så kan du säga att du inte kommer att ersätta anställda för alkoholhaltiga drycker.

Du behöver inte lista ut alla objekt som anställda kan och inte kan få ersättning för. Men du bör inkludera stora begränsningar och detaljer om vad du är villig att betala tillbaka.

Tidsram

Tidsramen visar hur snart anställda behöver lämna in kostnadsrapporter. Och det förklarar hur snart du kommer att ersätta anställda efter att de har skickat in rapporter.

För en effektiv återbetalningsprocess, håll utgiftsrapporteringen i rörelse. Ju snabbare du får rapporterna, desto sundare är ditt småföretags kassaflöde. Och anställda vill få ersättning snabbt. Inkludera rimliga tidslinjer i din policy för att se till att alla är på samma sida.

Förhandsgodkännande

För stora utgifter, låt anställda begära ditt godkännande innan de köper varor. På så sätt kan du övervaka återbetalningar och se till att anställda inte spenderar för mycket. Du kanske till exempel vill godkänna storleken på en flygbiljett eftersom de i allmänhet är dyra. Låt anställda bifoga godkännanden till sina utgiftsrapporter.

Stöddokument

För ett framgångsrikt utgiftsrapporteringssystem är bra register nyckeln. Anställda bör behålla styrkande dokument för inköp, såsom affärskvitton och fakturor. Låt dem skriva anteckningar på kvitton, som deras namn och orsaken till utgiften eller jobbnumret. När en anställd lämnar in en utgiftsredovisning ska de bifoga underlag till den.

Behöver du ett enkelt sätt att registrera dina företagskostnader? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.