Som företagare ansvarar du för att hantera många dokument för att hålla ditt företags ekonomi på rätt spår. Och om ditt företag sysslar med affärsinventering kommer du antagligen att hitta dig själv med att jonglera med både fakturor och inköpsorder.

Vissa företagsägare kanske tror att inköpsorder och fakturor är samma sak. Observera:inköpsorder och fakturor är olika dokument.

Om du är sugen på att lära dig mer om inköpsorder kontra faktura, läs vidare.

Inköpsorder kontra faktura

Många företagare blandar ihop inköpsorder och fakturor. Även om dokumenten har vissa likheter är de väldigt olika. Om du vill vara säker på att du distribuerar rätt pappersarbete måste du fräscha upp skillnaderna mellan fakturor och inköpsorder.

Inköpsorder

En inköpsorder (PO) är ett dokument som köpare använder för att göra en beställning. Köpare använder vanligtvis PO när de beställer produkter från en säljare eller leverantör. Efter att säljaren har accepterat PO-avtalet är dokumentet vanligtvis juridiskt bindande.

En inköpsorder är proppfull med information. Inköpsorder inkluderar vanligtvis:

• Beställningens datum
• Ett inköpsordernummer
• Detaljer om produkterna
• Köparens namn och adress
• Säljarens namn och adress
• Användarvillkor
• En signatur

En inköpsorder kan också lista typ av produkt, produktkvantitet, priser för varje artikel och leveransdatum (om tillämpligt).

Om du har lojala eller långsiktiga kunder som ofta beställer samma produkter kan du använda en stående inköpsorder. Stående inköpsorder gör det möjligt för kunder att beställa samma produkter eller tjänster flera gånger med samma PO-nummer.

Faktura

Till skillnad från en PO är en faktura ett dokument som skickas av säljaren till köparen. En faktura sammanfattar de varor och tjänster som köparen köpt eller samtyckt till att köpa. Fakturor meddelar dina kunder att deras betalning förfaller, vilket kan hjälpa till att hålla ditt kassaflöde stabilt.

En faktura är i grunden en faktura du skickar till kunder efter att de fått sin produkt eller tjänst. Om en kund köper något utan att betala direkt, skicka en faktura.

Du kan också ta emot fakturor från leverantörer.

En faktura används i samband med POs för att ange hur mycket pengar köparen är skyldig säljaren. Men till skillnad från inköpsorder är fakturor vanligtvis inte juridiskt bindande.

Om du är en säljare kan du skapa en faktura som svar på en inköpsorder. Företag som tar emot eller förväntar sig betalningar från försäljning av varor och tjänster bör använda fakturor.

Vanligtvis skickar företag fakturor med ett förfallodatum för betalning efter att varor eller tjänster har levererats. I vissa fall kan du skicka en faktura efter att ha kommit överens om en inköpsrätt.

Fakturor innehåller vanligtvis saker som:

• Utfärdandedatum
• Fakturanummer
• PO-nummer (om tillämpligt)
• Mängd beställda varor
• Pris på varje vara
• Rabatter (om tillämpligt)
• Skatter (om tillämpligt)
• Totalt belopp som ska betalas
• Köparens och säljarens namn och adress
• Säljarens signatur

Varje företags faktura kan variera beroende på vad de erbjuder. Tänk på att ditt företags faktura kan ha annan information än ett annat företags.

Användning av inköpsorder och fakturor

Oavsett om du är ett litet företag eller en större organisation finns det många anledningar till varför du kan använda POs och fakturor. Ta en titt på några av anledningarna nedan.

Inköpsorder använder

Varför använder företag inköpsorder? Du kan använda en PO för att:

• Sätt tydliga förväntningar
• Hantera och organisera beställningar
• Hjälp med budgetering

Företag kan också använda en inköpsorder för att säkerställa att de har backup-dokumentation om de granskas. Inköpsorder kan hjälpa till att reda ut ekonomiska avvikelser och förhindra revisioner.

Fakturaanvändningar

Varför använder företag fakturor? Du kan använda en faktura för att:

• Håll ett register över kundfordringar
• Hjälp till att hantera betalningar
• Spåra information vid en revision

Fakturor beskriver exakt vad du köper, så att du kan se var du kan behöva minska kostnaderna eller förbättra utgiftsvanorna.

Med fakturor kan du formellt hålla koll på betalningar. Du kan se vilka varor och tjänster som såldes, hur mycket pengar som har betalats och utestående avgifter.

Process för att använda PO och fakturor

Nu när du känner till de viktigaste skillnaderna mellan de två dokumenten, låt oss ta en titt på inköpsprocessen och fakturaprocessen.

För många småföretag fungerar faktura- och inköpsorderprocessen hand i hand. Processen beror på om du är köpare eller säljare.

Köpare skapar en inköpsorder för säljaren. Säljaren förser sedan köparen med produkterna. Efter att köparen fått produkterna får de även en faktura från säljaren.

Processen för säljare är lite annorlunda. Efter att köparna skapat en PO får säljarna den. När en säljare tar emot en PO skickar de produkterna och en faktura till köparen för betalning.

Om du har svårt att förstå processen, ta en titt på stegen nedan. Använd akronymen CRR för att komma ihåg stegen för köpare. Du kan också använda PSS för att komma ihåg säljarens steg.

Köpare :

1. C reate PO
2. R ta emot produkter
3. R ta emot faktura

Säljare :

1. R ta emot PO
2. S slutprodukter
3. S slutfaktura

Redovisning för inköpsorder och fakturor

Redovisning av inköpsorder och fakturor är avgörande för att hålla ordning på dina böcker. Två stora konton spelar in med inköpsorder och fakturor:kundreskontra och leverantörsskulder.

Om du får en PO, skapa inte en journalanteckning ännu. Skapa istället bara en post när du skickar produkterna eller när köparen tar emot dem. Detta steg beror på de villkor och villkor som du har upprättat med köparen.

Du måste debitera ditt kundreskontrakonto efter att du skickat beställningen till köparen. När du har fått köparens betalning, vänder du posten genom att kreditera ditt kundreskontrakonto.

När du har fått en faktura, kreditera ditt leverantörsreskontrakonto. När du har betalat för din beställning, vänder du journalposten genom att debitera ditt leverantörsreskontrakonto.

För att hålla dina bokföringsböcker så korrekta och organiserade som möjligt, spara kopior av ditt företags inköpsorder och fakturor i dina register. På så sätt, om det finns en avvikelse, kan du snabbt referera till originaldokumentet.

Exempel på PO vs. faktura

Är du förvirrad över skillnaderna mellan inköpsorder och fakturor? Ta en titt på frågesporten nedan för att testa dina kunskaper om PO vs. faktura (inget fusk).

1. Vem skapar inköpsordern?

A. Säljare
B. Köpare
C. Båda ovanstående

2. Inköpsorder kan vara juridiskt bindande. Sant eller falskt?

A. Sant
B. Falskt

3. Vilket av följande påståenden är sant?

A. Fakturor skapas som svar på en PO.
B. En inköpsorder skapas som svar på en faktura.
C. Inköpsorder och fakturor skapas samtidigt.

Svar:B, A, A

Korrekta ekonomiska uppgifter hjälper dig skapa en väg till framgång för ditt lilla företag. Spårar du viktiga uppgifter, som fakturor och inköpsorder? Med Patriots bokföringsprogram online kan du effektivisera hur du hanterar dina böcker. Kom igång med din självstyrda demo idag!

Vi älskar att få nya vänner! Gilla oss på Facebook och låt oss börja prata affärer.