Som företagare behöver du ett effektivt sätt att övervaka ditt lager och bestämma hur mycket du ska köpa och när. Ett sätt att göra detta är genom att använda ett inköpssystem. Läs vidare för att lära dig mer om inköpssystem och hur de fungerar.

Vad är ett inköpssystem?

Så, vad är ett inköpssystem exakt? Bra fråga! Ett inköpssystem är en komponent i lagerhantering som kan hjälpa företag att övervaka och hantera lager. Med ett inköpssystem spårar du de varor och tjänster du köper samt ditt företags övergripande lagernivåer.

Inköpssystem kan hjälpa företag att avgöra vilket lager de ska köpa, hur mycket de ska köpa och när det behöver köpas.

Ett inköpssystem är i huvudsak en uppsättning processer som ett företag kan använda för att förvärva varor och tjänster för företaget. Att köpa systemprogramvara kan hjälpa till att effektivisera följande:

• Lägga inköpsorder
• Hantera beställningar och fakturor
• Föra en lista över leverantörer
• Prognos för framtida utgifter
• Hitta köpinformation (t.ex. inköpsdatum och kostnad)
• Uppdatering av lagernivåer
• Upprätthålla korrekta register över köp

Mer komplexa inköpssystem kan till och med ha förmågan att automatiskt beställa nödvändig lager, hantera leverantörskontrakt och integrera med din grundläggande bokföringsprogramvara för att registrera transaktioner.

Typer av inköpssystem

Vilken typ av inköpssystem du får för ditt företag beror på vilken data du behöver registrera och spåra. Här är några typer av inköpssystem som du kanske vill titta närmare på för ditt företag:

• Lagerlöst inköpssystem:Leverantören håller varor som beställts av en kund tills kunden behöver dem.
• Grundorder:Företaget lägger små beställningar på en daglig basis.
• E-inköp:Inköpssystem som används för köp och försäljning av tillbehör, varor och tjänster via internet.
• Taxeringsavtalsmetod:System som hjälper ett företag att fastställa parametrar för att köpa varor och tjänster.
• Inköp av kapitalutrustning:Inköpssystem som kräver stort kapital.

Återigen kan du behöva skaffa en specifik typ av inköpssystem beroende på hur ditt företag hanterar lager och din bransch. Du kan till exempel behöva använda en rambeställning om ditt företag behöver köpa varor dagligen.

Syftet med inköpssystemet

Det finns många fördelar med inköpssystem som småföretag kan dra nytta av. Till att börja med kan inköpssystem göra inköpsprocessen mycket enklare och effektivare för företag. För att inte tala om, inköpssystem kan hjälpa till att minska leveranskostnaderna och förhindra att lagret krymper.

Ett online-inköpssystem kan minska kostnaderna, förkorta köpcykelns längd och hjälpa till att minska mänskliga fel. Dessutom kan inköpssystemrapporter göra det enklare att hantera din lagerbudget och förutse vilka förnödenheter du behöver för framtiden.

Sammantaget kan inköpssystem spela en stor roll för att kontrollera vad ditt företag spenderar på varor och tjänster. Inköpssystem kan hjälpa dig:

• Se till att du bara gör nödvändiga inköp
• Se till att du betalar rimliga priser för varor och tjänster
• Bättre budget för varor och tjänster

Inköpssystem kontra inköpsordersystem

Om du har hört talas om inköpsordersystemet eller -processen tidigare kanske du undrar Vad är skillnaden mellan ett inköpssystem och ett inköpsordersystem ?

En inköpsorder är ett dokument som köpare använder för att göra en beställning hos en säljare eller leverantör. Det är en del av ett inköpssystem. En av processerna du hanterar med ett inköpssystem är att placera och spåra inköpsorder.

Medan ett inköpssystem hanterar en mängd olika lagerhanteringsuppgifter, fokuserar ett inköpsordersystem huvudsakligen på processen för inköpsorder. Med ett inköpsordersystem kan du spåra ett antal saker, inklusive inköpsorderinformation (t.ex. datum, inköpsbelopp, etc.), när beställningen tas emot och behandlade fakturor.

Vad man ska leta efter i ett inköpssystem

Om du planerar att använda ett inköpssystem för lagerhantering, gör dina läxor i förväg. Undersök olika inköpssystem och jämför dina alternativ för att hitta ett som passar bäst för ditt företag.

När du letar efter ett inköpssystem bör du tänka på följande:

• Typ av system du behöver (t.ex. rambeställning)
• Funktioner
• Kostnad och avgifter
• Kontrakt
• Flexibilitet (kan t.ex. användas när du är på språng)
• Lätt att använda
• Program- eller systemsäkerhet

Letar du efter ett enkelt sätt att registrera ditt företags intäkter och utgifter? Patriots bokföringsprogram online låter dig effektivisera dina böcker och återgå till verksamheten. Prova det gratis idag!

Vill du inspirera vår nästa artikel? Ta kontakt med oss ​​på Facebook och låt oss veta dina idéer eller frågorna du vill ha svar på!