Om ditt arkivskåp spricker i sömmarna är du inte ensam. Som småföretagare har du mycket pappersarbete att hålla reda på – allt från företagslicenser, personalregister, företagslunchkvitton – listan fortsätter.

Några av de mer utmanande uppgifterna att hantera är ditt företags skattedokument och allt stödjande pappersarbete som följer med dem.

Navigering av skattedokumentkrav är notoriskt komplicerat och är ofta okänt territorium för ett litet företag.

Som standard slutar många företagare med att i onödan spara varenda kvitto i flera år. Eller, ännu värre, de blir överväldigade och slänger viktig information.

Att lagra dina skattedokument korrekt handlar om dessa fyra nycklar till framgång

1. Vet hur länge du ska lagra dina skattedokument
2. Förstå vilka dokument som ska lagras
3. Förstå vilka dokument som är säkra att strimla
4. Utforma en plan för att hålla det hela organiserat

Hur länge ska ett litet företag hålla på skattedokument?

IRS kan granska din avkastning i upp till sju år efter att du lämnat in om de misstänker att skatteanmälan gjordes felaktigt eller om du begärde avdrag för en osäkra fordringar. Preskriptionstiden – den tid du har på dig att ändra din deklaration – löper ut tre år efter att deklarationen lämnats. Så håll fast vid dina skattedeklarationer och alla stödjande dokument i minst sju år, om inte längre.

För den fullständiga uppdelningen av federala skattedokumentationskrav baserat på dina unika affärsbehov, gå till IRS-webbplatsen och läs igenom deras sida om hur länge du ska spara skatteregister.

Så, vilka skattedokument och företagsuppgifter bör finnas kvar, och vilka kan gå?

Skattereglerna för finansiella poster tycks ändras varje år. Guiden nedan hjälper dig att bättre förstå de senaste kraven och bryta ner vilka dokument du bör förvara, vilka du kan strimla och vilka som hör hemma i lås.

Lagra papperskopior av dessa sex skattedokument

Följande dokument är de du vill hålla reda på – skriv ut, arkivera och lagra dessa sex skattedokument varje år.

1. Formulär 1040
   Små företag bör lagra 1040-formulär och all annan stödjande dokumentation i minst tre år.
2. Schema K-1
   Små företag som anmäler sig som S-Corp eller Partnerskap måste hålla fast vid schemat K-1-dokumentation i minst sex år för att visa bevis på partnerskapsandelar.
3. Anställda register
   Förvara dina anställdas register, lönerapporter och annan liknande dokumentation för anställda i minst sju år för att vara säker.
4. Partnerskapsavtal
   Det är viktigt att behålla alla partnerskaps- eller LLC-partnerskapsavtal, och eventuella ändringar av dessa avtal, i papperskopia under hela partnerskapet.
5. S-Corp Acceptance Letters and Form 2552
   Behåll en kopia av både brev och formulär på obestämd tid.
6. Obligatoriska licenser
   Behåll papperskopior av alla statliga och lokala licenser som krävs för att du ska kunna driva ditt företag.

Tre typer av skattedokument att lagra elektroniskt

Inte alla affärsuppgifter kräver att du har ett fysiskt pappersspår. Om du är som många företag och föredrar att underhålla dina register och dokumentation elektroniskt, kan du förvara dessa dokument på en server eller i molnet.

1. Transaktionsutdrag
   Bank- eller kreditkortsutdrag eller andra liknande transaktionsutdrag är din reservdokumentation för de flesta, om inte alla, dina skulder. Pappers- eller elektroniska transaktionsutdrag bör arkiveras och lagras i minst tre år efter inlämnandet av transaktionens skatteperiod.
2. Juridiska avtal
   Kontrakt eller juridiskt bindande dokument bör lagras under kontaktens livstid och i flera år efter i händelse av att dessa dokument behöver granskas på nytt.
3. Federala och statliga skatteanmälningar
   Behåll dina elektroniska register i minst tre år – mer om ditt företag äger fastigheter, har anställda eller har några felaktiga uppgifter från det förflutna.

Om du bestämmer dig för att lagra dessa dokument elektroniskt är det avgörande för ditt företags säkerhet att du skyddar din information med pålitlig, beprövad datasäkerhet. Ett nyligen genomfört SCORE-webbseminarium, "Vad småföretag behöver veta om cybersäkerhet", berör säkerhetskopiering och återställning av känsliga dokument.

Oavsett vilket elektroniskt eller molnbaserat lagringsalternativ du väljer, är det värt din tid att undersöka den plattformens datasäkerhet och deras process för att skydda ditt företag, samt att återställa dina data om det skulle finnas ett säkerhetsintrång. Kolla in den här listan över molnlagringsleverantörer för att hjälpa dig att avgöra det säkraste sättet för ditt företag att lagra känslig information elektroniskt och hålla ordning på dina skattedokument och andra affärsregister.

Dokument du kan strimla

Det finns flera typer av affärshandlingar som inte behöver lagras fysiskt eller elektroniskt. Faktum är att vissa poster som innehåller personlig information är många gånger bättre strimlade än inte. Detta exkluderar eventuell skattedokumentation, juridiska dokument och de flesta poster som anges ovan.

Kontrollera alltid med din finansiella rådgivare och revisor innan du börjar strimla vad som kan vara viktig dokumentation för ditt företag att underhålla. Vanligtvis kan dock de flesta företag strimla icke-nödvändig dokumentation som listar personlig information.

Om du fortfarande inte är säker på om du ska behålla dessa affärshandlingar eller förvara dem, även efter att begränsningsperioden har löpt ut, är det aldrig ett dåligt alternativ att hänga på dem ett tag till. Och genom att digitalisera dina register blir det ännu enklare att lagra tidigare dokument, vilket tar bort stressen från ditt arkivskåp.

Skapa ett system och håll ordning på dina affärsregister för gott

Nu när du har organiserat ditt företags ekonomiska register och vet vilka dokument som ska lagras som fysiska kopior, vilka som kan lagras elektroniskt och vilka som kan strimlas, är nästa steg att ta fram ett system för arkivering och lagring av rätterna. dokumentation.

Ett av de enklaste sätten att få ordning på dina affärsregister är med hjälp av en SCORE-mentor. En mentor kommer att leda dig till de bästa resurserna för att hantera dina register och hjälpa dig att skapa ett system för att hålla ordning på dina skattedokument och andra affärsregister. Kontakta en SCORE-mentor idag.