Om du driver ett litet företag är kontantbaserad redovisning ett av de enklaste sätten att hantera ekonomi - speciellt om du inte har lång erfarenhet av redovisning. Det fungerar i princip så här:du registrerar intäkter när kontanter kommer in och utgifter när kontanter går ut.

Kontantbaserad bokföringsprogramvara är alltså vilken lösning som helst som är byggd kring detta bokföringssätt.

Kontantbaserade system är vanligtvis enklare att hantera, billigare och ett utmärkt val för småföretag. De fokuserar på frågan:Var är vår ekonomi just nu? Till skillnad från periodiseringsbaserade eller hybridsystem, som använder leverantörsskulder och fordringar för att registrera poster innan de rensas.

När du väl har valt en redovisningsmetod har du ganska mycket fastnat för den (såvida du inte skickar in en skriftlig begäran till IRS via formulär 3115), så det är viktigt att också välja en mjukvarulösning som passar din metod.

De flesta kontantbaserade bokföringsprogram ger några eller alla av följande funktioner:

• Fakturering: Skapa kundfakturor och exportera till PDF eller andra filformat; ange rader, priser och momssats; ta emot betalningar.
• Utgiftshantering: Betala leverantörer för produkter/tjänster och spåra betalningshistorik.
• 1099s: Skapa och skriva ut 1099/1096 blanketter; behandla 1099-MISC-betalningar (för oberoende entreprenörer, hyror, royalties eller advokater).
• Grundläggande rapportering: Betalda fakturor, betalningshistorik, skattedokumentsammanfattningar etc.
• Kontospårning: Synkronisera din programvara med bankkonton för att registrera insättningar, uttag och  spåra dina saldon.

Under din jämförelse av bokföringsprogram, använd dessa funktioner (och alla andra du kan behöva) för att kontrollera produkter för din kortlista. När du har byggt en kortlista, kör några demo/gratis provperioder och jämför priser. Vilken lösning erbjuder det bästa värdet för sitt prenumerationspris? Viktigast av allt, vilken passar bäst för din redovisningsmetod?

Varför det är bra för småföretag

Varför använda bokföringsprogram? Vissa småföretag tenderar att föredra kontantbaserad bokföringsprogram på grund av dess inneboende enkelhet.

Om du letar efter ett enkelt sätt att spåra pengar när de flödar in och ut från dina konton, behöver du inte leta längre. Ett kontantbaserat system är som ett sofistikerat checkhäfte:du registrerar betalningar och utgifter, håller ett öga på dina saldon och låter din revisor göra resten (skatterapportering, ekonomiska prognoser, balansräkningar, etc.). Du behöver inte någon dyr, otymplig mjukvara designad för ett multinationellt företag.

Och oroa dig inte, du är inte ensam om att avsky det tråkiga arbetet med ekonomisk förvaltning:46 procent av småföretagarna säger att bokföring är deras minst favorituppgift.

Hur skiljer det sig från periodiseringsbaserad programvara?

Innan du förbinder dig är det viktigt att förstå hur kontantbaserade system skiljer sig från periodiseringsbaserade och hybridalternativ. Periodiserad redovisning registrerar intäkter och kostnader när de tjänas in eller uppstår, istället för att vänta på att kontanter ska komma in eller lämna kontot. Dina "leverantörsreskontra" talar om för dig hur mycket du kan förvänta dig i kommande utgifter och dina "reskontranter" hur mycket du kan förvänta dig i intäkter. Kasta in löner, inventering och rapportering i mixen så kan saker och ting börja bli förvirrande.

Men komplexiteten i periodiserad redovisning betyder inte nödvändigtvis att kontantbaserad redovisning är det rätta valet för alla små företag. Varje metod har sina för- och nackdelar.

Kontantredovisning, till exempel, sägs vara mindre tillförlitlig för att beräkna och projicera vinster eftersom den inte registrerar intjänade intäkter förrän de faktiskt betalas kontant. IRS har också vissa bestämmelser som förhindrar vissa typer av företag från att använda kontantredovisning - till exempel C-företag, skatteskydd eller företag som håller ett lager av varor.

Kontantredovisning

Hybrid bokföringsprogram, som du kanske har gissat, kombinerar aspekter av både kontant- och periodiseringsredovisning i ett enda system. Detta är en mindre vanlig väg, men kan vara ett giltigt alternativ beroende på hur du hanterar intäkter, utgifter och lager.

Avslutande tankar

Om du fortfarande är förvirrad angående kontantbaserad bokföringsprogramvara, kom bara ihåg detta:det är ett verktyg för att hantera pengar när de flödar in och ut ur din verksamhet – varken mer eller mindre.

Som småföretagare eller enskild ägare har du inte mycket pengar eller tid till ditt förfogande, så du måste välja en prisvärd lösning som är lätt att implementera. Framför allt bör ditt bokföringsprogram matcha din föredragna bokföringsmetod. Bokföringsprogram kan vara svaret på dina kontantbaserade redovisningsbehov.

Den här artikeln är en gästblogg från TechnologyAdvice.

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 22 december 2015.