"Det är säsong för returer... hela året. För om du säljer produkter på ditt företag vet du att inte alla kunder är nöjda. Om en kund vill ta tillbaka en vara måste du göra försäljningsreturer och journalanteckningar.

Returer är en normal del av att driva ett företag. Men om du inte vet hur du ska redogöra för en retur med en inköpsretur och journalanteckning, kommer dina böcker att vara felaktiga.

Inte helt säker på hur man gör det? Det är där dina vänner på Patriot kommer in. Vi leder dig genom processen – steg för steg.

Vad är ett köpretur?

En köpretur, eller försäljningsretur, är när en kund tar tillbaka en produkt som de köpt från ett företag, antingen för återbetalning eller utbyte. Oavsett hur bra dina produkter är, kommer du garanterat att få returer vid något tillfälle.

En kund kan returnera en vara av flera skäl. Kanske kunden:

• Köpte mer än de behövde
• Köpte fel produkt
• Hittade en billigare vara någon annanstans
• Fick fel varan
• Fick en skadad vara

Hur du hanterar returer av köp beror på din returpolicy för småföretag. Du kan erbjuda gratis returer, ta ut en avgift för att fylla på, acceptera returer endast med ett kvitto eller inte acceptera returer alls. Eller så kanske du bestämmer dig för att kompensera kunder som returnerar varor med butikskredit.

I de flesta fall får kunden en återbetalning när de fysiskt returnerar varan. Du kan också ange en tidsram för retur i dina betalningsvillkor.

OK, så det är grunderna för vad försäljningsretur är. Nu till bokföringsdelen – redogöra för avkastningen i dina böcker...  

Grunderna för försäljningsreturer och tillägg 

När en kund köper något åt ​​dig (bör) du registrera transaktionen i dina böcker genom att göra en försäljningsjournalpost. Så när en kund returnerar något till dig måste du vända dessa konton genom debiteringar och krediter.

Debiteringar ökar vissa konton och minskar andra. Detsamma gäller för krediter. Debeter och krediter är lika och motsatta, så när du ökar ett konto med en debet måste du minska ett annat med en kredit.

Du kan använda följande diagram för att se hur debiteringar och krediter påverkar varje konto: 

Så vad är returkontot du behöver veta om? Tja, det finns några konton du kan ha att göra med när en kund returnerar varor:

• Försäljningsreturer och ersättningar
• Kontanter
• Skulderförsäljning
• Kundreskontra
• Inventering 
• Kostnad för sålda varor

Skapa en försäljningsretur och ersättningsjournalanteckning

Att redovisa försäljningsreturer kan vara knepigt. Men bli inte överväldigad av debeter och krediter. När du har fått kläm på vilka konton du ska öka och minska kan du registrera returer och tillägg i dina böcker.

Ditt ansvar beror på hur det ursprungliga köpet gjordes och hur du planerar att återbetala kunden.

Men oavsett hur kunden betalade, förblir en sak densamma:du måste uppdatera ditt konto för försäljningsreturer och utsläppsrätter. Detta konto representerar returnerade varor på ditt företag.

Sales Returns and Allowances-kontot är ett kontrainkomstkonto, vilket betyder att det motsätter sig intäktskontot från det första köpet. Du måste debitera Sales Returns and Allowances-kontot för att visa en minskning av intäkterna.

Är du redo att redogöra för en inköpsretur i dina bokföringsböcker?

Köpretur för när en kund betalade kontant

Om din kund betalade kontant fick du fysiskt pengarna vid försäljningsstället. Så nu måste du bestämma hur du återbetalar kunden:kontanter eller kredit?

Kontantåterbetalningar

Så du har bestämt dig för att ge kunden tillbaka pengarna de använde för att betala för din produkt. Du vet redan att du måste debitera ditt konto för försäljningsreturer och utsläppsrätter. Nu, vilket konto ska krediteras?

Om en kund gjorde ett kontantköp, minska kontantkontot med en kredit. Denna inköpsbidragsjournalpost sänker din nettoomsättning.

Dina försäljningsreturer och ersättningsjournalanteckningar bör se ut så här:

Lägenhet i butik

Istället för att återbetala en kund med kontanter kan du kreditera varor på ditt företag. Att redovisa ett köpretur med butikskredit liknar en kontant återbetalning. Men istället för att gå in på ditt Kontantkonto, krediterar du ditt leverantörsreskontrakonto.

Eftersom du inte omedelbart betalar kunden måste du öka beloppet du är skyldig genom en leverantörsreskontrapost. Detta ökar dina skulder.

Dina försäljningsreturer och ersättningsjournalanteckningar bör se ut så här:

Försäljningsretur för när en kund använde butikskredit

Om en kund ursprungligen gjorde sitt köp på kredit var försäljningen en del av dina kundfordringar, vilket är pengar som kunderna är skyldiga dig.

Att registrera ett köpretur för en försäljning gjord på kredit är lite annorlunda än när en kund betalar kontant.

Om kundens ursprungliga köp gjordes med kredit, registrerade du den ursprungliga försäljningen genom att öka ditt kundreskontrakonto genom en debitering.

När en kund returnerar något de betalat för med kredit minskar ditt kundreskontrakonto. Återställ den ursprungliga journalposten genom att kreditera ditt kundreskontrakonto. Även om du inte förlorar fysiska kontanter, förlorar du beloppet du skulle få.

En sak till ... Inventering

När du redovisar försäljningsreturer bör du också registrera ökningen av lager, om tillämpligt (t.ex. om du inte slänger varan).

För att uppdatera ditt lager, debitera ditt lagerkonto för att återspegla ökningen av tillgångar. Och kreditera ditt kostnad för sålda varor-konto för att återspegla minskningen av din kostnad för sålda varor.

Din lagerpost bör se ut ungefär så här:

Letar du efter ett enklare sätt att spåra dina transaktioner? Patriots bokföringsprogram online låter dig registrera intäkter och utgifter, hantera kvitton och dokument och mer. Starta din kostnadsfria provperiod idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 20 april 2017.