För de flesta entreprenörer är tanken på att stänga sitt lilla företag i allmänhet inte en som frekventerar deras sinnen. Men av ett antal outtalade skäl, som att ägaren beslutar sig för att flytta till andra företag eller att företaget helt enkelt går sin väg, är det ingen dålig idé att ha en förståelse för vad det innebär att formellt stänga verksamheten med staten.

Om du för närvarande håller på att frivilligt avsluta företagets verksamhet, ta hand om dessa områden för att säkerställa att ditt företag officiellt avslutas med staten.

1. Arkivera upplösningsartiklar.

Om du bildades som ett aktiebolag (LLC) eller som ett aktiebolag och redan har god status hos staten, innebär en del av att avsluta ditt företag att lämna in upplösningsartiklar. Detta dokument fungerar som ett formellt meddelande om stängning av verksamheten. Du kan behöva checka in med det tillstånd du stänger företaget i för att se vilken typ av information som krävs när du lämnar in, men i allmänhet måste du inkludera:

• Namn på ditt företag
• Datum upplösningen träder i kraft
• Skäl till att upplösa företaget
•  Om ditt företag har några pågående rättsliga åtgärder eller inte.

Genom att lämna in artiklar om upplösning, meddelar du statssekreteraren att ditt företag är stängt. Du behöver inte fortsätta att betala statliga avgifter eller förnyelseavgifter, lämna in årsrapporter eller fylla i något annat obligatoriskt pappersarbete eftersom företaget inte längre kommer att existera genom statens ögon.

Innan du lämnar in artiklarna om upplösning måste du dock få alla att rösta och komma överens om upplösningen. Om du bildades som en LLC betyder "alla" dina ledande medlemmar. De måste gå med på och ge godkännande för upplösningen. För företag skulle detta vara styrelsen och aktieägarna. Bolagets direktörer utarbetar och godkänner en resolution om att upplösa verksamheten och håller sedan ett möte där protokoll och dokumenterade och aktieägarna röstar om det. Om du inte kan säkra tillräckligt med röster för att upplösa företaget kanske du inte kan upplösa verksamheten.

2. Lämna in en ansökan om återkallelse.

Om ditt företag är registrerat för att göra affärer i någon annan utanför din hemstat måste du lämna in en ansökan om utträde (även kallat ett intyg om uppsägning). Att inte göra detta innebär att även om ditt företag är stängt i en stat, anses det fortfarande vara öppet i ett annat och är därför skyldigt att betala skatter och avgifter.

3. Meddela och betala anställda.

Så fort du har möjlighet måste du meddela dina anställda (om du har några) om verksamhetens nedläggning så att de inte lämnas i sticket. De måste kompenseras med sina sista lönecheckar, bonusar och eventuella obetalda semesterdagar (om så krävs av staten) på sin sista arbetsdag. Arbetsgivare måste också lämna in slutliga skattedeklarationer tillsammans med slutliga federala skattedepositioner av dessa skatter.

IRS håller en praktisk checklista tillgänglig med information om anställdas formulär som ska lämnas in innan företaget stänger som inkluderar, men är inte begränsade till:

• Slutliga anställningsskatteformulär
• W-2-formulär
• Formulär 1099-MISC för underleverantörer
•  Formulär 5500 för anställdas pensions- och förmånsplaner.

Om du har ett arbetsgivar-ID (även känt som ett EIN, vilket är ett krav innan du anställer anställda), kan du också meddela IRS om du beslutar dig för att sluta göra affärer under EIN.

4. Skicka meddelande om uppsägning och skicka in formulär 966.

Om ditt företag är inkorporerat som ett offentligt bolag, krävs det av de flesta stater att göra ett formellt tillkännagivande om nedläggning i ett upplösningsförslag. Detta förslag kommer att offentliggöras och kommer att namnge företaget och bekräfta att en majoritet röstade för upplösningen. Dessutom måste företag lämna in formulär 966 inom 30 dagar efter att de lämnat in sina upplösningsbestämmelser.

5. Fördela tillgångar.

Innan du kan fördela företagets tillgångar, se till att du har betalat av alla utestående skulder, meddelat fordringsägare som är associerade med företaget och stängt dina företagsbankkonton. Om tillgångar fortfarande finns kvar måste de delas ut till ägarna baserat på andelen av företaget som de äger. Tillgångar hos LLCs fördelas efter hur mycket medlemmarna ursprungligen bidragit med. Företag betalar aktieägarna baserat på antalet aktier de äger och aktieägarna ger tillbaka sina utestående aktier.

6. Bind fast eventuella återstående lösa ändar.

Innan du packar ihop dina sista kartonger rekommenderar jag att du hänvisar tillbaka till IRS checklista för att säkerställa att du inte har glömt någonting. Sedan kan du låsa dina dörrar för alltid och ta ett varmt farväl av ditt lilla företag.