Vi pratar med många av människor varje dag om vilken programvara som är rätt för deras verksamhet, vilket betyder att vi här på Software Advice förstår de problem som små och medelstora företag står inför.

Oavsett om det handlar om hur du kan få ditt företag online snabbt för att rädda den familjeägda mjölkgården, eller hjälpa dig att hitta schemaläggningsprogram för att se till att dina möten är mer organiserade, är vi här för att ge råd . Oavsett omständigheterna har vi sannolikt pratat med någon i en liknande situation som dig.

Enligt en undersökning gjord av Capterra hittar bara 27 % av småföretagarna mjukvara som uppfyller eller överträffar deras förväntningar utan att kompromissa. Den statistiken kan verka nedslående, men med ordentlig planering och lite expertråd kan du säkerställa att du får den bästa mjukvaran som passar ditt företag.

Det är därför vi har besvarat några av de vanligaste frågorna vi får om programvara:

1. "När du köper programvara, hur ser du till att du får den service du behöver och inte ormolja?"
2. "Vad blir konsekvenserna av att fatta fel programvarubeslut?"
3. "Sänker små företag kostnaderna genom att ta i bruk ny programvara?"

Vi kommer också att ge dig några ytterligare resurser som kan hjälpa dig att fatta det bästa möjliga beslutet, oavsett om det handlar om att förstå hur programvara fungerar, hur den är prissatt eller hur man förhandlar fram det bästa kontraktet.

Fråga #1:"När du köper programvara, hur ser du till att du får den service du behöver och inte ormolja?"

Du fattar ett stort köpbeslut som kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande för ditt företag. Det är stressigt, så det är viktigt att känna sig säker på att du fattar rätt beslut. Det finns två sätt att se till att du får en lösning som hjälper till att skala din verksamhet och inte säljer något som inte kan leverera.

Använd avancerade recensionsfunktioner för att hitta mer relevanta recensioner från personer i din bransch

Använd recensioner från dina kamrater. Det är osannolikt att säljare kommer med något negativt om sin produkt frivilligt. Det är därför det är viktigt att få en åsikt från riktiga personer som har använt produkten.

Oavsett om det är på programvarurådgivning eller någon annanstans, bör du göra några saker för att säkerställa att du får ut det mesta av recensionerna du läser:

• Filtrera efter bransch
• Filtrera efter företagsstorlek
• Läs de senaste recensionerna först
• Om tillgängligt, filtrera för användarvänlighet, valuta för pengarna, kundsupport eller funktionalitet 

Genom att filtrera ser du till att du ser åsikterna från personer i liknande situation som du. Du kan ta reda på hur det fungerade för dem och om de funktioner som är viktiga för dig är framgångsrika eller inte.

Att läsa de senaste recensionerna är också viktigt eftersom programvaran uppdateras regelbundet. En recension som till och med är två år gammal kan vara föråldrad på grund av avancerade funktioner eller försämrad kvalitet.

Få leverantörer att gå igenom ditt användningsfall i en demo

När du är i det skede där du är redo att prata med programvaruleverantörer om deras produkt, är det dags att sätta upp några demonstrationer. Det är viktigt att komma förberedd.

Genom att ta dig tid att demonstrera verktygen du funderar på, säkerställer du att ditt urval passar ditt företag bäst. Det sista du vill är att välja programvara, använda den i ett par månader och sedan behöva upprepa hela processen igen.

Detta är din chans att ställa specifika frågor angående ditt företags utmaningar och vilka programvarufunktioner som är bäst lämpade för att möta dessa utmaningar.

Här är några tips och tricks som hjälper dig under demoprocessen:

• Begär två demos. En för ditt ledarskap och en för din IT-representant om du har en.
• Anpassa demos. Ge två till tre realistiska användningsfall som du vill att programvaran ska åstadkomma, begär en genomgång från kundens synvinkel om tillämpligt och fråga vad som kan anpassas utifrån dina specifika behov.
• Se över styrkorna. Be leverantörerna att visa upp sina mest populära funktioner. Det är också en bra idé att fråga om eventuella kommande funktioner som de har planerat.
• Fråga om deras mest framgångsrika användare:Ta reda på vad deras mest framgångsrika kunder gör för att säkerställa att de får ut det mesta av programvaran. Om det låter som att det krävs ett heltids IT-team för att det ska fungera optimalt, och du inte har det, är det bra att veta tidigare snarare än senare.

Kolla in "Hur man skär genom försäljningsargumenten i programvarudemos" om du vill veta mer om hur du bäst navigerar och pratar med programvaruleverantörer.

Fråga #2:"Vad blir konsekvenserna av att fatta fel programvarubeslut?"

2020 och första halvan av 2021 såg ett aldrig tidigare skådat behov för företag att snabbt komma online för att överleva. Om du är en restaurangägare som kanske bara har tre veckors pengar till hands, har du inte råd att implementera ny programvara flera gånger. Att fatta fel beslut kan vara skillnaden mellan att ditt företag förblir öppet och blomstrande, eller att lägga ner.

Du kommer att slösa bort pengar när du väljer fel, men det finns andra och tredje ordningens effekter att ta hänsyn till. Föreställ dig det här:Du har köpt fel programvara, och visst, det kanske inte har varit så dyrt ur ett kostnadsperspektiv, men du måste också tänka på den tid du förlorade på att undersöka, välja, förhandla, implementera och träna. Och du kommer att behöva göra allt igen när kontraktet för din misslyckade mjukvarulösning är över.

Konklusionen är att alternativkostnaden för att ha fel vanligtvis är större än den faktiska mjukvarukostnaden.

Dessutom är utbildning och att få inköp från dina anställda en av de oftast förbisedda aspekterna av att implementera ny programvara. Det spelar ingen roll hur väl programvaran passar ditt företag om din personal inte använder den korrekt eller alls.

I andra änden av spektrumet kan du ha ett scenario där dina anställda har anammat programvaran och använder den till sin fulla potential, men du måste byta programvara av någon orelaterade anledning. När du går över till ny programvara riskerar du att minska dina anställdas förtroende för ditt beslutsfattande. Det är mycket svårare att få inköp andra, tredje eller fjärde gången du kräver att din personal ska lära sig ny programvara.

Även om programvaran du implementerade var relativt billig, eller till och med gratis, förlorar du tid, pengar och inköp från din personal.

Läs "3 sätt att samla in feedback från anställda för val av programvara för att få mer intresse från din personal."

Fråga #3:"Sänker småföretag kostnaderna genom att ta till sig ny programvara?"

Ja, men om du bara tänker på kostnadsminskning. du missar många av fördelarna. Kostnadsminskning är en del av det, men utmärkt programvara bör vara en kraftmultiplikator som hjälper dig att förbättra och skala samtidigt som kostnaderna minskar.

Det är dock inte magi. Du kommer inte att få ny programvara och plötsligt sjunker dina kostnader. Du kan faktiskt få en ökning av kostnaderna på kort sikt eftersom du måste betala installationsavgifter, licensavgifter och utbilda din personal, men du måste tänka på en långsiktig kostnadsminskning.

Låt oss till exempel säga att du är ett litet företag och har upptäckt att det tar dig tid, ansträngning och pengar att hantera löner, så du bestämmer dig för att skaffa löneprogram. Den extra tiden du sparar med programvara innebär att din lönepersonal har mer tid att utföra arbete av högre ordning.

I själva verket, enligt WorkMarkets 2020 In(Sight)-rapport, säger 53 % av de anställda att de kan spara upp till två arbetstimmar om dagen genom automatisering, och 78 % av företagsledarna säger att automatisering kan frigöra upp till tre arbetstimmar om dagen. Det enkla faktum är att den automatisering som programvaran erbjuder gör att ditt företag kan bli mer effektivt och produktivt.

Du startade ett företag för att du såg ett behov i ditt samhälle. Du startade ett företag för att du har en passion för något. Om du upptäcker att du lägger timmar i veckan på manuella, repetitiva uppgifter som inte är relaterade till din passion, kommer du förmodligen att bränna ut dig.

Med programvara har du i princip lagt ut dessa uppgifter på entreprenad och kan fokusera på det du brinner för.

Den effektivitet och förmåga att skala går över hela din verksamhet. När du väl har frigjort din personal för att fokusera på problem av högre ordning, kommer du att kunna göra mer med mindre. Du vill alltid växa ditt företag snabbare än ditt antal anställda behöver växa, och att hitta rätt programvara är ett bra sätt att göra det.

För en primer om alla sätt du kan spara pengar när du köper programvara, kolla in "Spara pengar på programvara med dessa köphemligheter."

Att välja rätt programvara för ditt företag behöver inte vara svårt

Att köpa programvara kan vara överväldigande, och även om kostnaden för ett felaktigt beslut kan vara förödande, kan valet av rätt programvara vara en förändring för ditt företag.

Kolla in några ytterligare resurser om hur du väljer programvara!