Efter att ha bestämt dig för att effektivisera dina affärsprocesser med bokföringsprogram, kanske du undrar, vad nu? Du måste veta hur man använder bokföringsprogram för att få ut alla de stora fördelarna med det.

Det första steget i att använda bokföringsprogram är att välja vilken du vill ha. Även om inte alla bokföringsprogram är desamma, finns det grundläggande funktioner du behöver förstå. Läs vidare för att lära dig hur du använder bokföringsprogram.

Funktioner för bokföringsprogram

Först och främst – du måste välja en programvara som matchar dina affärsbehov. Bestäm vilka funktioner, tillgänglighet och användbarhet du vill att din programvara ska ha.

Här är några av de grundläggande funktionerna i bokföringsprogram:

• Fakturahantering
• Spåra utgifter och intäkter
• Betala leverantörer
• Ordna bokslut
• Öppna och skriv ut IRS-skatteformulär

Spårning av utgifter och intäkter, bearbetning av fakturor och tillgång till IRS-skatteformulär är alla nödvändiga funktioner i bokföringsprogram. Varför är dessa viktiga, vad gör de och hur använder du dem?

Hur man använder bokföringsprogram

En av de främsta anledningarna till att företag använder bokföringsprogram är att hålla sig organiserade och få tillgång till finansiella register. Ta en titt på hur du använder de olika funktionerna i bokföringsprogram.

Fakturahantering

Bokföringsprogram är ett utmärkt verktyg att använda för att lagra fakturainformation. Du kan skapa och distribuera fakturor till kunder som är skyldiga dig pengar. Och du kan ange leverantörsfakturor när du är skyldig pengar.

För att skapa en faktura anger du information som kundens namn, fakturanummer och datum, förfallodatum, tillhandahållen produkt eller tjänst, kvantitet, pris och konto. Du kan skriva ut och posta fakturan eller maila den till din kund. Fakturorna fungerar som register över pengarna som är skyldig dig.

När du får en faktura måste du ange den i programvaran. Detta ger dig ett register över vem du är skyldig pengar och gör det lättare att betala fakturan.

Vanligtvis anger du information som säljarens namn, fakturanummer och datum, förfallodatum, konto, belopp och beskrivning.

Spåra utgifter och intäkter

Din bokföringsprogramvara låter dig spåra utgifter och inkomster. När du gör eller tar emot betalningar kommer ditt bokföringsprogram att visa dig det nya saldot av hur mycket du är skyldig och hur mycket du är skyldig dig.

För att ha korrekta ekonomiska uppgifter måste du känna till de utgifter du är skyldig och den inkomst du är skyldig dig. Om du använder periodiserad redovisning bör din programvara ha lättanvända kundfordringar och leverantörsskulder.

Genom att använda dina leverantörsfakturor kan du spåra hur mycket du har i utgifter. När du har en lista över olika leverantörer som du är skyldig pengar kan du se obetalda fakturarapporter för att mäta dina företagskostnader.

Du kan spåra hur mycket du har i inkomst genom antalet obetalda kundfakturor. Efter att ha skapat och skickat fakturor till kunder kommer du att kunna få en bättre uppfattning om hur mycket ditt företag har tjänat.

Betala leverantörer

Bokföringsprogram ger dig möjligheten att enkelt göra betalningar. Eftersom dina fakturor sparas i din programvara vet du hur mycket du är skyldig varje leverantör. Detta förenklar betalningsprocessen.

Välj den leverantör du vill betala, datumet, betalningsbeloppet och kontot. Skriv sedan ut en check. Detta automatiserar processen åt dig så att du inte behöver göra handskriftskontroller. Och du vet exakt hur mycket du är skyldig utan att behöva referera till pappersfakturor eller anteckningar.

Ordna bokslut

Att använda bokföringsprogram ger dig omedelbar tillgång till dina finansiella rapporter. Du kan se din resultaträkning (vinst och förlust) och balansräkning i din programvara. Välj bara datumet för den period du vill se.

Så länge som din programvara spårar ditt företags intäkter och utgifter, kommer den att generera rapporten åt dig. Du behöver inte göra ett uttalande själv.

Att lagra bokslut i din programvara förhindrar förlorade poster. Pappersfiler kan lätt skadas eller försvinna, vilket gör att du blir förvrängd. Med bokföringsprogram online är din information säker. Om ditt företag granskas har du snabb tillgång till dina register.

Öppna och skriv ut IRS-skatteformulär

En annan användbar uppgift för bokföringsprogram är möjligheten att skapa och skriva ut formulär 1099 och 1096.

Som småföretagare kan du då och då anlita oberoende entreprenörer. När du gör det måste du lämna in formulär 1099-MISC, Diverse inkomster och formulär 1096, årlig sammanfattning och överföring av U.S.A. Information Returns.

Låt oss säga att du anlitade en oberoende entreprenör som du betalade $1 250. För att skapa Form 1099, ange ditt namn, adress och federala identifikationsnummer i programvaran. Ange sedan mottagarens namn, adress och identifikationsnummer. Du kommer att markera beloppet du betalade ($1 250).

När du har fyllt i informationen och skapat formulär 1099 och formulär 1096 kommer du att skriva ut och skicka dem till lämpliga parter.

Om du inte har tillgång till IRS-skatteformulär i ditt bokföringsprogram måste du beställa dem från IRS och vänta på att formulären skickas till ditt företag.

Använda bokföringsprogram:Sammanfattning

För att registrera fakturor, ange leverantörsfakturainformation och skapa kundfakturor i din programvara.

För att spåra utgifter och intäkter, använd dina fakturalistor. Och registrera när du tar emot en betalning samt när du gör en betalning.

Du kan göra betalningar och skriva ut checkar från programvaran.

För att se bokslut anger du den period du vill se och kör rapporten i systemet.

Skapa och skriv ut formulär 1099 och 1096 i din programvara genom att ange ditt företags och mottagarens information.

Hitta bokföringsprogram

Leta efter ett mjukvarusystem med en liten inlärningskurva. Generellt sett borde det inte vara svårt att använda bokföringsprogram. Det bör förenkla processen för ditt företag, inte kosta dig mer tid.

Om du vill kunna komma åt ditt system var som helst, när som helst, behöver du programvara för molnredovisning snarare än datorprogramvara. Med molnet kan du komma åt ditt konto så länge du har en internetanslutning.

När du väljer bokföringsprogram, se till att den har de funktioner som passar ditt företags behov. Gör lite efterforskningar, dra nytta av gratis provperioder och landa på en programvara som är lätt att använda, billig och tidsbesparande.

Är du redo att prova bokföringsprogram? Patriots onlinebokföring är tillräckligt enkel för icke-revisorer och tillräckligt kraftfull för revisorer. Hantera enkelt ditt redovisningsansvar inom programvaran. Få din kostnadsfria provperiod idag!