Det är oundvikligt. Ditt företag blir upptaget, du blir överväldigad, och sedan händer det:Du gör ett misstag. Du skickar ett e-postmeddelande till fel kund, förstör ett leveransdatum för beställningen eller glömmer att köpa mer förbrukningsmaterial innan du tar slut.

I bästa fall kan dessa misstag vara pinsamma. I värsta fall försenar de att tjäna de vinster du behöver för att växa.

Men med lite kritiskt tänkande kan du designa och implementera system som hjälper ditt företag att fungera smidigare. Om du är en soloprenör kan du också använda dessa strategier för att bli organiserad.

System översätter uppgifter och anteckningar som kanske bara finns i ditt sinne till en process som kan replikeras av vilken medlem som helst i ditt team – utan att du vakar över deras axel hela tiden.

1. E-postmallar eller standardsvar

Upplever du att du svarar på samma e-postförfrågningar om och om igen? Om du tenderar att skicka liknande svar kan du spara mycket skärmtid genom att skapa och spara e-postsvarsmallar. Om du använder Gmail kommer du att använda "standardsvar", som finns på fliken Labs i dina inställningar, för att förbereda dessa.

Standardsvar ersätter inte dig som författare till dina e-postmeddelanden – tänk istället på det som ett förskrivet e-postmeddelande som du kan anpassa för varje svar du skickar.

Genom att förutse vilken typ av svar du behöver skicka kan du förbereda en uppsättning e-postmallar för att spara värdefulla stunder av din hektiska dag. Ännu bättre:Om du anställer en anställd eller anlitar en virtuell assistent för att hjälpa till att tämja din inkorg, kan även de använda dessa förskrivna e-postmeddelanden för att formulera svar åt dig.

2. Instruktionsguider

Visst, du kan sitta ner med en ny anställd för att visa dem steg för steg hur man slutför en uppgift. Men har du ett dokument de kan hänvisa till om de har en fråga? Finns det något du kan ge vidare till nästa medarbetare när den du just lärt ut har gått vidare?

Att dokumentera din process för att slutföra viktiga uppgifter kan spara tid både när det gäller att träna ditt team och även om någon i din personal är borta från kontoret av någon anledning. Istället för att ta reda på hur roller ska täckas, kan dina processguider svara på anställdas frågor innan de ens uppstår.

Instruktionsguider sparas bäst som redigerbara, delade dokument (tänk Google Docs eller Dropbox-filer) som kan uppdateras kontinuerligt allt eftersom tekniken och ditt team utvecklas. Uppmuntra din personal att uppdatera dessa dokument efter behov.

3. Checklistor

Påminner du alltid din stängningschef om vilka uppgifter du ska utföra innan de släcker ljuset och låser dörren? Sluta försöka komma ihåg allt, och börja göra checklistor för ditt team. Dessa kan vara checklistor för dagliga saker att göra, säkerhetsåtgärder, övervakning av sociala medier eller någon annan uppgift som innehåller många detaljer att komma ihåg.

Att skapa en replikerbar checklista som kan skrivas av varje dag eller under varje skift kan hjälpa till att utveckla ansvarighet och bland ditt team – eller för dig själv.

4. Kalendrar

Glöm aldrig ett faktureringsförfallodatum eller en deadline för beställning igen. Skapa en kalender med viktiga affärsdatum och anslut den till ditt e-postsystem. Ställ in kalendervarningar som ska levereras via e-post i god tid före din deadline eller mötesdatum. Lita inte på klottrade anteckningar för datum, tider, platser eller saker du behöver ta med. Lägg allt på ett ställe och låt din kalender göra jobbet.

Är dina deadlines, såsom förfallodatum för fakturering eller beställningsperioder, återkommande? Förutse dessa datum i förväg, istället för att fylla i uppgifterna varje månad. Många kalenderapplikationer gör det enkelt att upprepa händelser varje vecka, månad eller år.

Känner du dig oorganiserad? Vill du lägga mindre tid på att göra samma små uppgifter i ditt lilla företag? Kontakta en SCORE-mentor för råd om hur du kan förbättra dina system.