När du driver ett företag behöver du veta lite om bokföring. En av sakerna att veta är kontoavräkning. Avvecklingen av ett konto kan vara avgörande, speciellt om du använder clearingkonton. Vad är en kontoavräkning? Varför är det viktigt? När ska du göra upp dina konton? Lär dig allt detta och mer genom att läsa vidare.

Vad är en kontoavräkning?

En kontoavveckling, eller avveckling av konton, är åtgärden att betala av eventuella utestående saldon för att få ett kontosaldo till noll.

Att göra upp ett konto kan också innebära att slutföra kvittningsprocessen mellan två eller flera parter i ett avtal. Om två eller flera parter går med på en kvittning kan de komma överens om att byta varor eller tjänster snarare än pengar. Eller så kan parterna komma överens om att betala ett lägre pris i utbyte mot varor eller tjänster. Detta resulterar i att en eller flera parter har ett positivt saldo.

Till exempel har du ett utestående saldo på ett konto. Kund A är skyldig hela saldot på grund av Faktura A. När Kund A betalar fakturan är kontot nu avräknat.

I grund och botten är avvecklingen av kontot det faktiska utbytet av pengar eller annat värde (som varor eller tjänster) för att betala av kontot.

Är en kontoavräkning för tillgångs- eller skuldkonton?

Du kan reglera både tillgångs- och skuldkonton.

När en person eller ett företag är skyldig ditt företag är kontot en kundfordring (d.v.s. ett tillgångskonto).

Om du registrerar betalningar du är skyldig en långivare eller annat företag tills du betalar av pengarna du är skyldig, är kontot du betalar en leverantörsskuld (d.v.s. ett skuldkonto).

Kontoavräkningar och clearingkonton

Att avveckla ett konto sker ofta med clearingkonton. Vad är ett clearingkonto? Ett clearingkonto är antingen ett:

• Bankkonto som används för att hålla pengar tills betalningar kan flyttas till ett annat konto (t.ex. lönekonton till anställdas bankkonton), ELLER
• Tillfälligt konto som används för att registrera transaktioner i huvudboken tills medlen kan klassificeras korrekt eller helt

Du kan välja att hålla kvar flera betalningar på clearingkontot tills du får det totala saldot på en faktura.

Till exempel har företag A en faktura på totalt 5 000 USD. Företag A skickar fem betalningar på $1 000 vardera för fakturabetalningarna. Du håller kvar varje betalning på clearingkontot tills du får totalt $5 000. Efter att du fått den slutliga betalningen är kontot avvecklat och du kan stänga clearingkontot.

Exempel på kontoavräkningar

Att göra upp dina konton kan vara förvirrande, särskilt eftersom det finns flera olika sätt du kan göra det på. Här är några exempel på kontoavräkningar.

Exempel 1

Ditt företag öppnar ett lånekonto hos Bank A för 10 000 USD. Bankens avtal är på fem år plus ränta. Under fem år betalar du i tid. När du gör slutbetalningen gör du upp kontot med banken.

Exempel 2

Du öppnar ett lånekonto hos Bank B för 20 000 USD som ska betalas av under fem år. Efter tre år är du fortfarande skyldig $8 000. Men du stöter på en ekonomisk svårighet som hindrar dig från att betala ditt månatliga lån.

Så, du pratar med din bank och utarbetar en plan för en engångsuppgörelse. Banken går med på att du kan ta lite ledigt från din nuvarande återbetalningsplan. Men Bank B kräver att du gör en engångsbetalning på $8 000 för att lösa ditt konto.

Efter att du tagit lite ledigt från återbetalningarna har du pengarna för att betala av det återstående saldot. När du gör avräkningsbetalningen är kontot nu avvecklat.

Exempel 3

För att hålla ditt företags bankkonto säkert använder du ett sekundärt löneavräkningskonto. Innan du betalar dina anställda överför du pengarna för deras lönecheckar och skatterna till clearingkontot. När anställda sätter in sina lönecheckar rensar dessa checkar kontot.

Men skatterna sitter på clearingkontot tills du gör betalningarna till lämplig skattemyndighet. Efter att de anställda har satt in sina checkar och du har betalat in skatterna är saldot på clearingkontot noll. Så du gjorde upp kontot.

Exempel 4

Ditt företag tillverkar timmer och du behöver ett tillägg byggt på din butik. Du arbetar med ett byggföretag som är specialiserat på byggnadskonstruktion, Företag B. Så du samtycker till att leverera det nödvändiga virket till Företag B i utbyte mot att de bygger tillbyggnaden på din butik.

Värdet av tillägget till din butik är högre än värdet på virket. Men kontoavräkningen sker när du slutför transaktionen. Kreditsaldot går till Företag B, men kontot är avvecklat.

Även om värdet på de två inte är lika, löste värdebytet i avtalet kontot.

Exempel 5

Du har ett utestående saldo på ett konto i dina böcker. Kund A är skyldig hela saldot och har endast en faktura. Företag A skickar en engångsbetalning för sin utestående faktura. När Kund A betalar fakturan och du registrerar transaktionen är kontot nu avräknat.

Avräkningskonton kontra kontoavräkningar

Så vad är skillnaden mellan avräkningskonton och kontoavräkningar? Trots att namnen är så lika är det ganska stor skillnad mellan de två.

Återigen, kontoavräkningar är när du reglerar utestående saldon antingen genom betalningar eller kvittningar.

Men avvecklingskonton är bankkonton som används för att spåra betalningsbalansen mellan banker. Internationell betalningsbalansredovisning använder avvecklingskonton för att spåra medlen i centralbankernas transaktioner med reservtillgångar. Reservtransaktionerna involverar vanligtvis guld, utländsk valuta, bankinlåning och andra internationella fonder.

Avvecklingskonton spårar vanligtvis bara medel som är relaterade till länder som reglerar underskott eller överskott i betalningsbalansen. Länder övervakar också sina inkommande och utgående medel mellan andra länder med avvecklingskonton.

Redovisning av avräkningsdatum

När du reglerar dina konton gör du det vanligtvis för att du registrerade transaktioner i väntan på att ta emot pengar eller göra betalningar. Likviddagbokföring är dock en metod som du kan använda för att ange informationen i dina böcker endast när du genomför transaktionen.

Med likviddagsredovisning, skriv in transaktionerna i din huvudbok när transaktionen sker. Denna metod säkerställer att allt i din huvudbok faktiskt har hänt med det exakta beloppet som registrerats. Du reglerar kontot vid den tidpunkt då du registrerar transaktionen.

Till exempel ansöker du om ett lån hos Bank A den 15 december, men banken ger lånet inte ut förrän den 15 januari. Med redovisningsmetoden likviddag inkluderar bokslutet från december inte lånet.

Även om avvecklingsdatumsredovisning låter dig veta de faktiska transaktionerna, tillåter den här metoden dig inte att se effekten av potentiella eller kommande transaktioner. Så alla pågående transaktioner på din balansräkning visas inte i din huvudbok. Och transaktioner som inte finns i din huvudbok visas inte på ditt företags övriga finansiella rapporter.

Att registrera betalningar och andra finansiella transaktioner bör inte vara en tidskrävande process. Patriot's online bokföringsprogram gör det snabbt och enkelt att ange alla dina fakturor, fakturor och betalningar så att du kan återgå till verksamheten. Starta din kostnadsfria 30-dagars provperiod idag!