Ser din faktureringsprocess ut ungefär så här? Skriv ut, vik, klistra papper i kuvert, försegla, lägg till stämpel, lägg till adresser, posta och upprepa. Om du kryper vid tanken på att behöva skicka en faktura till till dina kunder kan du överväga e-fakturering.

Vad är e-fakturering?

Elektronisk fakturering, även kallad e-fakturering eller digital fakturering, är processen att fakturera en kund online snarare än via post. Kunden får sin faktura antingen via e-post eller en säker portal (t.ex. ett onlinekonto). I allmänhet ger företag som använder e-fakturering också kunderna möjligheten att betala sin faktura online.

Om du funderar på e-faktureringskunder, kom ihåg att du måste inkludera samma information som du skulle göra på en pappersfaktura. Liksom traditionella pappersfakturor innehåller e-fakturor nyckelinformation om en kunds köp, inklusive:

• Datum
• Kund- och säljarinformation
• Köpta varor eller tjänster
• Belopp som ska betalas
• Förfallodatum för betalning
• Acceptabla betalningsmetoder
• Rabatt vid tidig betalning (om tillämpligt)
• Fakturanummer 

Du kan be kunder att välja e-fakturering genom att registrera dig eller bekräfta att de samtycker till e-fakturering. Du kan till och med lägga till ett incitament för kunder som registrerar sig (t.ex. $X rabatt på nästa faktura). Innan du skickar digitala fakturor till kunder, se till att de har tillgång till e-postadressen eller den säkra portalen för att undvika förseningar.

Digital fakturering:För- och nackdelar

Så, ska du byta till elektronisk fakturering eller inkludera det i din fakturering? Innan du fattar det beslutet, överväg för- och nackdelarna med e-fakturering.

Här är några av fördelarna med elektronisk fakturering:

• Bekvämlighet: Du behöver inte oroa dig för saker som bläck, papper, kuvert eller frimärken när du fakturerar kunder. Generera och skicka i stället fakturan elektroniskt.
• Automatisering: Beroende på hur du bedriver e-fakturering (t.ex. bokföringsprogram), kanske du kan automatisera processen för kunder som har återkommande fakturor. På så sätt behöver du inte oroa dig för att komma ihåg att skapa och skicka räkningen.
• Tidsbesparingar: Hela utskriften, posten, upprepa processen? Borta. E-fakturering kan spara den nödvändiga tiden att skicka fakturor, speciellt om du använder automatisering.
• Snabbare betalningar: Du kanske kan påskynda kundbetalningar (och därmed få ett sundare kassaflöde) genom elektronisk fakturering. Kunder kan vara mer benägna att betala direkt efter att de fått en digital faktura, särskilt om de kan betala online.
• Digitalt pappersspår: Att skicka elektroniska fakturor till kunder ger ett inbyggt (papperslöst) pappersspår så att du kan få bättre resultat.
• Kontaktfri leverans: Dina kunder får sina räkningar utan att behöva interagera med några människor eller papper.

Innan du börjar skicka elektroniska fakturor till kunder bör du tänka på följande:

• Säkerhetsproblem: Vissa kunder kanske inte har säkra e-postadresser, vilket kan leda till säkerhetsproblem.
• Skräppostfilter: Beroende på dina kunders e-postinställningar kan din elektroniska faktura hamna direkt i deras skräppostmapp.
• Kundens preferenser: Alla dina kunder kommer inte att vilja ta emot elektroniska fakturor. Vissa kanske föredrar papperskopior. Återigen, kommunicera med kunder innan du fakturerar dem elektroniskt.

Hur man skapar och skickar elektroniska fakturor

Tror du att det är rätt väg att gå för ditt företag att skicka kundernas räkningar elektroniskt? Om så är fallet, förstå hur man skapar och skickar e-fakturor till kunder.

Du kan skapa elektroniska fakturor med:

• Mallar
• Räkenskapsprogram

När du har genererat din faktura online kan du skicka den till kunder via e-post eller via en säker portal, som deras onlinekonto.

Om du använder bokföringsprogram kan du kanske effektivisera processen ytterligare genom att:

• Konfigurera återkommande fakturor 
• Skickar automatiskt ut betalningspåminnelser 
• Välja bland fakturamallar
• Spåra obetalda fakturor (och betalda fakturor) i programvaran

Vill du förenkla e-faktureringsprocessen? Patriots bokföringsprogram för småföretag gör det enkelt att skicka anpassningsbara e-fakturor till kunder, acceptera kreditkortsbetalningar och så mycket mer. Starta din kostnadsfria provperiod nu!