Som småföretagare kan du anlita oberoende entreprenörer för att tillgodose affärsrelaterade behov. När du betalar en oberoende entreprenör får de ersättning för icke-anställda. Vad är ersättning för icke-anställda?
Ersättning till icke-anställda är pengarna du betalar till en oberoende entreprenör som utför arbete åt dig. Ersättning för icke-anställda inkluderar avgifter, provisioner, priser och utmärkelser för tjänster.
Du kommer att behandla ersättning till icke-anställda annorlunda än anställdas löner. Du tar inte in skatter för en oberoende entreprenör eftersom de inte finns på din lönelista.
Innan du betalar ut ersättning till icke-anställda och rapporterar lönerna måste du avgöra om en arbetare är anställd eller en oberoende entreprenör.
Du måste ta reda på om arbetaren får status som icke-anställd. Det kan vara svårt att avgöra om en arbetare är en anställd kontra en oberoende entreprenör. Att felklassificera arbetare kommer med att betala tillbaka löner, skatter och eventuellt straff och domstolsavgifter.
För att bestämma mellan status som anställd eller oberoende entreprenör, var uppmärksam på din relation med arbetaren. Om arbetare kan välja vilket arbete de utför och hur de ska utföra uppgifter, är de vanligtvis icke-anställda.
Department of Labor (DOL) tittar på sex ekonomiska realiteter (faktorer) för att bestämma arbetarens status. Här är några frågor du behöver ställa om arbetaren, enligt DOL:
Låt oss använda dessa frågor för att svara på om en arbetare kan vara en oberoende entreprenör eller anställd. Du anställer en arbetare, Clark, för att göra om tre kontor i ditt företag.
Du skulle klassificera den här arbetaren som en oberoende entreprenör.
Att klassificera arbetare korrekt är viktigt för att dela in och deponera skatter. När du har en anställd drar du in skatt på lönen. När du väl betalar en arbetare som icke-anställd måste arbetaren betala skatt på egenföretagare.
Anställda och oberoende entreprenörer betalar olika skattesatser. Håll inne federal inkomstskatt och FICA-skatt (skatter för socialförsäkring och Medicare) från en anställds lön. Den federala inkomstskattesatsen bestäms av vad den anställde hävdade på sin blankett W-4. Med FICA löneinnehållning håller du inne 7,65% av den anställdes lön (6,2% för Social, 1,45% för Medicare). Och du bidrar också med en matchande arbetsgivarandel på 7,65 % av deras lön. Detta är totalt 15,3 % för FICA.
När du betalar en oberoende entreprenör drar du inte in skatt på lönen. Som ett resultat behöver du inte betala arbetsgivardelen för FICA. Istället betalar den oberoende entreprenören skattesatsen för egenföretagare på 15,3 % av sin lön. Skatten på egenföretagare går till skatter för social trygghet och Medicare, precis som FICA. Men arbetaren betalar mer i egenföretagarskatt eftersom det inte finns någon arbetsgivare.
Om det finns misstanke om att arbetaren var felklassificerad kan du eller arbetaren skicka in blankett SS-8, Fastställande av arbetarstatus för syften med federala sysselsättningsskatter och inkomstskatteinnehållning, till IRS. Detta formulär begär att IRS granskar situationen och gör ett officiellt beslut.
Om du betalade en oberoende entreprenör $600 eller mer måste du skicka in formulär 1099-NEC, Nonemployee Compensation.
För att fylla i blankett 1099-NEC måste den oberoende entreprenören fylla i blankett W-9, begäran om skattebetalarens identifieringsnummer och certifiering när de börjar arbeta för dig. Formulär W-9 berättar för dig arbetarens namn, skattebetalares identifieringsnummer (TIN) och adress, som du behöver för att fylla i formulär 1099-NEC.
När du fyller i formulär 1099, skicka en kopia till den oberoende entreprenören, IRS och den statliga skattemyndigheten (om tillämpligt). Spara en kopia av formuläret för dina register. Blankett 1099 bör vara alla parter tillhanda senast 1099 som ansökningsdatum, den 31 januari året efter betalningen.
Om du lämnar in formulär 1099 måste du också fylla i formulär 1096, årssammanfattning och överföring av amerikansk informationsretur. Var noga med att skicka formulär 1096 till IRS och statliga avdelningar (om tillämpligt) när du skickar dem formulär 1099. Spara även en kopia för dina affärsregister.
Vissa redovisningsleverantörer online ger dig tillgång till obegränsade formulär 1099 och 1096. Oavsett om du har en eller 20 oberoende entreprenörer som arbetar åt dig kan du skapa och skriva ut formulären enkelt.
Om du inte använder bokföringsprogram kan du beställa formulär 1099 och 1096 från IRS.
Om du gör ett fel på formulär 1099-NEC måste du utfärda ett korrigerat 1099. Identifiera först vilken typ av fel du gjorde på formuläret. Ange sedan rätt information och markera rutan "korrigerad" på ett nytt formulär 1099. Du måste också fylla i ett nytt formulär 1096.
Efter att de nya formulären har fyllts i, skicka formulär 1099 till den oberoende entreprenören, IRS och den erforderliga statliga skatteavdelningen (om tillämpligt). Spara en kopia för dina register. Skicka ett korrigerat formulär 1096 till IRS, eventuella statliga skattemyndigheter, och spara ett för dina register.
Ibland är det inte lätt att säga vem som är en oberoende entreprenör. Här är tre exempel som hjälper dig att fatta det beslutet.
Låt oss säga att du äger en blomsteraffär. Du gör leveranser med en firmabil, men en dag går skåpbilen sönder. Du betalar en oberoende mekaniker (som inte arbetar för en arbetsgivare) $800 för att fixa skåpbilen. Du betalade mekanikern med ersättning för icke-anställda.
Du måste skicka mekanikerformuläret 1099. Skriv $800 på 1099-NEC. När du betalar mekanikern håller du inte inne federal inkomstskatt eller FICA-skatt (social trygghet och Medicare-skatter), vilket du skulle göra med en anställd.
Fortfarande ägare till blomsteraffären, du äger också en bil som är ditt personliga fordon. Du använder inte din privata bil för affärsverksamhet. Din bil måste också fixas, så du betalar samma mekaniker $600 för att reparera den.
Eftersom mekanikern fixar din personliga bil (inte ett företagsfordon), behöver du inte ge honom blankett 1099. Mekanikern är inte en oberoende entreprenör som utför arbete åt ditt företag.
Låt oss nu säga att du anlitar en frilansare för att driva ditt företags webbplats. Du betalade henne $2 500 under hela året för att driva webbplatsen. Som frilansare är hon inte din anställd. Istället är hon en fristående entreprenör. Du betalade henne 2 500 dollar i lön för icke-anställda.
Ange $2 500 på formulär 1099-NEC och skicka en kopia av formulär 1099 till henne. Återigen, du kommer inte att innehålla skatter från hennes lönecheck.
Arbetare som får ersättning för icke-anställda är oberoende entreprenörer, inte dina anställda.
Anlitar du oberoende entreprenörer för att utföra arbete för ditt företag? Patriots bokföringsprogram gör det enkelt att betala, registrera och rapportera ersättning till icke-anställda. Prova det gratis idag!
Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet den 15 juli 2013.