Att balansera din kassalåda är en viktig del av ditt företags dagliga rutin. Precis som att borsta tänderna bör du också balansera din kassalåda dagligen.

Om du kämpar för att balansera din kassalåda är du inte ensam. Läs vidare för att lära dig hur du balanserar din kassalåda samt tips och tricks för att hålla din låda i skeppsform.

Vad är en kassalåda?

Innan du fördjupar dig i hur du balanserar en kassalåda måste du lära dig lite bakgrundsinformation om den.

Din kassalåda, även kallad ett register eller kassa, lagrar kontanter, mynt, checkar och andra värdefulla föremål (t.ex. kuponger) vid försäljningsstället (POS).

I slutet av varje dag, skift eller period måste du balansera din kassalåda för att redogöra för alla inkommande transaktioner. Transaktioner inkluderar inte bara kontanter och checkar, utan även kreditkortsbetalningar och tips (om tillämpligt).

Det är bäst om du tilldelar utsedda anställda eller chefer att balansera kassalådan. På så sätt har du betrodda medarbetare som arbetar med dina inkommande kontanter jämfört med flera individer.

Företag som vanligtvis är ansvariga för att balansera en kassalåda inkluderar:

• Klädbutiker
• Stormarknader
• Restauranger
• Bagerier
• Andra butiker

Hur ofta ska du balansera en kassalåda?

För att hålla dina böcker så exakta som möjligt bör du balansera din kassa varje dag eller efter varje skift. På så sätt kan du snabbt (och enkelt) göra korrigeringar om något inte stämmer.

Att korrigera något från några dagar, en vecka eller till och med veckor sedan kan vara tidskrävande och komplicerat eftersom du måste gå tillbaka och kontrollera varje dag individuellt för fel. Att balansera på en daglig basis hjälper till att minska smärtan med att spåra avvikelser i kassalådan.

Steg för att balansera kassalådan

När det gäller att balansera din kassalåda kan dina steg skilja sig från ett annat företags. Till exempel kan ett större företag behöva göra flera insättningar under dagen. Eller så kanske ett mindre företag bara har en kassalåda att räkna.

Oavsett hur litet eller stort ditt företag är, här är fyra steg för att få dig på rätt fot när det gäller att balansera din kassalåda.

1. Hämta POS-rapporten

Innan du börjar balansera din kassalåda och redovisa eventuella inkommande kassaflöden måste du skriva ut eller få tillgång till en POS-rapport som beskriver hur mycket du ska ha i kassan.

En POS-rapport kommer att dela upp summor efter kategori, som kontanter, checkar och kreditkortstransaktioner.

2. Räkna pengarna

När du har din POS-rapport till hands är det dags att räkna dina pengar.

Du bör ha en konsekvent summa pengar i ditt register i början av varje dag eller skift, till exempel $100. Detta säkerställer att du har tillräckligt med kontanter för att ge dina kunder växelpengar.

När du räknar din kassa i slutet av varje skift eller dag, räkna dina kontanter och summera dina checkar, kreditkortskvitton och andra transaktioner.

För att göra processen mindre tråkig, överväg att investera i en räknemaskin. Med en räknemaskin behöver du inte oroa dig för att manuellt räkna kontanter eller växel för hand.

Se till att även dra av ditt startkassasaldo från ditt nuvarande kassasaldo (t.ex. dra av 100 USD).

Registrera hur mycket kassan har i kontanter, checkar, kuponger, krediter etc. Här är ett exempel på hur du kan hålla reda på dina summor:

När du har samlat ihop dina kreditkortskvitton, checkar och kontanter, jämför summan med din POS-rapport. Matchar de? I så fall är du bra att gå! Om inte, har du lite att gräva på.

3. Utjämna avvikelser

Så du har en diskrepans i kassalådan? Inga problem! Detta händer småföretagare hela tiden.

De flesta avvikelser orsakas av mänskliga misstag, till exempel att ge en felaktig växel till en kund eller att ha felplacerat ett kreditkortskvitto.

När du balanserar din kassalåda, se upp för både överskott och brister. Ett överskott är när din låda är över det belopp som din POS-rapport säger att du borde ha. En brist är när ditt registers totalsumma är kort.

Brist kan innebära att kontanter antingen gick förlorade, stulna eller räknades felaktigt. Ett överskott betyder vanligtvis att dina kunder har fått en bristvara.

När du försöker lösa avvikelser, utför följande steg:

1. Berätta om dina kontanter, checkar, kuponger, kreditkortskvitton etc.
2. Kolla in och runt din låda och registrera dig för saknad information (t.ex. kvitton)
3. Granska POS-transaktioner för information, till exempel kreditkortstransaktioner (om tillämpligt)

Var säker på att någon registrerar kontantavvikelser på ditt småföretags resultaträkning (P&L). Lägg till en rad i dina resultatutdrag för att ta hänsyn till kontantavvikelser.

4. Registrera kassalådans transaktioner

När du har räknat din låda och kollat ​​upp eventuella avvikelser, registrera dina kassalådatransaktioner i dina böcker.

När du registrerar dina kassaregister, se till att ta hänsyn till ditt startsaldo (t.ex. $100). Skriv eventuella kontanter, krediter, butikskrediter (om tillämpligt), checkar, kuponger och annan försäljning i dina böcker.

Om det finns några avvikelser som du inte kunde lösa, redogör du för överskott eller brister i en separat kolumn.

Ta en titt på ett exempel på ett balanserat kassaregister nedan:

Så hur ser det ut om din POS-rapport och dina siffror inte stämmer överens? Ta en titt på en låda med vissa avvikelser.

Som du kan se saknas lådan ovan 17,78 USD i kontanter och kuponger till ett värde av 2,50 USD.

Kassan har också ytterligare $12,78 i checkar som inte registrerats i försäljningen. När checkförsäljningen är lägre än det totala antalet insamlade checkar kan det bero på att en anställd ringer upp en transaktion med en felaktig betalningsmetod.

Tips för balanseringslådor

Att balansera kassalådor behöver inte vara komplicerat. Använd tipsen nedan för att hålla din låda i toppform.

1. Ha en person per låda

När det kommer till din kassalåda, ju färre personer som kommer åt den, desto bättre. Överväg att begränsa antalet personer som använder varje låda. Begränsningar gör att du kan undvika avvikelser i kassalådan och kan hjälpa dig att undvika stölder på arbetsplatsen.

Samma idé bör gå för din kassalådachef. Begränsa hur många personer som balanserar kassan och hantera kassalådans bokföring på ditt företag.

2. Tilldela uppgifter

Av ansvarssyfte, tilldela en eller två betrodda medarbetare att balansera dina kassalådor. Du kan tilldela en person att räkna lådan medan en annan anställd förbereder bankinsättningen. Låt anställda som hanterar kassalådor skriva under en rapport som visar att de har balanserat lådan.

I början av nästa dag eller följande skift, räkna om kontanterna i varje låda för att verifiera att startsaldot är korrekt. Om ditt företag använder flera lådor, tilldela denna uppgift till varje kassörska och låt dem räkna sin individuella låda.

3. Använd försäljningsrapporter

Om du har ett POS-system, var inte rädd för att använda försäljningsrapporter till din fördel. Du kan använda rapporter för att se en lådas början, nuvarande och slutet av dagen. Försäljningsrapporter kan hjälpa dig:

• Undvik att ha för mycket kontanter i en låda
• Verifiera om en kund har blivit kortad
• Pakta anställd stöld

Försäljningsrapporter kan också ge dig en inblick i ditt kassaflöde för dagen. Om du vill se hur försäljningen går, dra upp en försäljningsrapport.

4. Sätt in kontanter under dagen

För att hålla din kassalåda snygg och snygg, överväg att rengöra den under dagen. Så, hur kan du göra det? Insättningar.

Om du upptäcker att din kassalåda svämmar över under hela dagen, gör flera små insättningar till ditt kassaskåp eller bank för att hålla kassans kontanter nedräkning. Annars kan du ha att göra med en oorganiserad låda och försvunna eller stulna pengar.

Gör insättningar under långsammare tider under dagen. På så sätt krånglar du inte med att ta bort och räkna kontanter.

Beroende på storleken på ditt företag och dina inkommande kontanter kan du behöva göra flera insättningar under dagen. Om ditt företag är mindre kan du förmodligen hoppa över det här steget helt och hållet.

5. Se upp för konsekventa avvikelser

Om du börjar märka avvikelser i kassalådor gång på gång kan något vara på gång. Du kan ha att göra med stulna pengar om kontanter konsekvent inte matchar dina POS-rapporter.

Se upp för mönster, som rutinbrist. Om du till exempel märker att en anställds låda ständigt har 20 USD, kan du behöva gräva och observera lite mer.

Behöver du redogöra för din kassalådas kassaflöde? Inga problem! Patriots bokföringsprogram låter dig enkelt registrera ditt företags intäkter och utgifter. Kom igång med din självstyrda demo idag!

Gillar du det du läser? Låt oss ansluta, vän! Gilla oss på Facebook och låt oss prata.