Uppskattningsvis 3,4 miljoner arbetare hanterar felaktig klassificering av oberoende entreprenörer.

När du tar med någon ombord, avgör om arbetaren är en oberoende entreprenör eller anställd. Det är ingen hemlighet att IRS har strikta policyer för att slå ner på arbetsgivare som felklassificerar entreprenörer. Så, hur undviker du att felklassificera oberoende entreprenörer?

Oberoende entreprenör kontra anställd klassificering

Innan vi går in på mer om arbetare som felklassificeras som oberoende entreprenörer, låt oss kort sammanfatta skillnaden mellan oberoende entreprenörer och anställda.

Om din arbetare har anställd status måste du innehålla, matcha och betala löneskatt. Arbetsgivare som klassificerar en arbetare som en oberoende entreprenör är vanligtvis inte ansvariga för källskatt.

Oberoende entreprenörer

En fristående entreprenör kan driva eget företag. Men de utför även arbete åt andra företag.

Du drar inte av löneskatter från oberoende entreprenörers löner. De betalar sin egen verksamhet och inkomstskatt. Istället för att få formulär W-2 får entreprenörer formulär 1099-MISC för att rapportera löner.

I de flesta fall tar entreprenörer på sig flera projekt eller jobb, tillhandahåller sina egna verktyg, bestämmer hur jobb ska utföras, arbetar för flera arbetsgivare och utför kompletterande uppgifter.

Anställda

Arbetsgivare håller inne socialförsäkring, Medicare och federal inkomstskatt från anställdas löner. När du kompenserar en anställd är du också ansvarig för att betala vissa arbetsgivarskatter och avgifter.

Anställda får blankett W-2, löne- och skattedeklaration. En anställds blankett W-2 visar hur mycket du betalat dem och hållit inne i skatt.

Vanligtvis är anställda berättigade till övertid, får handledning och instruktioner, tillhandahåller inte verktyg och resurser, arbetar för en enda arbetsgivare och utför viktiga affärsuppgifter.

Riktlinjer för klassificering av arbetare

Som arbetsgivare finns det specifika riktlinjer du måste följa för att bedöma en arbetstagares status. Både Fair Labor Standards Act (FLSA) och IRS har klassificeringsbestämmelser.

FLSA tillhandahåller sex faktorer för att avgöra arbetarstatus. Dessa inkluderar:

1. Om det utförda arbetet är en integrerad del av din verksamhet
2. Om arbetarens ledningsförmåga påverkar deras möjlighet till vinst och förlust
3. Arbetarens investeringar i företagets anläggningar och utrustning
4. Om det utförda arbetet kräver särskild kompetens och initiativförmåga
5. Arbetets varaktighet
6. Naturen och graden av kontroll du har över arbetaren

Tänk på att du måste överväga alla ovanstående punkter för att avgöra arbetarklassificeringen.

IRS har också specifika riktlinjer som hjälper dig att ta reda på om din arbetare är anställd eller oberoende entreprenör.

I allmänhet berättar ett företag som kontrakterar en arbetare för entreprenören omfattningen av arbetet men har inte kontroll över hur entreprenören slutför uppdraget.

Baserat på dessa huvudfaktorer delar IRS upp graden av kontroll och nivå av oberoende i tre kategorier:

• Beteende
• Ekonomi
• Typ av relation

Innan du klassificerar en arbetare, fundera över hur mycket kontroll du har över dem i de tre områdena ovan.

Beteende

När du tittar på beteendekontroll, tänk på om ditt företag har förmågan och rätten att kontrollera vad arbetaren gör och hur de slutför ett projekt.

Om du kan kontrollera det, kan arbetaren hamna på anställdas territorium. Och om du inte kan kontrollera vad arbetaren gör och hur de gör det, är de mer sannolikt en oberoende entreprenör.

Ekonomi

För den här kategorin, fråga dig själv, Kan du kontrollera andra affärsaspekter av arbetarens jobb ? Till exempel kan saker som hur du betalar arbetaren, hur du hanterar kostnadsersättningar och vem som tillhandahåller förnödenheter och verktyg påverka en arbetars status.

Om du har kontroll över exemplen ovan (t.ex. om du förser arbetaren med sina förnödenheter), har du sannolikt en anställd på dina händer.

Typ av relation

Ta en titt på ditt förhållande mellan arbetsgivare och arbetstagare. Finns det några skriftliga avtal? Ger du arbetstagaren någon typ av förmåner, till exempel sjukförsäkring? Kommer relationen att fortsätta efter att arbetaren avslutat sina arbetsuppgifter?

Att ställa dig själv den här typen av frågor kan hjälpa dig att tyda om din arbetare är en entreprenör eller anställd.

Till exempel har oberoende entreprenörer sannolikt ett skriftligt kontrakt men får inte förmåner som anställda.

Skäl till varför arbetsgivare felklassificerar arbetare

Många småföretagare felklassar inte medvetet sina anställda. Vissa saknar rätt vägledning och kunskap och felklassificerar en arbetare av misstag. Men inte alla arbetsgivare felklassificerar sina arbetare oavsiktligt.

Arbetsgivare kan felklassificera arbetare i syfte att undvika extra utgifter som:

• Arbetsgivardelen av skatterna för socialförsäkring och Medicare
• Övertidsersättning
• Anställda förmåner (t.ex. betald ledighet)
• Arbetslöshetsskatt
• Arbetarskadeförsäkring

Oberoende entreprenörs felklassificeringspåföljder

IRS och Department of Labor (DOL) är strikta när det gäller felklassificering av anställda. Om du felklassificerar en arbetare kan IRS och DOL utdöma rejäla straff, oavsett om det var avsiktligt eller inte.

Om IRS och DOL anser att felklassificeringen är oavsiktlig kan vissa påföljder inkludera:

• Betalning av avgifter för att inte lämna in formulär W-2
• Skylda pengar för skatter (t.ex. arbetsgivaravgift för FICA-skatt)

Om IRS och DOL misstänker att felklassificeringen var avsiktlig kan de debitera dig följande straff:

• Upp till ett års fängelse
• Att bli stämplad som "skattefuskare"
• Upp till 500 000 USD i böter

Hur du skyddar dig mot felaktig klassificering av arbetare

När du anställer en arbetare kan du ha svårt att klassificera en arbetare på egen hand. Om du har problem med denna beslutsamhet kan du rådfråga en småföretagsadvokat, kontakta en annan yrkesman eller skicka in formulär SS-8.

Formulär SS-8, Fastställande av arbetarstatus för ändamål av federala sysselsättningsskatter och källskatt, bestämmer statusen för en arbetare (t.ex. oberoende entreprenör kontra anställd).

Du eller din arbetare kan lämna in formulär SS-8 om du är osäker på en arbetars klassificering.

Skicka in formuläret SS-8 genom att skicka formuläret till IRS. Du kan inte skicka in formulär SS-8 elektroniskt eller skicka det till IRS via fax. Det finns ingen avgift för att lämna in formulär SS-8.

När du har lämnat in formuläret SS-8, skickar IRS ett av tre brev till dig och din arbetare:

• Bestämningsbrev:Bindande meddelande som uppmanar företaget att ändra arbetstagarens klassificering
• Information eller artighetsbrev:Meddelande som kan hjälpa din arbetare att fullgöra federala skatteförpliktelser (inte bindande)

Om du har ytterligare frågor om formulär SS-8 krav och process, kontakta IRS.

Vad du ska göra om du felklassificerar en arbetare

Om du klassificerade en arbetare som en oberoende entreprenör och IRS fastställer att de är en anställd, ändra omedelbart arbetarens status från entreprenör till anställd. Lägg till dina nyligen klassificerade anställda till din lönelista, håll inne löneskatter och börja erbjuda förmåner till anställda.

Felklassificerade arbetare kan också behöva lämna in blankett 8919, Uncollected Social Security och Medicare Tax on Wages.

Behöver du hjälp med att hålla reda på oberoende entreprenörer? Patriots bokföringsprogram online låter dig registrera leverantörsbetalningar, skapa fakturor och mycket mer. Och vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Vad väntar du på? Starta din självstyrda demo idag!

Vi är alltid redo att fortsätta konversationen. Gilla oss på Facebook och dela dina tankar om våra senaste artiklar.

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 4 oktober 2012.