Hur många gånger har du skickat ut en faktura till en kund och tappat koll på den i väntan på betalning? Om det har hänt mer än en gång kan det vara dags att öka dina kunskaper om fakturaspårning.

Fakturaspårning är nyckeln till att skicka ut betalningspåminnelser, lägga till förseningsavgifter och – viktigast av allt – få betalt.

...Men först en kort fakturasammanfattning

Fakturor är räkningar du skickar ut till kunder efter att ha gett dem en produkt eller tillhandahållit dem en tjänst. Fakturan ber kunden om betalning. Och det ger dig och kunden ett pappersspår så att alla vet när betalning ska ske.

En faktura listar viktiga detaljer som en kund behöver känna till för att betala sina räkningar, inklusive:

• Datum
• Kund- och säljarinformation
• Köpta varor och/eller tjänster
• Totalt belopp som ska betalas
• Betalningsvillkor
• Fakturanummer

Du kan skicka pappersfakturor till kunder. Eller så kan du prova att skicka digitala kopior (t.ex. e-post) med e-fakturering.

5 tips för fakturaspårning

Om du skickar fakturor till kunder behöver du ett spårningssystem. Varför? Att använda ett välhashat fakturaspårningssystem kan hjälpa dig:

• Övervaka betalda och obetalda fakturor
• Vida åtgärder när en kunds betalning är försenad
• Se till att du får dina kundreskontra
• Bättre balansera ditt företags kassaflöde
• Ta beslut om att låta kunderna göra fler köp med kredit

För att göra processen att få betalt smidigare, ta en titt på följande tips för fakturaspårning.

1. Använd ett system

Först och främst:du behöver ett system på plats som hjälper dig att spåra dina fakturor. Här är några sätt du kan spåra fakturor på:

• Kalkylblad
• Programvara för fakturaspårning
• Räkenskapsprogram

Att använda ett kalkylblad innebär att du manuellt måste skapa en fakturaspårningsmall för att spåra ditt företags fakturor, vilket kan vara tidskrävande. Du behöver dock inte betala för den här metoden med något annat än din tid.

Programvara för fakturaspårning gör precis vad namnet antyder:Det ger dig ett automatiskt sätt att skapa och spåra dina fakturor. Men programvara för fakturaspårning tillhandahåller vanligtvis inte detaljerad rapportering som bokföringsprogram.

Att använda bokföringsprogram ger dig inte bara möjlighet att spåra dina fakturor, utan du får också omfattande rapporter och andra välbehövliga funktioner för företag. Om du vill automatisera dina fakturor och dina bokföringsböcker kan bokföringsprogram vara rätt väg att gå. För att inte tala om, det finns vissa leverantörer som låter dig skapa och skicka uppskattningar, konvertera uppskattningar till fakturor, acceptera kreditkortsbetalningar och mer.

2. Behåll alltid en kopia

Oavsett om du skickar ut pappersfakturor eller elektroniska fakturor, spara alltid en kopia av fakturan för dina register.

Om du använder bokföringsprogram eller programvara för fakturaspårning, fungerar systemet som ett automatiskt pappersspår för dig. Det betyder att du kan få tillgång till kopior av dina fakturor när du vill.

Om du inte använder programvara kan du spara digitala kopior av varje faktura du skickar ut på din dator (t.ex. i en mapp). Eller så kan du förvara papperskopior i ett arkivskåp.

3. Använd dina åldranderapporter

Vill du förbättra din fakturaspårningsprocess, identifiera och undvika kassaflödesproblem och enkelt se när alla dina kundfordringar förfaller? Skapa i så fall en rapport om åldrande av kundfordringar.

Åldrande av kundreskontrarapporter visar hur många dagar en faktura är förfallen. Dina kundfordringar (AR) är de pengar du är skyldig dig från kunder. Den här rapporten bryter ner det ytterligare för att kategorisera förfallna fakturor i fastställda tidsperioder.

En åldringsrapport för kundfordringar använder vanligtvis följande tidsramar:

• Aktuell (förfaller omedelbart)
• 1–30 dagar
• 31–60 dagar
• 61–90 dagar
• 91+ dagar

Till exempel kan du ha en faktura som är 30 dagar försenad. Nästa dag (31 dagar försenat) skulle du flytta kunden till tidsramen på 31–60 dagar. Detta hjälper dig att visa vilka kunder som har förfallna fakturor i vilken kategori. Och rapporten bryter ner skulderna i varje intervall.

Din AR-rapport kan se ut ungefär så här:

Att använda en åldringsrapport är det bästa sättet att spåra dina fakturor med intervaller för att se vem som är skyldig mest pengar (och när).

Återigen, att använda programvara kan effektivisera processen för att hantera din åldringsrapport för dina kundfordringar. Mjukvaran flyttar automatiskt fakturor ner i pipelinen baserat på antalet dagar förfallna varje faktura du har angett i systemet.

Du kan också välja att manuellt skapa en AR-rapport (t.ex. fakturaspårningsark) och uppdatera den varje månad.

4. Skicka påminnelser (+ automatisera processen!)

Att använda ett system, skapa kopior och skapa en AR-åldringsrapport ger dig den information du behöver för att skicka påminnelser. Det är därför vi skickade påminnelser till vår topp fem lista med tips för fakturaspårning.

När du spårar fakturor måste du skicka påminnelser till kunder och be dem om betalning. Dessa milda knuffar påminner kunderna om att deras fakturor är förfallna. Och betalningspåminnelser kan hjälpa kunder att bättre spåra sina leverantörsskulder.

Om du använder programvara behöver du kanske inte oroa dig för att skicka påminnelser. Du kan ställa in automatiska betalningspåminnelser för när fakturor är förfallna ett visst antal dagar.

5. Se vad som fungerar och inte fungerar

Tar du på förseningsavgifter? Vad sägs om en tidig betalningsrabatt? Ta reda på vad som fungerar och inte fungerar med din nuvarande process för att förbättra fakturaspårningen.

Var uppmärksam på ditt nuvarande betalningsspårningssystem för att leta efter områden som du kan förbättra. Du kanske upptäcker att du behöver:

• Bättre formulera dina betalningsvillkor
• Fakturera omedelbart kunder
• Erbjud rabatt till kunder som är villiga att betala tidigt
• Ge kunderna ett enklare sätt att betala (t.ex. acceptera digitala betalningar) 
• Ställ in en betalningsprocess för kunder som har det svårt 

Är du redo att ta din fakturaprocess till nästa nivå? Med Patriot's Accounting Premium kan du skapa och spåra ett obegränsat antal kunder och fakturor, acceptera kreditkortsbetalningar, ställa in återkommande fakturor och skicka ut automatiska betalningspåminnelser. Dra nytta av vår kostnadsfria provperiod idag!