Du vet vad de säger, "För varje minut som spenderas på att organisera, tjänas en timme." Och när det kommer till bokföring kan du spara ett antal timmar senare om du tar dig tid att organisera dig... för att inte tala om pengar. Det är därför du behöver ditt betrodda organisatoriska redovisningsverktyg, aka din kontoplan (COA). Vad är en kontoplan?
En kontoplan (COA) är ett bokföringsverktyg som listar alla konton du registrerar transaktioner på. Det är också de konton som ingår i din huvudbok. Genom att ge en lättläst översikt över alla dina företagskonton visar kontoplanen vart pengarna tar vägen, vilket kan hjälpa till med att prognostisera och skära ned utgifterna.
Ditt COA delar upp ditt företags transaktioner i fem huvudkonton och så många underkonton som du behöver för budget- och skatteändamål.
De fem typerna av konton inom redovisning är:
Så vad är tillgångar? Dina tillgångar är de materiella och immateriella saker du äger som tillför värde till ditt företag. Ett företagsbankkonto (t.ex. check) är ett exempel på en tillgång.
Du kan ha både omsättningstillgångar och anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är värdeobjekt som du kan konvertera till kontanter inom ett år, som kundfordringar. Å andra sidan är en anläggningstillgång en långsiktig tillgång som i allmänhet inte omvandlas till kontanter inom ett år, som en bil.
Inspelning av transaktioner: Debeter ökar tillgångarna och krediterna minskar dem
Ansvarskonton återspeglar de skulder ditt företag är skyldigt. Lån och leverantörsskulder är exempel på skulder du kan ådra dig.
Dina skulder kan vara kortsiktiga eller långfristiga. Kortfristiga eller kortfristiga skulder är skulder som du förväntar dig att betala inom ett år, som leverantörsskulder. Långfristiga eller långfristiga skulder är skulder som tar mer än ett år att betala av, som ett företagslån.
Inspelning av transaktioner: Krediter ökar skulderna och debeteringar minskar dem
Ditt eget kapital visar dig hur mycket ditt företag är värt. Du kan hitta företagskapital genom att subtrahera dina skulder från dina tillgångar. Ju fler skulder du ådrar dig, desto mer minskar ditt eget kapital.
Inspelning av transaktioner: Krediter ökar eget kapital och debiteringar minskar dem
Affärsinkomst, eller intäkter, är de pengar som ditt företag genererar, antingen från verksamhet (t.ex. produktförsäljning) eller icke-verksamhet (t.ex. ränta). Så när ditt företag tjänar pengar, registrera transaktionerna på dina inkomstkonton.
Inspelning av transaktioner: Krediter ökar intäkterna och debeteringar minskar dem
Sist men inte minst är dina utgiftskonton där du registrerar ditt företags utgifter. Kostnader är de kostnader du ådrar dig under verksamheten, som annonsering och lönekostnader.
Inspelning av transaktioner: Debiteringar ökar utgifterna och krediter minskar dem
Nu när du känner till definitionen av kontoplan är det dags att se hur det fungerar. När du registrerar transaktioner lägger du till dem på underkonton. Underkontona kategoriseras sedan i de fem huvudkontona (t.ex. tillgångskonto). Vilka underkonton du använder beror på ditt företag.
Så, exakt hur ska din redovisningsplan se ut? Även om underkontona du använder kan variera, är här ett exempel på hur du kan organisera ditt COA:
Oavsett vilka underkonton du använder kan ett COA hjälpa dig att hålla ordning och reda på dina bokföringsböcker. På så sätt listar du inte varje transaktion under ett av de fem huvudkontona. Istället listar du dem under deras respektive underkonton.
Nu när du vet vad som är en kontoplan måste du veta hur du skapar en. Tilldela en grupp nummer till var och en av de fem kategorierna. Numrera sedan varje konto så att det matchar kategorin det tillhör.
Till exempel är dina tillgångar 100-199. Eftersom kontanter är ett konto under tillgångskategorin, skulle du numrera det på 100-talet.
Du kan välja ett numreringssystem som fungerar bäst för ditt företag. Beroende på ditt företags storlek kan du använda mindre antal än ett stort företag (t.ex. tre siffror mot fyra siffror). Ditt COA kan till exempel se ut så här:
Å andra sidan använder stora företag vanligtvis fyrsiffriga nummer (t.ex. 1000). Om ditt företag växer kraftigt kommer du förmodligen att behöva lägga till siffror.
Oavsett din kontoplans numrering, se till att det är vettigt för dig. Syftet med siffrorna är att göra det enklare att registrera transaktioner. Vissa småföretagare använder en kombination av bokstäver och siffror (t.ex. A100).
Lämna tomma nummer mellan konton så att du kan lägga till dem i framtiden. Försök att hålla dina konton konsekventa så att du kan jämföra ditt företags ekonomiska hälsa från ett år till ett annat.
För att få mer av en bild, här är ett exempel på kontoplan:
Att hålla koll på ditt företags bokföring kan ta upp din tid. Patriots bokföringsprogram låter dig skapa fakturor, registrera betalningar och mycket mer. Prova det gratis idag! Dina organiserade böcker kommer att tacka dig.
Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet den 24 juni 2014.