Fyrtio procent av småföretagarna håller med om att bokföring (processen att registrera transaktioner) och skatter är den värsta delen av jobbet. Även om det kan vara beskattande (ingen ordlek!), är bokföring en viktig del av verksamheten. Men det betyder inte att du måste göra saker onödigt svåra. För enkel bokföring kan du överväga att använda kontantmetoden för redovisning.

Enligt IRS använder de flesta individer och många småföretag den kontantbaserade redovisningsmetoden. Är du en av dem? Läs vidare för tre enkla bokföringsöverväganden att göra.

Intresserad av enkel bokföring? Ta dessa fyra steg först

I ordning från det enklaste till det svåraste, här är de tre primära redovisningsmetoderna du kan välja mellan:

1. Kontantbaserad redovisning
2. Hybrid (modifierad kassabaserad) redovisning
3. Periodiserad redovisning

Om du vill ha grundläggande bokföring för småföretag, kan du hoppa på chansen att använda den kontantbaserade metoden. Men innan du gör det måste du ta följande fyra steg.

1. Bekanta dig med varje redovisningsmetod

Först och främst:Förstå grunderna för metoderna för kontant-, periodiserings- och hybridredovisning för att jämföra dina alternativ.

Kontantbaserad redovisning: Den kontantbaserade metoden är den enklaste metoden att förstå och använda. Det är trots allt metoden vi alla använder för vår privatekonomi.

Enligt denna redovisningsmetod måste du bokföra inkomster när du får den och registrera utgifter när du betalar räkningar. Använd endast kontantkonton när du använder denna redovisningsmetod.

Periodiserad redovisning: Under periodiseringsmetoden registrerar du intäkter och kostnader när en transaktion äger rum, även om pengar inte fysiskt byter ägare. Som ett resultat får du en mer korrekt bild av ditt företags totala finanser.

Periodiseringsmetoden är dock den mest komplexa av de tre. Du måste använda mer avancerade konton, som leverantörsskulder, lager och långfristiga skulder.

Hybridredovisning: Den modifierade kassabaserade redovisningsmetoden kombinerar kassabaserad och periodiserad redovisning. Du kan använda konton från både kontant- och periodiseringsbasis.

Eftersom skatteregler i allmänhet kräver att du redovisar lager med periodiseringsmetoden, kan du använda periodiseringsmetodens lagerkonto och kontantmetodens kassakonton för allt annat.

2. Väg upp fördelar och nackdelar

Innan du väljer vägen för enkel bokföring för småföretag, överväga fördelarna och nackdelarna med redovisning på kontantbasis.

Ta en titt på följande fördelar med kassabaserad redovisning:

1. Lätt att använda: Kort om tid? Det finns en mycket mindre inlärningskurva för kassabaserad redovisning jämfört med periodisering och hybrid. Det finns färre konton att spåra och detaljer att dyka in i.
2. Visar dig kontanter till hands: Eftersom kontantbaserad redovisning endast handlar om pengar när du fysiskt tar emot eller betalar dem, kan du enkelt se hur mycket kontanter du har till hands.
3. Det finns en potentiell skattefördel: Du kan eventuellt minska din skatteskuld under året genom att påskynda utgifter du fysiskt betalar och pengar du fysiskt får.

Ta en titt på följande nackdelar med kassabaserad redovisning:

1. Det är inte GAAP-kompatibelt: Kontantbaserad redovisning är inte acceptabel enligt de allmänt accepterade redovisningsprinciperna (GAAP). Offentliga företag måste följa GAAP. Om ditt företag inte är offentligt kan du välja att följa GAAP.
2. Finansiella rapporter kan visa dig en ofullständig bild: Kontantbaserad redovisning visar hur mycket kontanter du har till hands. Men det visar inte pengarna du är skyldig eller de pengar som kunderna är skyldiga dig.
3. Att byta kan vara knepigt: Om du bestämmer dig för att ändra redovisningsmetoden för kontanter till periodisering i framtiden måste du gå igenom några steg (dvs. flytta över dina böcker och begära en ändring hos IRS).

3. Förstå IRS regler om vem som kan använda det

Inte alla företag kan använda den kontantbaserade redovisningsmetoden. IRS inför vissa storleksbegränsningar för användningen av kontantmetoden.

I allmänhet kan följande enheter inte använda kontantmetoden:

1. Företag (exklusive S Corps) som inte klarar bruttoprovet*
2. Partnerskap med ett företag som partner som inte klarar provet för bruttointäkter*
3. Skatteskydd
4. Företag som har ett lager**

*Så, vad är grejen med provet för bruttointäkter? IRS gör ett undantag för företag och partnerskap (aka låter dem använda kontantmetoden) som klarar provet för bruttointäkter. För att bli godkänd måste du ha genomsnittliga årliga bruttointäkter för de tre föregående skatteåren på 26 miljoner USD eller mindre.

**Företag som håller ett lager måste använda periodiserad redovisning. Små företag (dvs. de med genomsnittliga årliga bruttointäkter på 26 miljoner USD eller mindre under de tre föregående skatteåren) kan dock välja att inte hålla ett lager.

Ett kvalificerat personligt serviceföretag (PSC) kan också använda den kontantbaserade metoden för redovisning. För att kvalificera dig som PSC måste du uppfylla IRS funktions- och ägartest:

• Funktionstest: 95 % av dina aktiviteter måste vara föreställningar inom områdena hälsa, juridik, teknik, arkitektur, redovisning, försäkringsteknisk vetenskap, scenkonst eller konsultverksamhet.
• Ägarskapstest: En betydande del av ditt lager måste ägas direkt eller indirekt under året av kvalificerade anställda (t.ex. de som utför tjänster inom ett område som kvalificerar sig under funktionstestet).

För mer information om huruvida du kan använda den kontantbaserade redovisningsmetoden, kolla in IRS Publication 538.

4. Ta reda på om din programvara stöder det

Sist men inte minst kan du behöva se till att ditt bokföringsprogram stöder den kontantbaserade redovisningsmetoden. Prata med din leverantör av bokföringsprogram och kolla in hjälpartiklar för att verifiera.

Proffstips: Du kanske gillar kontantredovisning för dess enkelhet. Men din revisor kanske föredrar periodiserad redovisning. Överväg att registrera dig med ett bokföringsprogram som låter dig se rapporter i både kontant- och periodiserad redovisning (som Patriots patenterade Dual-Ledger Accounting!).