Som företagare är du ansvarig för att registrera ditt företags transaktioner. Och för att stödja dina bidrag bör du förvara adekvat dokumentation. Denna redovisningsdokumentation fungerar som ett revisionsspår för ditt företag. Läs vidare för att lära dig vad som är ett revisionsspår och varför det är viktigt för ditt lilla företag.
En revisionsspår är en uppsättning dokument som validerar de transaktioner du registrerar i dina bokföringsböcker. Ditt spår hjälper till att spåra och verifiera en redovisningstransaktion till dess källa. När du registrerar transaktioner i dina böcker baserar du posterna på ditt företags transaktioner och händelser. Händelser kan innehålla saker som köp, försäljning och utgifter.
Varje post i ett granskningsspår innehåller information om vad händelsen var, vem som skapade händelsen och vilken dag/tid händelsen inträffade.
Beroende på transaktionen kan dokumentation som stödjer aktiviteten omfatta ett dokument eller en serie dokument. Några exempel på dokument som du behöver hålla i för att inkludera:
Många företag använder revisionsspår för att verifiera om en bokföringspost är korrekt eller inte. Branscher som ofta använder revisionsspår inkluderar hälso-, finans-, redovisnings- och IT-branschen.
Låt oss säga att ditt bageri behöver köpa ett nytt leveransfordon. Du kan begära en inköpsorder som godkänner fordonstypen och prisklassen. Om ditt företag inte har ett inköpsordersystem kan du få en skriftlig uppskattning från bilhandlaren.
När bageriet har köpt fordonet ger bilhandlaren dig en köperäkning som visar saker som fordonstyp, köpesumma och köpvillkoren.
Dokumenten du får under ditt fordonsköp blir en del av fordonets revisionsspår. Anteckna köpet i dina företagsböcker och spara dokumentationen i dina register.
Att ha ett komplett revisionsspår bevisar för individer, som revisorer eller investerare, att informationen i dina böcker är giltig. För att inte nämna, upprättandet av ett revisionsspår håller ditt företag i enlighet med IRS:s standarder för registrering.
Du kan också använda ditt revisionsspår för att hjälpa till med att stämma av konton, planera din affärsbudget och hantera risker.
Det är ingen hemlighet att det finns ett antal fördelar med att ha en redovisningsrevisionsspår. Ta en titt på fem sätt som ett revisionsspår kan gynna ditt företag på.
Ett huvudsyfte med en revisionsspår är att hjälpa till att upptäcka och förhindra bedrägerier. När du har ett spår av dokument som validerar en redovisningstransaktion kan du bevisa att dina transaktioner är giltiga.
Förutom att bevisa giltigheten av en transaktion, hjälper det att ha ett revisionsspår på plats för all affärsverksamhet att minimera risken för bedrägerier. Med strängare krav kommer anställda att veta att du övervakar och spårar deras arbete för bedräglig aktivitet och inser att bedrägeri inte kommer att gå obemärkt förbi.
Att ha ett revisionsspår hjälper dig inte bara att spåra transaktioner, utan låter även revisorer och annan personal hitta och verifiera aktiviteter. Revisionsspår gör revisionsprocessen snabbare och enklare för alla inblandade. Och de gör förberedelserna för en revision mindre stressande.
Till exempel kan en revisor se en ovanlig transaktion i dina böcker och ifrågasätta dess riktighet. Med ett granskningsspår kan revisorer titta på stödjande dokumentation (t.ex. faktura) för att avgöra om transaktionen är giltig eller inte.
Om du vill förbättra noggrannheten i din ekonomiska redovisning är det en bra väg att ha en revisionsspår. Revisionsspår hjälper till att säkerställa att dina finansiella rapporter och register innehåller korrekt information. Om dina uppgifter är felaktiga kommer företagsägare, investerare och långivare inte att ha korrekt finansiell information för att fatta sunda beslut.
För att ge dig själv en tydlig ögonblicksbild av ditt företags ekonomi och se till att dina böcker är korrekta, håll reda på dina transaktioner med hjälp av ett revisionsspår.
Om du har problem med att hitta en viss transaktion i dina böcker kan ett granskningsspår hjälpa dig.
Säg att du inte vet något om en transaktion förutom den dagen den hände. Du kan använda ditt revisionsspår för att spåra transaktionen och ta reda på annan viktig information om den (t.ex. köpesumman).
Även om du inte tappar koll på några transaktioner, kan ett revisionsspår på plats ge dig sinnesfrid att veta att du kan spåra en transaktion vid behov.
Om en katastrof drabbar ditt företag (t.ex. översvämning) måste du vara förberedd. Revisionsspår ger dig möjlighet att sätta ihop skadad eller saknad information om en katastrof inträffar. En revisionsspår kan hjälpa dig att återskapa ditt företags transaktioner för perioden.
Se till att säkerhetskopiera alla dina register för att se till att din revisionsspår förblir intakt om en katastrof inträffar. Du kan överväga att behålla både papperskopior och elektroniska kopior av din dokumentation i molnet. På så sätt kommer inte din revisionsspår att förstöras helt under en katastrof.
Vissa företag kan lagra papperskopior av sina transaktionsrevisionsspår, medan andra kanske väljer ett papperslöst system. Om du bestämmer dig för att gå den papperslösa vägen kan du undvika att hitta ett ställe att lagra dina pappersbokföring. För att inte tala om, du behöver inte oroa dig för att spendera ytterligare pengar på lagringsmaterial (t.ex. skåp och mappar).
Å andra sidan måste du också vara försiktig när du använder ett papperslöst arkiveringssystem för din revisionsspår. När du sparar dokument elektroniskt, märk dem därefter. För att hålla ordning och undvika att tappa reda på några filer, märk dina filer konsekvent och håll dem i kronologisk ordning.
Oavsett om du lagrar revisionsspårdokument i ett arkivskåp eller elektroniskt, måste du hålla ordning på dina register. På så sätt kan du hitta och se dokumentation från en redovisningstransaktion med ett ögonblicks varsel.
Söker du efter ett enkelt sätt att spåra dina affärstransaktioner? Patriots bokföringsprogram gör det enkelt att registrera dina inkomster och utgifter. Starta en gratis provperiod idag!
Har du frågor, kommentarer eller funderingar kring det här inlägget? Gilla oss på Facebook och låt oss prata!
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet 2 mars 2015.
Vad är en debitering och hur påverkar det din kredit?
Vad är en livränta och hur fungerar den?
VoIP 101:Vad är det och varför behöver ditt företag det?
Vad är detaljhandelsinflation och hur påverkar det tillväxten?
Vad är ett enneagram och hur påverkar det mina pengar?
Vad är en björnmarknad? Och hur påverkar det dig?
Vad är en internrevision?
Vad är ekonomisk Nexus och påverkar det ditt företag?